Асистент автоматизації офісу - це назва спільної адміністративної підтримки в уряді Сполучених Штатів. Такі різноманітні установи та відділи, як Міністерство внутрішніх справ, Департамент праці, Управління охорони здоров'я ветеранів, Імміграція та митна служба та Міністерство сільського господарства наймають людей як помічників автоматизації офісу. Ці федеральні службовці несуть відповідальність за низку адміністративних обов'язків, які сприяють роботі агентства, в якому вони працюють.
$config[code] not foundАсистент автоматизації офісу
Асистенти автоматизації офісу полегшують офісне спілкування та підтримують професійне робоче середовище. Вони можуть відповідати на телефонні дзвінки, переадресовувати дзвінки, приймати повідомлення, приймати відвідувачів в офіс і супроводжувати відвідувачів, коли вони знаходяться в офісі. Асистенти автоматизації офісу можуть відповідати на повідомлення електронної пошти та листи загального характеру, виконувати загальні запити щодо інформації, направляти технічну або спеціалізовану кореспонденцію найбільш вказаній особі та розповсюджувати зовнішню пошту співробітникам офісу. Крім того, помічники з автоматизації офісу поширюють зв'язки між офісами та підтримують офісну дошку оголошень.
Інформація та виробництво
Асистенти автоматизації офісу відповідають за створення та вдосконалення письмових матеріалів. Вони можуть писати, форматувати та редагувати звіти, листи, бланки, меморандуми та інші типи документів. Вони зберігають записи та файли у фізичних або електронних форматах, включаючи аркуші робочого часу та записи про відвідуваність, і передають їх за призначенням. Асистенти автоматизації офісу також оновлюють посібники та інструкції щодо роботи в офісі.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingПланування та забезпечення
Асистенти автоматизації офісу планують та забезпечують для співробітників поїздки по офіційному бізнесу, а також регулярне функціонування офісу. Вони можуть готувати маршрути, організовувати перевезення, оформляти бронювання готелів і бронювати подорожі, збирати дозвіл на проїзд, готувати путівки та інші завдання, пов'язані з подорожами. Вони можуть підготувати резюме та презентаційні матеріали для персоналу під час підготовки до поїздки. Асистенти автоматизації офісу також оцінюють потребу в офісних приладдях, приймають запити на спеціальні предмети, дотримуються встановлених процедур для постачання товарів, а потім розподіляють поставки. Асистенти автоматизації офісу дотримуються встановлених процедур, щоб організувати ремонт техніків, коли виникають проблеми з будь-яким офісним обладнанням.
Канцелярія та адміністрація
Асистенти автоматизації офісу виконують технічні потреби офісу. Їх можуть попросити набрати документи, записати диктування, прийняти протоколи зустрічей, зробити фотокопії, надіслати факсимільні документи, подати документи та поповнити канцелярські товари. (Справді, швидкість друку 40 слів за хвилину або швидше є вимогою роботи.) Крім того, помічники з автоматизації офісу повинні виконувати обов'язки іншого канцелярського персоналу, коли вони відсутні.
