Одним з найбільших викликів, з якими стикаються багато компаній при спробі дотримуватися певних урядових норм, є належне впровадження програмного забезпечення для відстеження часу. З безліччю варіантів, у тому числі низькотехнологічних і високотехнологічних, це може бути складним завданням для визначення правильного програмного забезпечення, правильних методів і кращих практик для впровадження в компанії.
Ознайомтеся з найкращими методами розкладу, які містять деякі з найважливіших і найважливіших методів пошуку потрібного часу для програмного забезпечення для вашої організації.
$config[code] not foundРеалізуйте відстеження часу зверху, вниз
Ніщо не може деморалізувати співробітників більше, ніж відчуття, що існує подвійний стандарт, особливо коли йдеться про відстеження їхнього часу. Коли бос не тільки сприяє відстеженню часу, але і використовує його, це допомагає підкреслити працівникам важливість відстеження часу для всіх учасників.
Існує багато творчих шляхів для відповідальності всієї організації. Рекламне агентство Colle + McVoy реалізувало не тільки систему розкладу, а й програмне рішення, яке дозволяє відкрити в п'ятницю весь холодильник для пива в компанії, за умови, що всі розклади співробітників подаються вчасно.
Відповідно до Adweek:
“Colle + McVoy створила дивовижну машину під назвою TapServer -“ багатогранну систему розгортання пива ”, яка використовує RFID та спеціально написане програмне забезпечення для перевірки того, чи ви перестали бути ледачими, закінчили свій розклад та отримали безкоштовну пинту.. "
Особливо з чимось потенційно непопулярним, як відстеження часу, знаючи, що бос оцінює його достатньо, щоб зробити це самостійно і застосувати ті ж самі правила на всій компанії, може бути потужною мотивацією для всіх інших зробити свою роль.
Пропонуйте необхідне навчання
Зв'язок - це все. Переконатися, що всі розуміють, що стосується точного відстеження часу, може змінити спосіб реагування ваших співробітників на вашу нову політику розрахунків за часом, а не по днях. Незважаючи на добрі наміри працівника, якщо вони не розуміють, що це стосується, це може призвести до помилок і відсутності інформації про розклади.
Це особливо важливо для компаній, які працюють з урядовими установами, мають погодинний або зарплатний тип працівників, або будь-які інші організації, які мають жорсткі вимоги щодо відстеження часу. Належне навчання часто може означати різницю між тим, як залишатися поступливим і взагалі втрачати цінний контракт.
Автоматизація всього процесу
DCAA News є організацією, яка надає інформацію для підрядників, які бажають стати DCAA-сумісними та безпечними урядовими контрактами. Оскільки підтримка відповідності DCAA вимагає точного відстеження часу, варто відзначити одну з рекомендацій DCAA News:
«… Пропустити будь-яку форму ручного бухгалтерського обліку; полегшити ваше життя за допомогою автоматизованої системи програмного забезпечення, що відповідає стандартам DCAA. Ці пакети програмного забезпечення можуть інформувати про те, які дані треба відстежувати, можуть автоматизувати затвердження, дозволяють співробітникам заходити або виходити з будь-яких місць, створювати рахунки, дозволяти завантаження в QuickBooks, час відпустки треків, створювати надзвичайно докладні спеціальні звіти, надавати пароль захисту і так далі. Ці пакети програмного забезпечення можуть дозволити менеджерам менеджерів на більш відчутних завданнях і в той же час мати можливість переглядати точні дані розкладу.
Автоматизація бізнес-процесів не лише забезпечить відповідність уряду, але й допоможе зберегти безпеку вашої компанії. Згідно з дослідженням IBM, «95 відсотків усіх інцидентів безпеки пов'язані з людською помилкою» безумно висока.
Автоматизація ваших процесів не тільки зменшить ризик цих даних, але й допоможе утримати вас у відповідності до вимог, і до тих пір, поки ви правильно навчатимете своїх співробітників дотримуватися цих нових систем, ваша організація зможе максимально використати вашу систему розкладу часу.
Перехід до працівників за годину
Хоча працівники, які отримують заробітну плату, можуть звучати добре в теорії, на практиці домовленості наймають рідко для роботодавця або працівника. Співробітникам занадто легко скористатися грошовою виплатою, не орієнтованою на результати, а багато роботодавців намагаються отримати від працівника більше, ніж їхні кошти. У результаті часто відбувається боротьба за перетягування, де продуктивність є кінцевою жертвою.
Квітень Дикман, який пише для Get Rich Slowly, описує деякі з цих проблем:
"На іншій роботі, мені сказали, що перебуваючи на зарплаті означає, що" якщо ми закриваємо офіс рано, ви все одно будете отримувати зарплату. "Але ми закрили офіс, можливо, два-три дні в році, і було багато, багато подій, які вимагали 8 + годинних днів. Одного разу я вклав 22-годинний день для особливо великої події.
Набагато краще рішення полягає в тому, щоб перенести всіх працівників на погодинну оплату, де кожна сторона чітко розуміє, що очікується, і є набагато менше місця для того, щоб скористатися іншим.
Записуйте свій час щодня
Однією з найбільших помилок, які багато хто робить, є запис аркушів часу наприкінці тижня. Багато хто з нас навряд чи пам'ятають, що ми мали на сніданок вчора, не кажучи вже про запам'ятовувати і відтворювати цілі робочі дні після факту. Щоб підтримувати хороші записи та кращі практики, переконайтеся, що всі в компанії записують свій розклад щонайменше один раз на день.
Навпаки, щоб полегшити це, переконайтеся, що процес запису розкладу не настільки заплутаний, що це велика справа. Запис розкладу повинна займати не більше декількох хвилин щодня.
Хоча, безумовно, не є вичерпним, такі кращі практики розкладу є одними з найважливіших і, на жаль, не враховуються.
Якщо ваша організація може реалізовувати ці під час впровадження системи розкладу та продовжувати спілкуватися чітко та ефективно зі своїми співробітниками - ваша компанія працюватиме краще.
Секундомір Фото через Shutterstock
7 Коментарі ▼
