Ключ до написання ефективного звіту - просто дотримуватися фактів. Зосередьтеся на найважливіших деталях. Найкращі доповіді дають чітке та стисне пояснення даної теми. Багато людей вважають, що звіт повинен бути довгим і затопленим деталями, але насправді, ефективний звіт отримає право на суть питання в стислій формі. Перш ніж почати писати звіт, спершу створіть маркований список всіх тем, які потрібно обговорити. Потім можна організувати звіт на основі цієї інформації.
$config[code] not foundОпишіть свій звіт перед його написанням. Створіть загальні розділи, а потім розділіть ці розділи на більш дрібні підрозділи з тими, які є описательними і легко дотримуватися. Зробити схему в зміст і включити зміст на початку звіту, щоб читач зможе легко посилатися на інформацію звіту.
Визначте свою аудиторію. Хто буде читати цей звіт? Це допоможе вам визначитися з тоном доповіді. Вирішіть, чи є це неформальним чи формальним. Незалежно від тону, який ви використовуєте, пишіть простою, прямою мовою. Уникайте "корпоративних розмов", жаргону і великих слів.
Почніть звіт зі звітом. Підсумовуйте ключові моменти. Використовуйте кулі для простоти і зверніть увагу на основні цілі звіту. Поверніться до цього резюме після завершення звіту, щоб підтвердити, що ви захопили всі найважливіші деталі.
Надайте конкретні відомості про кожний підрозділ, який ви накреслили на першому етапі. Розділіть їх на короткі абзаци. Кожен параграф не повинен перевищувати чотирьох-п'яти пропозицій. Уникайте детальних описів: вкажіть свою точку зору, відповідну статистику або запропоновані дії та перейдіть до наступного розділу.
Використовуйте візуальні ефекти в міру, щоб проілюструвати свої моменти. Графіки, діаграми та фотографії, які підтримують ваші висновки, допоможуть читачеві зрозуміти ці концепції.
Прочитайте звіт двічі після завершення першого проекту. Вирізати непотрібні слова і зайву мову. Виправте граматичні та орфографічні помилки.
Викладіть текст доповіді в привабливому шаблоні з простим покриттям. Microsoft Office має безкоштовні шаблони звітів, доступні на сайті Microsoft (див. Ресурси). Увімкніть звіт у вигляді спіралі, щоб читачі могли легко перегортати сторінки.
Порада
Мінімізуйте кількість сторінок, якщо ви бажаєте, щоб звіт був ефективним.
Не дозволяйте вашому читачеві втрачати або залякати довжину звіту. Ви хочете, щоб люди читали звіт у всій своїй повноті, а не просто переглядати його.
Дозвольте іншому читачеві подивитися на звіт, щоб переконатися, що він ефективно передає ваші моменти.
