Перед вами є письмовий проект… і порожній аркуш паперу. У холодний піт, ви починаєте думати, що може бути простіше найняти копірайтера (врешті-решт, ви не пішли в бізнес, щоб бути письменником). Подумати ще раз. З п'ятьма простими кроками і деякою практикою, ви можете бути власним копірайтер і реінвестувати гроші, які ви б витратили на зовнішню допомогу для вашого бізнесу.
Чому важливо писати бізнес
Причина написання, або будь-якого роду ділового спілкування, важлива з тієї ж причини, чому ми займаємося бізнесом: створювати позитивні бізнес-результати. Ефективне ведення бізнесу може сприяти позитивним результатам у багатьох аспектах, зокрема:
- Створення цінності для зацікавлених сторін
- Допомагає вирівнювати зацікавлені сторони з стратегіями та цілями компанії
- Дозволяє письменнику займатися безперервним навчанням
Наведені нижче пропозиції допоможуть покращити спосіб написання будь-якої довжини - від неформального електронного листа до повної бізнес-пропозиції. (Єдине, що буде змінюватися, це час, витрачений на кожне завдання написання.)
Крок 1: Знайте свою аудиторію.
Ви спілкуєтеся вгору, вниз або з боків? Чи ваша аудиторія внутрішня або зовнішня для вашої організації? Це найбільш основні питання, пов'язані з вашою аудиторією. Якщо ви зупинитеся тут, у своєму розслідуванні, ви, ймовірно, не маєте достатньо інформації, щоб піти далі в процес написання.
Ознайомтеся з читачем будь-яким способом. Якщо це одна конкретна особа, чи є у них помічник, який може дати вам деяку інформацію? Можливо, безпосередні доповіді особи можуть дати вам деякі вказівки? Чи є профіль людини, який допоможе вам визначити їхні інтереси та стиль спілкування? Якщо ви продаєте або спілкуєтеся по командному ланцюжку, відповіді на ці запитання можуть бути вирішальною детермінантою того, чи читає ваша аудиторія і чи впливає на ваше письмо.
Знайдіть час, щоб розглянути бажаний стиль спілкування вашого читача. Подумайте, як вони спілкуються з вами та з іншими. Вони хочуть, щоб ви “дійшли до суті”, або вони починають, запитуючи, як працює ваша сім'я? Переважаюча мудрість в американському письмовому повідомленні полягає в тому, щоб дістатися прямо до справи; однак; багато професіоналів бізнесу воліють спочатку будувати відносини, і вони не будуть читати вашу електронну пошту, якщо вони відчувають, що вони знецінені комунікацією, яка переходить право на бізнес. Знання своєї аудиторії означає знати, куди покласти свою головну мету: на початку або в кінці.
Найважливіше, що потрібно пам'ятати при розгляді вашої аудиторії - знати, про що вони дбають. Немає нічого поганого в питанні: "Що в ньому для мене?" Якщо ви не просите його від імені вашого читача, ваше повідомлення може бути пропущено.
Крок 2: Визначте канал зв'язку.
Після того, як ви дізнаєтеся про свою аудиторію, ви можете зробити обґрунтоване рішення про те, який канал використовувати. Канали або способи спілкування можна розділити на внутрішні або зовнішні, формальні або неформальні. Знову ж таки, це лише перший крок. Подумайте про те, чи читач передасть вашу інформацію. Якщо так, то кому він або вона передадуть? Ці питання допоможуть вам вирішити, чи потрібна вам брошура, лист, пам'ятка, електронна пошта чи інша форма ділового листа.
Приклад: Ми напишемо нашому керівнику, щоб переконати його, що потрібно запровадити нову політику, щоб запросити вільний час. Оскільки це більш формальний внутрішній запит, ми будемо використовувати формат нагадування. Пам'ятка буде написана таким чином, що керівник може звернутися до директора з персоналу для обговорення.
Крок 3: Вербалізуйте потрібну дію.
Під час семінарів у діловому листі учасники часто розуміють аудиторію та канал комунікації, але в тому місці, де вони повинні визначити свою загальну мету, вони думають: “Я хочу, щоб вони прочитали її”. написання - змінити поведінку. Вербалізація того, що ви хочете від читача, заохочує певні дії. Ви хочете, щоб читач слідував новій політиці? Ви хочете, щоб вони викликали пропозицію для показу або пробної версії? Чи пропонуєте ви зміни або робите запит, який потребує негайних дій?
Якщо вам незрозуміло про ідеальну дію, то ваш читач теж буде незрозумілим - і з меншою ймовірністю діятиме. З іншого боку, маючи чітке уявлення про мету вашого спілкування, ви, швидше за все, переконаєте читача діяти. Час є суттєвим у діловому листі. Ви маєте лише один момент, щоб дозволити глядачам знати, що те, що ви маєте сказати, є цінним і потребує дій.
4. Подумайте, як репортер.
Як і репортер, дайте відповідь на запитання «П'ять В» - хто, що, де, коли, чому (і як). Пам'ятайте, що написання ділової інформації є більш чітким, коли йдеться про це. Не дайте історії та "цікавих" фонових деталей, якщо вони безпосередньо не стосуються того, що ви хочете зробити читачеві.
Якщо у вас є читач, якому подобаються значні деталі, розгляньте відповіді на такі запитання:
- Чому читач піклується?
- Як користь читачеві?
- Що повинен робити читач?
- Коли читач повинен це робити?
- Що станеться, якщо читач вживе заходів?
- Що станеться, якщо читач ні вжити заходів?
- Хто ще виграє? Чому?
- Де читач отримує більше інформації?
Крок 5: Закрийте продаж.
Попросіть про продаж в кінці вашого ділового спілкування. Запитайте від читача, що ви очікуєте і коли ви його очікуєте. Це метод "закриття", який найбільш ефективний для аудиторій США. Якщо ви пишете для міжнародної аудиторії, існують різні кроки; однак, забезпечення переконливого кінця посилить ваше спілкування.
Давайте розглянемо приклад, який використовує всі п'ять кроків процесу написання.
До: Еван Датта З: Сома Юргенсен, x555 Дата: 29 грудня 2010 року
Re: Підвищення ефективності оплати відпусток (PTO) запитів На нещодавно проведеному засіданні співробітників мене спонукало ваше бажання покращити ефективність наших процесів, щоб визначити пріоритетність нашого часу та виявити більше балансу між роботою та життям як організація. Ваші вдумливі ідеї цього дня надихнули мене запропонувати свою ідею. Будь ласка, розгляньте цей документ як запит про зміни в процесі, який коштує нашій компанії незліченні години неефективності та переробки. Озброївшись цим запитом на зміну, ви можете додати ще одну тактику, щоб підтримати вашу стратегію зосередження на людях шляхом оптимізації процесів. Поточна політика полягає в тому, щоб працівники надсилали електронний лист своєму керівнику для ПТО. Потім керівник досліджує кількість днів, протягом яких працівник заповнює і частково заповнює форму, яку працівник заповнює і підписує, перш ніж затвердити запит. Оскільки наша компанія збільшила кількість співробітників, що звітують перед кожним менеджером під час реструктуризації минулого року, попит на час менеджерів на запити на ПТО збільшився в геометричній прогресії. Завдяки лише одному помічнику, директор з управління персоналом завалений запитами на індивідуальні запити щодо нарахування відбору потужності. Результатом цього є значний час, витрачений на дослідження та задоволення запитів, що також призвело до численних помилок. Використовуючи компанію Intranet для розповсюдження форм і налаштування системи HRIS зі входами співробітників, значна частина досліджень і форм може бути зроблена самими співробітниками. Нова система працюватиме так: Прийняття цієї процедурної зміни дозволить звільнити час для працівників, менеджерів та HR. Економія часу може бути витрачена на особистий контакт із співробітниками, які мають більше, ніж рутинні питання, покращуючи обслуговування клієнтів, що надається HR. Продовження поточної політики призведе до втрати часу та ресурсів. Для отримання додаткової інформації про розчарування, що стосуються поточної політики, помічник з персоналу та я готові зустрітися після першого року. Ми готові надати конкретні подробиці, що підтверджують цю зміну, на зустрічі з директором з персоналу. Цей новий процес може бути реалізований протягом шести місяців, що дозволить компанії отримати користь у цьому календарному році (2011) і швидко підкреслити вашу стратегію зосередження уваги на людях шляхом оптимізації політики. Я зв'яжуся з вами протягом тижня з першого року, щоб обговорити цю можливість далі. Якщо у вас є запитання, будь ласка, зв'яжіться зі мною в моєму розширенні в заголовку записки. З повагою, XXXX
Заключними зауваженнями Пам'ятайте про це - навіть присвячення декількох секунд для організації ваших думок за допомогою цього п'ятикрокового процесу може поліпшити вашу роботу, незалежно від вмісту. Після кожного взаємовиключного кроку можна дозволити вам, бізнес-письменнику, сприяти сильному спілкуванню, що має позитивні результати для вашого бізнесу.
