Кар'єра в якості планувальника конференцій пропонує Вам можливість подорожувати по цікавих напрямках, працюючи над різноманітними бізнес-заходами. Ви можете працювати як штатний співробітник корпорації, некомерційна організація або компанія зі зборів і заходів або займатися своєю професією як незалежний консультант. Значна частина роботи планувальника конференції відбувається після запланованого заходу; організація та увага до деталей є ключовими рисами успішних професіоналів зборів.
$config[code] not foundПланування
Планувальники конференцій допомагають розвивати зустрічі, навіть якщо клієнт має детальні ідеї. На першій зустрічі з планування планувальник обговорює цілі клієнта; ці цілі можуть включати створення прибутку, створення набору та утримання учасників на користь або нагородження активних членів або ключових фахівців галузі, які володіють слотами. Команда планування обговорює місця, які можуть привернути більшість учасників, кращі дати, тему для зустрічі, історію минулих подій, порядок денний та логістичні потреби.
Бюджетування
Після першої зустрічі планувальник конференції створює перший проект бюджету, включаючи детальні прогнози доходів і витрат. Після того, як клієнт затвердив бюджет, планувальник рухається вперед з переговорами та бронюванням місця проведення, а також з постачальниками та постачальниками. Переговори щодо тарифів на проживання, тарифів на харчування, аудіовізуальних цін та інших витрат є основною відповідальністю планувальника конференції. Можливість знайти найкращі пропозиції та скоротити ці витрати - це ключова точка продажу для багатьох професіоналів зборів. У деяких випадках планувальник має право підписувати контракти від імені клієнта; в інших випадках планувальник готує їх до розгляду та підпису клієнта.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЛогістика
Після укладання контрактів планувальник керує багатьма деталями, пов'язаними з конференцією. Це включає в себе маркетинг, реєстрацію, виготовлення значків, бронювання номерів спікерів, продаж реклами, кабін і спонсорства, організацію харчування та напоїв, створення заходів для дітей і дружини, а також організацію подій, таких як гольф і тенісні турніри. Ця робота потребує значного моніторингу та відстеження, при цьому детальна робота є основною відповідальністю планувальника конференції. Наприклад, забувши замовити значки, можна пошкодити всю зустріч.
Виконання
Під час заходу планувальник конференції часто знаходиться на сайті, з'являючись рано, щоб зустрітися з персоналом сайту. Планувальник відслідковує налаштування кімнати семінару, виставку, кабінет реєстрації та зони харчування, а також записує всі партії до місця проведення заходу. Планувальник конференції повинен бути доступний у будь-який час для вирішення будь-яких проблем, які виникають. Досвідчені планувальники завжди мають резервні плани в разі виникнення проблеми. Якщо клієнт платить за продукти харчування та напої за кількістю учасників, планувальник підтверджує присутність номерів з менеджером громадського харчування на кожному заході.
Слідувати
Після заходу планувальник переглядає все, що сталося під час конференції, і готує доповідь після конференції. Планувальник переглядає та затверджує всі контракти, проводить огляди учасників та компілює результати, а також надсилає рахунки-фактури для будь-яких кабін, реклами, спонсорства або реєстрації, які вже не були зібрані. Важливо, що планувальник зустрічається з клієнтами, щоб обговорити їхню оцінку події.
