Коли клієнт входить до офісу, перша особа, з якою він зустрінеться, є персоною. Реєстратори - це зв'язок між громадськістю та компаніями, для яких вони працюють, і тому вони повинні бути добре обізнані з усіма політиками та процедурами офісу. Можливо, вони не зможуть відповісти на кожне запитання клієнта, але вони завжди повинні мати можливість направити клієнта до того, хто може.
Вітайте відвідувачів
Першочерговим обов'язком адміністратора є привітати відвідувачів і направити їх до відповідних офісів або адміністраторів. Приймальник є громадським обличчям будь-якої компанії і має бути доброзичливим, корисним і обізнаним з усіма офісними процедурами та політикою. Вони можуть відрізнятися в різних офісах. Наприклад, медичний помічник повинен знати, як отримувати інформацію про страхування від кожного пацієнта і як збирати спільні платежі, якщо це необхідно. Незважаючи на те, що їм не потрібно відповідати на медичні питання, вони повинні знати, до кого слід направити пацієнтів, якщо у них є проблеми. Приймальник у юридичній конторі не повинен надавати юридичні консультації, але вона повинна знати, хто в їхньому офісі має досвід роботи з клієнтом і оперативно направити його до цієї особи.
$config[code] not foundЗастосовуйте політику Office
У деяких випадках адміністратори приймають на себе відповідальність за застосування політики та процедур. Конкретна політика офісу буде відрізнятися від одного офісу до іншого, але вони зазвичай призначені для захисту безпеки і добробуту працівників і клієнтів в офісі. Політика Управління може включати заборону на куріння, вживання алкогольних напоїв та втручання в сексуальні чи словесні домагання в офісі або приймальному відділенні. Багато офісів також мають базовий дрес-код і вимагають, щоб кожен, хто в'їжджає в офіс, носив взуття та відповідний одяг. Інші основні офісні політики охоплюють години роботи, виставлення рахунків та способи інформування клієнтів про будь-які зміни в послугах або зборах. Як і всі працівники, адміністратор повинен знати про політику офісу і завжди мати доступ до посібника працівника.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingПроблеми конфіденційності та конфіденційності
У багатьох офісах адміністратори несуть відповідальність за подачу великої кількості інформації. Вони можуть включати записи про зайнятість клієнтів, юридичні або медичні історії, адресу та контактну інформацію або фінансову інформацію. Незважаючи на те, що роботодавець у адміністратора може мати повний доступ до цієї інформації, адміністратор не повинен ділитися нею ні з ким за межами офісу або з неавторизованим персоналом в офісі або на робочому місці. Політика офісу надає суворі правила щодо права клієнтів на конфіденційність і часто включає штрафні санкції за звільнення несанкціонованої інформації. Оскільки секретарям довіряють дуже особисту інформацію, вони повинні бути обізнані з цією політикою та дотримуватися їх у будь-який час. Приймачі також повинні мати можливість інформувати клієнтів про свої права на конфіденційність і відповідати на будь-які питання, які вони можуть мати стосовно цих питань.
