У приймальному відділенні особа відповідає за плавне та ефективне управління стійкою реєстрації, представляючи компанію. Зрештою, першою людиною, яку ви бачите, коли ви заходите в бізнес, зазвичай є адміністратор. Будучи ефективним адміністратором, людині необхідно володіти потужними знаннями про адміністративні та канцелярські навички та міжособистісну комунікацію.
Знайте свій шлях навколо комп'ютера. Щоб запустити хорошу стійку реєстрації, людині потрібна можливість добре переміщатися по комп'ютеру. Багато хто з тих, хто працює в офісі, включає відповідь на повідомлення електронної пошти, друк щотижневих порад і розповсюдження повідомлень співробітникам. Деякі програми, які корисні для адміністраторів, включають Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks і Access. Швидке введення і з точністю також є плюсом.
$config[code] not foundРозв'язувати проблеми лобовим шляхом. Значна частина ефективного адміністратора знає, як ефективно і своєчасно вирішувати проблеми. Швидкі навички критичного мислення є обов'язковою умовою, чи потрібно керувати застряганням паперу для принтера або запізненням вашого боса на критичну зустріч в іншому місті.
Ефективно спілкуватися з іншими. Робоча стійка реєстрації є ідеальною позицією для людей, які мають дружні, яскраві особистості та сильні навички міжособистісного спілкування. Робота, звичайно, не для антисоціальних. Щоб бути приймальником, потрібно мати можливість спілкуватися чітко і лаконічно з іншими людьми. Дуже важливо завжди підтримувати складну, розслаблену та професійну поведінку, незалежно від того, наскільки ви неспокійні або перевантажені.
Використовуйте телефон як професіонал. На стійці реєстрації, телефон повинен бути вашим кращим другом. Приймачі витрачають великий шматок дня на телефон, будь то зняття повідомлень для начальника, направлення абонентів на окремі лінії співробітників або налаштування конференц-дзвінків. Щоб належним чином працювати з телефоном, адміністратор повинен завжди говорити ввічливим тоном, уникати їжі під час розмови, утримуватися від використання бідної мови і виявляти справжню стурбованість, допомагаючи людині на іншому кінці лінії.
Покажіть гостре почуття організації. Організаційні навички мають важливе значення для роботи стійки реєстрації. Бути портьє - це багатозадачність.Іноді, ви можете бути відповідальними за обробку десятка речей одночасно, від утримання кого-небудь на утриманні, щоб розмовляти з ким-небудь, хто чекає зустрічі, щоб відправити факси та набрати рахунки-фактури. Позиція може бути хаотичною, але кваліфікований адміністратор повинен мати здатність легко обробляти її.
Порада
Будьте гнучкими та приємними. Щоб світити як приймальник, ви повинні мати бажання взяти на себе нові ролі і йти вище і далі, навіть якщо це не є частиною вашої посадової інструкції. Якщо стажер виходить на цей день, і наближається велика зустріч, не соромтеся йти на швидку каву для керівників офісів.
