Махінації відшкодування витрат можуть бути дуже дорогими для малого бізнесу. Нещодавнє дослідження, проведене Chrome River Technologies, повідомляє, що потенціал для цього може коштувати американським компаніям до 1,9 млрд. Доларів щороку в цілому.
Це приблизно 35 000 доларів на бізнес. Тенденції малого бізнесу говорили з Енн Бекнелл, старшим віце-президентом з успіху клієнтів в Chrome River Technologies, про те, що малий бізнес повинен знати.
$config[code] not foundЯк випливає з назви, шахрайство відшкодування витрат - це злочин, який виникає, коли працівник подає позов, щоб отримати винагороду за фальшиві бізнес-витрати.
Як уникнути шахрайства з відшкодування витрат
Використовуйте оновлені технології
Управлінська та аудиторська звітність про витрати потребує використання сучасних технологій, щоб бути ефективними. Використання ручних звітів про витрати було питанням номер один з опитування.
"Це дивно, як багато дрібних і середніх підприємств все ще використовують метод при свічках і крейда", говорить Бекнелл. "Вони все ще роблять це папером або з електронними таблицями Excel і надсилають його електронною поштою по всій фірмі".
Проблема з цими застарілими системами полягає в неможливості відстежувати і бачити тенденції, які повинні встановлювати сигнали тривоги. Технологія, яка включає інструменти, такі як автоматизована аналітика, допомагає виявити гарячі точки, подібні до того самого квитанції, що було надіслано кілька разів.
Becknell каже, що автоматизація скорочує шахрайство відшкодування витрат удвічі.
Зрозумійте чоловіків ще більше
Махінація відшкодування витрат не є однією з областей, де існує рівність між статями. Фактично, у звіті зазначається, що чоловіки більш ніж у два рази частіше скоїли злочин, ніж їхні колеги-жінки. Мало того, що вони були в чотири рази більше шансів додати щонайменше $ 1000 до своїх витрат.
Знайте молодших працівників, які здійснюють більше цих злочинів
Фактично, майже 83% шахрайства відшкодування витрат було скоєно співробітниками від 25 до 44 років.
Запровадити офіційну письмову політику
Письмова політика важлива не лише для малого бізнесу, але й для того, щоб мали пройти процедуру, яка повідомляє працівникам управління, що вони повинні знати. Becknell пропонує запропонувати співробітникам підписати документ, який допомагає їм взяти на себе відповідальність за політику.
"Коли ви підписуєте щось, є емоційна прихильність", говорить вона.
Включити правила високого рівня
Політика не повинна бути надто докладною, але вона повинна встановлювати межі витрат на витрати. Наприклад, хоча не потрібно встановлювати точну суму, яку можна витратити на поїздку на таксі, вона повинна повідомити Вашим співробітникам, чи прийнятний бізнес або тренерський клас.
Простота повинна бути одним з тестів, які ви використовуєте тут.
Не ускладнюйте процес
Бухгалтери часто бачать можливість глибоко заглибитися в витрати компанії, коли вони автоматизують процес. Результатом є складний звіт про витрати, який, як правило, стає гумовим, не піддається належному вивченню.
Тому важливо подивитися, скільки разів і чому звіти про витрати переходять від людини до людини. Малі підприємства повинні намагатися спростити цю частину процесу.
Зверніть увагу на особисті витрати
Однією з найбільших вимог щодо шахрайських витрат є заміщення особистих витрат для бізнесу. Однією з привілеїв є претензії на харчування у вихідні дні, коли співробітник не планується подорожувати.
Слідкуйте за екстравагантними витратами
Більше третини тих, хто визнав, що обман у технології річки Chrome повідомив, що додав суми від $ 100 до $ 499. Суми, які виглядають зміненими, - це червоні прапори, які потрібно шукати. Наприклад, квитанція, яка виглядає так, як вона використовувала два різних типи чорнила, зазвичай є мертвою.
Схвалити схвалення
"Ви хочете зробити зміст цих квитанцій значущим і навчити затверджувачів", - каже Бекнелл. Вона додає, що важливо, що вони розуміють, що шукати, і що вони несуть відповідальність за виявлення будь-яких шахрайських претензій.
Використовуйте кредитні картки компанії як проактивний крок
Де це можливо, використовуючи кредитні картки компанії, це перешкоджає шахрайським вимогам. Це відмінний спосіб заблокувати важливу інформацію, наприклад дату та суму будь-якої транзакції.
Фото через Shutterstock
