Роль адміністративних помічників полягає у підтримці професійних працівників, щоб вони могли ефективно виконувати свої обов'язки. Будь то в урядових, ділових або неприбуткових організаціях, адміни тримають офіс гудячи, піклуючись про основні засоби, такі як документи та комп'ютерні записи. Як правило, вони також виконують деякі адміністративні обов'язки, але конкретні завдання залежать від рівня роботи та типу офісу.
$config[code] not foundЩоденні обов'язки
Адміністративні помічники виконують такі обов'язки, як організація зустрічей, планування зустрічей, ведення офісного календаря, відповідь на телефонні дзвінки та редагування листування. Вони підтримують офісні файли та бази даних, створюють електронні таблиці та презентації. Часто їхні обов'язки також включають придбання запасів і управління приміщенням для постачання.
Їх обов'язки з обслуговування клієнтів включають в себе прийом відвідувачів офісу і побачення, що вони отримують необхідну їм допомогу.
Додаткові обов'язки
Інша робота адміністративних помічників часто залежить від конкретної галузі. Адвокати в юридичних офісах допомагають підготувати юридичні документи, а в медичних кабінетах - страхові компанії. У шкільних кабінетах є обов'язок ведення обліку студентів та спілкування з батьками.
Рівень та посада визначають, наскільки відповідальність покладається на адміністративного помічника. Адміністратори початкового рівня фокусуються на канцелярських функціях і основних комп'ютерних завданнях, але старші адміністратори з передовими комп'ютерними навичками зазвичай беруть на себе адміністративні обов'язки, включаючи нагляд за канцелярським персоналом і навчання нових співробітників. Адміністративні помічники керівників також можуть проводити дослідження, писати доповіді, приймати протоколи на засіданнях, контролювати інших адміністраторів і здійснювати поїздки.
Знання та навички
Організаційна здатність має важливе значення адже головна робота адміністратора полягає у збереженні офісних записів та відстеженні зустрічей та зустрічей. Адміністратори також повинні мати можливість добре спілкуватися англійською мовою усно і письмово, а також здійснювати дослідження в Інтернеті. Робота вимагає знання офісної техніки, включаючи комп'ютери, копіювальні апарати, телефонні системи, факси та обладнання для відеоконференцій.
Залежно від позиції та галузі, адміністраторам потрібні знання з різних комп'ютерних програм, таких як електронна пошта, бухгалтерський облік, база даних, електронні таблиці та програмне забезпечення для обробки текстів.
Кваліфікація для роботи
Адміністративним помічникам потрібен мінімум диплома про середню освіту, який включає в себе заняття з офісної практики та комп'ютерного програмного забезпечення. Додаткова підготовка з англійської мови та навичок роботи з комп'ютером є корисною, і багато адміністраторів пройшли певні заняття з технічної школи або коледжу або мають ступінь доцента. Роботодавці, як правило, навчають нових працівників у своїх офісних процедурах та словниковому складі конкретного бізнесу - наприклад, легальний словник.
Адміністратори можуть отримати добровільну сертифікацію від Міжнародної асоціації адміністративних професіоналів. Сертифікація потребує від двох до чотирьох років досвіду, залежно від освіти адміністратора, а кандидати також повинні скласти іспит.
