Проте, ці системи зазвичай стверджують, що вони є «встановити її і забути» тип угод. Це може ввести в оману і може призвести до нереалістичних очікувань, а також до недосконалих стратегій реалізації.
На щастя, можна отримати значну цінність від систем автоматизації, якщо ви зрозумієте їх переваги та їх обмеження.
Важливо розуміти, які процеси можна надійно автоматизувати у вашій компанії. Вони можуть включати нарахування заробітної плати, виставлення рахунків, облік витрат, моніторинг інфраструктури ІТ, маркетинг, пов'язаний з Інтернетом, управління перспективами та залученням клієнтів, моніторинг конкурентоспроможної розвідки та багато інших. Справа в тому, щоб визначити, які процеси, якщо вони будуть автоматизовані, надаватимуть найбільшу цінність для вашої компанії, зокрема.
Один із способів визначення цієї вартості включає ретельне відстеження часу працівника, щоб визначити, чи витрачають працівники багато часу на процеси, які можна легко автоматизувати. У таких випадках впровадження автоматизованої системи часто забезпечує високу рентабельність інвестицій, зменшуючи час, витрачений на стомлюючу діяльність, звільняючи працівників від роботи над іншими завданнями.
Вибір і впровадження певного програмного забезпечення для задоволення вимог до автоматизації є надто широкою темою, яка повністю висвітлюється тут (де консультанти заробляють гроші).
При цьому, як тільки ви визначили, які процеси у вашому бізнесі можна успішно автоматизувати, існує декілька універсальних передових методів автоматизації для автоматизації роботи:
Функціональність інтеграції
Переконайтеся, що функція інтеграції присутній у вибраній системі. Сучасні бізнес-програми повинні обмінюватися інформацією один з одним, щоб ви могли збирати, отримувати та маніпулювати даними, як би ви вважали за потрібне.
Якщо програма використовує багато пропрієтарних протоколів, то шукайте в інших місцях програмне забезпечення, яке буде добре відтворюватися з іншими.
Довговічність
Іншим ключовим фактором, який необхідно враховувати при виборі програм автоматизації, є довголіття. Ніші програми, які є новими і відносно недоказаними в бізнес-середовищі, є ризикованими, оскільки можуть не тривати довго. Тому, навіть якщо програма працює як рекламується, ви можете застрягти, коли потрібно оновлення, і бізнес перейшов.
Коли йдеться про автоматизацію ключових бізнес-процесів, доцільно вибрати високоякісні програми, які витримали випробування часом. Малі підприємства часто звертаються до QuickBooks, ADP і навіть Microsoft Dynamics GP, щоб забезпечити основу для інфраструктури автоматизації. Хоча це не відповідає всім потребам, кожен заслуговує уважного погляду.
Монітор і оновлення
Нарешті, майте на увазі, що навіть найсучасніші системи автоматизації не можуть залишатися без регулярного моніторингу та оновлення. Загалом, програми повинні перевірятися щодня, щоб забезпечити належне функціонування, щоб будь-які питання можна було швидко виправити.
Якщо програма, яку ви обираєте, пропонує контракт на технічне обслуговування, ви мудро б інвестували в неї. Системи автоматизації повинні переоцінюватися або оновлюватися принаймні двічі на рік. Іноді контракт на технічне обслуговування буде включати автоматичне оновлення програмного забезпечення, що є дуже корисною перевагою.
Програмне забезпечення швидко змінюється, що вимагає регулярного обслуговування, що гарантує плавну інтеграцію з щоденними процесами. Якщо виявити, що програмне забезпечення відстає або викликає проблеми навіть після оновлення, то обов'язково слід розглянути можливість пошуку заміни. Незручність впровадження нової програми автоматизації часто пом'якшується підвищеною функціональністю, яку вона надає.
Програми автоматизації можуть суттєво вплинути на кінцевий результат вашої компанії, але важливо не отримати надмірність. Ваш автомобіль не змусить вас працювати, а ваша піч сама не готує їжу. Тільки люди можуть керувати бізнесом. Коли програмне забезпечення залишається для запуску амок, трапляються погані речі.
Зосередьтеся на створенні надійної стратегії впровадження та технічного обслуговування, а також спрощуйте процеси, збільшуючи прибутки.
Легкий спосіб, Hard Way Photo через Shutterstock
3 Коментарі ▼
