Менеджери та керівники можуть потребувати допомоги при виконанні своїх робочих завдань, таких як створення зустрічей з продажу. Високопоставлений виконавчий асистент надає адміністративну підтримку цим фахівцям. Відповідно до Керівництва з диплому, освітні вимоги до цієї посади можуть включати ступінь ад'юнктури. Додаткові вимоги можуть включати дослідницькі здібності, навички комп'ютерного програмного забезпечення та навички міжособистісного спілкування.
$config[code] not foundАдміністративні обов'язки
Високопоставлені виконавчі помічники виконують звичайні службові обов'язки під час роботи в невеликих офісах. До них відносяться телефонні дзвінки, дослідження подарункових ідей та прийняття пакетів доставки. У великому офісі високопоставлені виконавчі помічники можуть контролювати працівників, які виконують ці обов'язки, наприклад, адміністраторів.
Управління фінансовими документами
Управління фінансовими документами включає в себе оновлення рахунків витрат, перевірку рахунків корпоративних кредитів та обробку платіжних запитів. Помічник відповідає за збереження цих фінансових документів у безпечному місці. Виконуючи цю роботу, виконавчі помічники мають доступ до конфіденційної особистої інформації, наприклад, номерів соціального страхування, і вони бачать особисту інформацію при роботі з фінансовими документами. Дискреція є обов'язковою.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingПредставництво на зустрічах
Коли керівники, директори або керівники департаментів не можуть бути присутніми на засіданні, виконавчий директор може представляти виконавчого керівника високого рівня. Ці зустрічі можуть стосуватися постачальників, продавців або інших керівників. Виконавчий помічник повинен представляти компанію професійно. Деякі помічники повинні вирішувати спори та інформувати виконавців, коли проблема не вирішена швидко.
Організація поїздок
Асистент організовує поїздки для керівників і керівників. Це включає в себе заходи для бронювання готелів і бронювання оренди автомобілів. Деякі керівники мають особливі вимоги, такі як дієтичні потреби, і помічник повинен стежити за ними. Вищий виконавчий асистент підтверджує графік проїзду та інформує виконавців.
Контроль документів
Офісні документи вимагають перегляду, оновлення та подачі документів. Створення документації може включати в себе записки, форм листи та рахунки-фактури компаній. Деякі з цих документів вимагають підписів керівників, перш ніж помічник може подати їх. Високопоставлені виконавчі асистенти проходять навчання про те, як обробляються різні документи. Документи зберігаються в шафах або передаються на комп'ютер.
