Я написав у своїй останній колонці про новий читач книг Amazon Kindle і сказав:
$config[code] not found"Ми всі з нетерпінням чекали, щоб здійснити прогнозування" безпаперового офісу ", але ця обіцянка, здається, є помилкою, яка є більш невловимим, ніж будь-коли."
Але, напевно, це безпаперовий офіс. Так, я слухав тих, хто продовжує говорити, що безпаперовий офіс все ще є мрією. Але я думаю, що ключовим моментом тут є прагнення до досягнення прогресу у звільненні себе від паперу, а не досконалість у досягненні цієї кінцевої мети. Правильна система управління даними може поєднувати практичність паперу зі швидкістю нової інформації та технологій.
Як підприємці та власники малого бізнесу, ми хочемо усунути кількість паперу, яку ми використовуємо, тому що це просто вимагає занадто багато часу (і грошей) для виробництва, організації та повернення. Це може лише зберегти вашу компанію великими грошима, а також допомогти вам заробити більше грошей.
При поточному поширенні інформації, ми повинні зробити інформацію доступною для себе та інших у швидкості сучасного світу.
Погляньте на те, як обробляється папір і файли у вашому бізнесі.
Якщо ви, як я, я був би таким сміливим, щоб припустити, що те, що ви знайдете, не зробить вас щасливим.
Ви можете мати найбільш організований офіс у світі, але час, необхідний для систематизації вашого обліку та підтримки цього методу організації, перетворюється на реальні долари - години, які можуть бути витрачені на R & D і маркетинг.
Чи використовуєте ви «пальові» системи подачі, зберігаючи речі в акуратних купах, щоб точно знати, де все знаходиться? Подумайте про фізичну перешкоду, яку це викликає, а також про вину, що ви відчуваєте, тому що ви завжди відчуваєте необхідність «проходити» ці стопки - щоб забезпечити, принаймні, що ви нічого не забули.
Якщо паперові файли ховають у вашому офісі, «перехід на безпаперовий» може бути гарним варіантом. Але що, власне, відбувається без паперу для вашого бізнесу? Вона передбачає прийняття рішення зробити це і не повертатися назад. Це означає, що всі файли, скановані в комп'ютер, і навчання персоналу для використання цифрових файлів.
Тепер ті документи, які раніше мали бути відправлені від одного асоційованого до іншого або від вашого бізнесу до клієнта або перспективного клієнта, можна переглянути, де б вони не були потрібні. Ваша компанія може лише заощадити багато годин і нескінченні долари в продуктивності та ефективності.
Реальність така, що ваш офіс завжди буде використовувати папір. Термін "безпаперовий" занадто високий для досягнення стандарту. Деякі люди повинні роздрукувати речі, щоб прочитати їх. Ви надрукуєте речі, які потрібно носити з собою та показувати іншим людям. Не кожну презентацію можна пристосувати до PowerPoint. Ви не позбудетеся цих принтерів.
Але ви будете позбавлятися від картотеки або, принаймні, деяких з них, під час сканування файлів на комп'ютері та створення нових файлів на комп'ютері, а також необхідності постійно організовувати ці файли.
Ось чотири речі, які необхідно враховувати, коли йдеться про безпаперовий:
1. При скануванні файлів необхідний спеціальний сканер документів.
2. Під час збереження файлів найкращим і найбільш загальноприйнятим способом є формат PDF або портативний формат документів. Це стабільний формат, який зберігає файл точно так, як він виглядає на папері. Його можна читати в Інтернеті або друкувати, займає мало місця і легко створювати за допомогою програмного забезпечення, доступного від Adobe.
3. Якщо ви виконуєте оцифрування файлів, вам знадобиться жорсткий диск, призначений для зберігання нового "файлового кабінету", і хорошу систему резервного копіювання даних. Технічні фахівці пропонують мати два портативних жорстких диска. Щотижня ви повертаєтеся один до одного, а резервну копію беруть у віддалене місце, наприклад, у банківський депозитний ящик.
4. Якщо у вас немає комп'ютерів у локальній мережі (LAN), їх потрібно підключити, щоб кожен мав доступ до файлів. Настроювання бездротової мережі коштує близько $ 25-50 за комп'ютер, плюс $ 75-100 доларів за "хаб" або центральний маршрутизатор для чотирьох комп'ютерів.
Більшість людей не мають проблем з переглядом цифрових файлів і їх підтримкою. Те, з чим ви і ваші співробітники можуть зіткнутися, звикаєте до нової системи ведення обліку та управління інформацією. Отримати всіх на борту з точки зору файлових протоколів. Як слід позначати каталоги? Як слід називати файли? Важливо, щоб кожен користувався тими ж стандартами. Вирішіть, які вони будуть, і надрукуйте копії для всіх. Зробіть копію доступної в мережі компанії.
Перехід на безпаперову продукцію - це питання вибору: це свідомий спосіб життя і рішення в стилі роботи. Це той, який, повністю зобов'язуючись, може підвищити вашу продуктивність, ефективність і ефективність, а також зменшити кількість відходів, які виробляє кожен з нас.
Ви прийняли рішення піти без паперу?
* * * * *
