Ефективні зустрічі надають компаніям реальну цінність. Вони виробляють ідеї, направляють, зміцнюють зв'язки і відновлюють енергію. У той же час, підприємства не можуть присвячувати нескінченні ресурси. Ключ - переконатися, що запрошені люди - у відповідний час і у відповідному просторі. Безпосередня взаємодія з метою досягнення спільної мети і завершення чіткого плану дій.
Ясна мета
Усі ефективні зустрічі мають чітку мету. Це перетворюється на порядок денний. Якщо ви намагаєтеся охопити занадто багато пунктів за один раз, то ваша зустріч перевершиться. Якщо на столі надто мало тем, то електронні листи, бесіди між людьми або інші форми спілкування є більш практичними. Ваш порядок денний повинен окреслити певні питання, які необхідно обговорити у належному порядку. Записати речі заздалегідь допомагає уточнити фокус зустрічі. Вона також гарантує, що учасники мають «бай-ін», приходять з цінними ідеями і залишаються в курсі, коли дискусія розгортається.
$config[code] not foundДобре організований
Логістика необхідна для ефективної зустрічі. Одним з аспектів є запрошення правої групи людей, які виконують завдання, що підлягають обговоренню, прийняття рішень про цю роботу або інший командний вплив. Виберіть час, який не тільки безкоштовний для всіх учасників, але і не конкурує з іншими пріоритетами роботи або рівнями енергії. Ваша довжина зустрічі також важлива.У більшості випадків два години є здоровим максимумом. Це також допомагає оцінити час для кожного пункту порядку денного - і поважати межі. Ваше місцеположення має змусити людей відчувати себе комфортно і бути практичними. У деяких випадках це означатиме приватне місце розташування, конференц-дзвінок або зустріч за межами сайту.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingДинамічні обміни
Ефективні зустрічі вимагають ефективного спілкування. Це допомагає встановити основні правила, такі як «Частина нашої мети - розробити бюджет на наступний фінансовий рік, який збільшує наш чистий прибуток на 15 відсотків. Якщо ви пропонуєте нові категорії витрат для вашого відділу, будьте готові зробити скорочення в інших областях - або зробіть обгрунтований аргумент про те, як додаткові витрати збільшать дохід. ”Шляхи створення синергії включають в себе“ проблемне опитування ”, де учасники можуть викликати сфери, що викликають занепокоєння, або мозковий штурм, щоб спільно генерувати ідеї. Модератор - це ваша таємна зброя, яка заохочує груповий діалог і базується на інтересах кожної людини, зберігаючи при цьому загальну зустріч.
Значні результати
До кінця зустрічі повинні бути чіткі та дієві результати. Один із способів заохотити це - перелічити “наступні кроки” як останню тему на порядку денному. Виділіть від 10 до 15 хвилин, щоб зв'язати всі вільні кінці. Підбийте підсумки вирішених питань. Вкажіть всі предмети, які не були вирішені, - і визначте, хто відповідає за їх вирішення, до якого часу. Зробити це публічно, а не в автономному режимі, підсилює підзвітність. Крім того, плануйте розповсюджувати протоколи або загальний підсумок обговорення та його результати. У деяких випадках наступні кроки включають планування іншої зустрічі. Перевірте з колегами, які відповідають за виконання наступних завдань до того, як відбудеться наступна зустріч, щоб забезпечити подальший прогрес.
