Є відповідальність, яку більшість власників малих підприємств, напевно, хотіли б забути. Але для всіх, хто працює більше, ніж для приватного підприємця, необхідно. Це ваша відповідальність за ведення записів про ваших співробітників. Хоча це не може бути найбільш захоплюючою частиною ведення бізнесу, це важливо.
Вимоги до збереження записів працівників
Федеральні, державні та місцеві органи влади мають різні вимоги, коли йдеться про збереження точної документації щодо найму та інших функцій управління персоналом для захисту як працівників, так і бізнесу. Як бізнес, не вдалося зберегти ці записи під рукою може залишити вас відкритими до неправомірних приписів або подібних наслідків без будь-яких документів, щоб захистити себе. Ось деякі з вимог, які ваш бізнес може задовольнити, коли йдеться про ведення обліку працівників.
$config[code] not foundЗберігайте записи за рік
Коли ви приймаєте на роботу нову посаду, федеральні закони, такі як Закон про американців з обмеженими можливостями, а також розділ VII, вимагають, щоб ви не були дискримінаційними в процесі найму. Таким чином, ви повинні зберігати всі заявки, резюме та іншу документацію з процесу найму принаймні протягом року після того, як робота була заповнена у випадку, якщо будь-яка з сторін, які не отримали роботу, вирішили подати позов.
Тримайте записи заробітної плати протягом трьох років
Облік заробітної плати має важливе значення для забезпечення того, щоб працівники отримали достатню компенсацію за години, які вони працювали, і за те, щоб ваш бізнес відповідав вимогам понаднормової роботи та мінімальної заробітної плати. Закон вимагає, щоб ви зберігали ці записи під рукою для працівників, які не звільняються від сплати податків, протягом трьох років. Однак працівники можуть також подавати позови, якщо вони вважають, що вони повинні повернути плату за будь-який понаднормовий час. Тому для вас може бути корисно тримати їх на руках протягом п'яти років після закінчення терміну дії.
Зберігайте форми I-9 на рік після закінчення терміну дії
Форми I-9 необхідні для підприємств, щоб показати, що вони підтвердили, що працівник має право працювати в Сполучених Штатах. За законом, ви повинні зберігати ці форми протягом трьох років після найму працівника або через рік після припинення роботи співробітника, в залежності від того, що настане пізніше. Ви також повинні зберігати ці форми окремо від інших записів персоналу.
Тримайте документи про роз'єднання протягом п'яти років після припинення
Збереження документів, пов'язаних з припиненням або відокремленням, також є важливим у разі виникнення будь-яких неправомірних питань припинення. Тримайте листи про відставку та оформляйте документи на інтерв'ю протягом трьох років після того, як працівник від'їжджає і розлучає документи протягом п'яти років.
Зберігайте звіти FMLA за три роки після припинення
Акт про відпустку по медичній допомозі (Family Medical Leave Act) передбачає, що працівники, які мають право на отримання допомоги, отримують неоплачувані відпустки, де їхня робота захищена у випадку медичного чи сімейного питання. Якщо працівник подає запит на відпустку FMLA, ви повинні зберігати цю інформацію у своїх записах протягом принаймні трьох років після того, як співробітник сплачує кошти з вашою компанією, незалежно від того, чи було надано відпустку.
Зберігайте пенсійні форми протягом шести років
Якщо ви надаєте пенсійні виплати працівникам, ви повинні зберігати цю інформацію під рукою щонайменше шість років після того, як працівник покине або припиниться, відповідно до Закону про пенсійне забезпечення працівників. Крім того, суди визначили, що компанія несе відповідальність за те, щоб довести, що вони забезпечили достатній охоплення та виплати, якщо працівник подає скаргу, а не відповідальність працівника, щоб довести, що покриття було недостатньо.
Тримайте записи про тести на наркотики протягом п'яти років
У деяких випадках інформація про перевірку та тестування на наркотики може підпадати під стандарт іншої інформації про наймання. Однак, якщо робота пов'язана з перевезенням, то ви зобов'язані вести облік будь-яких тестів на наркотики, які виконуються протягом п'яти років, як частину правил техніки безпеки Департаменту транспорту.
Зберігайте податкові записи співробітників протягом чотирьох років
Коли йдеться про податки, пов'язані з працівниками, IRS рекомендує зберігати записи на руках протягом чотирьох років у випадку аудиту. Це повинно включати всі заробітні плати, пенсійні виплати, інформацію про поради, форми W-2 та W-4, а також будь-яку іншу відповідну інформацію.
Зберігайте записи про здоров'я та безпеку працівників протягом п'яти років
Закон про безпеку та гігієну праці вимагає, щоб ви взяли та зберігали записи про ті травми та хвороби працівників, отримані на робочому місці, з коротким описом та будь-якою іншою відповідною інформацією. Це полягає в тому, щоб забезпечити безпечне робоче середовище працівникам, а також вирішити будь-які проблеми.
Зберігайте інформацію про страхування на випадок безробіття до семи років
Вимоги щодо страхування на випадок безробіття відрізняються залежно від стану. Однак у деяких випадках від вас може вимагатися зберігати ці записи протягом чотирьох-семи років. Зокрема, Вашингтон ДК вимагає від компаній зберігати ці записи протягом семи років.
Зберігайте контракти на строк до п'яти років
Якщо ви працюєте з незалежними контрагентами або третіми особами, вам також може знадобитися задовольнити деякі вимоги щодо державного обліку. У Вірджинії підприємства зобов'язані зберігати контракти протягом п'яти років після укладення угоди. А деякі інші держави також мають такі ж вимоги від трьох до чотирьох років.
Фото через Shutterstock
2 Коментарі ▼
