Що ви думаєте: чи всі ми недооцінюємо важливість електронної пошти? Може бути, тому, що він втрачається в спамі, або через альтернативні канали в Twitter, LinkedIn і Facebook? Розумна людина недавно нагадала мені, що електронна пошта є основою соціальних медіа.
А в недавній посаді на діловому етикеті в American Express OPEN Forum експерт з малого бізнесу Стів Штраус написав:
«Електронна пошта зараз є домінуючою формою ділового спілкування і повинна розглядатися як така. Деякі уніфіковані політики допомагають кожному залишатися в курсі ».
$config[code] not found
Я кажу, що навіть з "е" перед ним, це ще пошта. Це ваше ділове спілкування. Це не просто продаж. І наше занурення у швидкі та недбалі текстові повідомлення не означає, що ми не повинні звертати увагу на власні листи. І якщо ви збираєтеся це зробити - і зіткнетеся з ним, ви - зробите це правильно. Я думаю, що мій список тут нічого не знаємо, але нам можуть знадобитися нагадування. Сподіваюся, це допоможе:
1. Тримайте його коротким. Ми всі зайняті. Більшість з нас скіммінгують наші листи, шукають ключові моменти і намагаються швидко ввійти і вийти з них. Я ніколи не писав нічого, що не було б більш корисним, якщо скоротити його до половини.
2. Зробити резюме теми. Це здається очевидним, але сканувати власні електронні листи, і ви знайдете, що більшість сюжетних рядків у кращому випадку є випадковими. У нас є нитки, які ростуть, як сніжки, прикріплені до теми першого повідомлення, тема, яка вже давно змінилася. Ми підійшли до таких тем, як заголовки, намагаючись примусити нас читати далі. Не звучати як спамер. Опишіть своє повідомлення у рядку теми.
3. Почати і закінчити з "ви". Це одна з основ написання ділових листів: зверніть увагу на власний інтерес читача. Почніть свій перший абзац зі словом "Ви" і вкажіть щось на зразок "ви запитали мене …" або "ви хотіли …" або "ви згадали" або "вам потрібно". Почніть свій останній абзац з "ви" знову і підкреслити, що ваш читач вийде з того, що робити, що ви просите.
4. Тільки одна тема на повідомлення. Ви побачите, що фактичні результати електронної пошти зростають, коли ви розбиваєте електронні листи на одне повідомлення для кожної теми. Ці додаткові повідомлення, які ви хотіли б включити, набагато частіше втрачаються. Розбийте повідомлення вгору.
5. Використовуйте відповідний тон. Будьте обережні і правильні з тоном. Сарказм, пародія і іронія важко ввести в холодний, чорно-білий текст. Тони дуже легко розуміються неправильно. Ніколи не пишіть електронний лист, який може бути неправильно витлумачений і переданий комусь із контексту. Ніколи не пишіть електронну пошту, яка буде незручною, якщо цитувати.
6. Не надсилайте додаткові копії. Це повідомлення, а не архів чи сховище. Ми всі ненавидимо ці прикриття-ваш-backside додаткові копії ідучі повсюди електронна пошта до будь хто хто може неясно someday звинувачують вас що не послав щось, або обробляв щось, або прослідкував. Надішліть свою електронну пошту особам, для яких вона призначена, і нікому іншому.
7. Поважайте правопис і граматику. Використовуйте перевірку орфографії принаймні, але визнайте, як ви, що перевірки орфографії не вловлюють багато яскраво поганих помилок. Використання “там” для “свого”, наприклад, або дуже поширена плутанина апострофів і множини, як якщо б кожному множині слово було потрібне апостроф. Спробуйте цей пошук Google або мої особисті улюблені, 10 поширених помилок на oatmeal.com. Ці помилки роблять вашим комунікаціям те, що великий шматок шпинату в ваших зубах робить для вашої посмішки.
8. Пам'ятайте, що вона не є приватною. Електронна пошта вашої компанії належить компанії, і ваша особиста електронна пошта може бути викликана в суді. Люди, які хочуть і знають, як можна влучити по електронній пошті. Ніколи не пишіть в електронну пошту все, що незручно для вас або вашого одержувача, неприйнятно, фанатично, незаконно або нерозумно.
9. Електронна пошта не є аргументом. Сердиті слова не є біорозкладаними. Ніколи не сперечайтеся в електронній пошті. Пройдіть по коридору або по телефону. Я сам це навчився на важкому шляху, думаючи, що моє блискуче використання англійської мови може якось зробити краще, ніж я міг би з старомодними розмовами. Це ніколи не робить. Електронна пошта майже ніколи не виграє точку або зупиняє аргумент. Це майже завжди погіршує, не краще.
10. Зверніть увагу на ці теми. Більшість нашого програмного забезпечення електронної пошти будує довгі повідомлення електронної пошти, як діти будують снігові коти, що катаються вниз. Кожне нове повідомлення збирається нижче у потоці. Чи є хто-небудь, хто хоч раз не розчарувався, надто пізно, що ви випадково надіслали довгий потік, який містив занадто багато інформації або незручний коментар про когось по дорозі. Ви не ненавидите це, коли це станеться? А потім, крім цієї проблеми, існує просто перенасичення марною інформацією, оскільки кожна нова електронна пошта в потоці включає всі попередні повідомлення. Подумайте, скільки шламу ми посилаємо по трубопроводу. Чи потрібно кожному нагадувати в кожному електронному листі про все, що було сказано у всіх відповідних повідомленнях?
