Дипломатичні робочі листи є простими та ввічливими, а також прагнуть забезпечити, щоб одержувачі не зрозуміли або неправильно витлумачили інформацію. При написанні дипломатичної електронної пошти використовуйте формальну, точну мову і уникайте емоційних слів. Мета полягає в тому, щоб використовувати тактовну мову - слова, які чітко передають важливі повідомлення - не викликаючи поганих почуттів.
Встановіть тон
Встановіть тон, зосередившись на тому, як ваші ідеї, повідомлення або інструкції допоможуть вашим співробітникам. Визнайте будь-яку боротьбу, пов'язану з роботою, з якою вони стикаються, наприклад, технічні проблеми або невдачі, і запитуйте - а не попит - коли є щось, що вам потрібно або потрібно. Наприклад, якщо ви додаєте більше персоналу до існуючого проекту, напишіть: "Я знаю, що цей проект надав додаткову навантаження вашій команді, тому я попросив Джейн Доу допомогти у редагуванні копій. грубий проект до вихідних? " Дипломатична мова має ввічливий тон, який намагається заохотити одержувачів.
$config[code] not foundТримайте його професійним
Уникайте особистих, конфіденційних або чутливих питань, таких як інформація про зарплату, проблеми з персоналом або внутрішні конфлікти, в дипломатичній електронній пошті. Обговорюйте лише громадські питання, пропонує інк. журнал. Завжди звертайтеся до особистих або конфіденційних питань лицем до лиця, або по телефону, якщо особиста зустріч неможлива. Ви ніколи не знаєте, коли електронний лист може бути переданий по всьому офісу. Використовуйте професійні привітання та закриття, тому отримувачі знають, що листування пов'язане з роботою, а не особисте.Наприклад, розпочніть електронний лист із "Привіт", "Привітання" або "Доброго ранку" - не "Гей", "Йо" або "До мого виду".
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingВибирайте свої слова мудро
Зосередьтеся на заявах "Я", а не на "ви", особливо коли ви звертаєтеся до недоліків, помилок або виправлень електронної пошти. Поясніть свої твердження, щоб одержувачі отримали чітке розуміння ваших цілей і намірів. Наприклад, якщо ви хочете надіслати електронну пошту в масштабах компанії про важливість виконання термінів, напишіть: "Завжди завжди було моєю метою дотримання термінів, щоб підтримувати міцну базу для підтримки клієнтів., тому, будь ласка, зв'яжіться зі мною, якщо виникнуть ситуації, які можуть призвести до труднощів у термінах. "
Будьте прямими та специфічними
Будьте чесними і прямими з вашою кореспонденцією, так що вашим колегам не доведеться читати між рядками або вгадати те, що ви намагаєтеся сказати. Дипломатична мова тактична, лаконічна і доречна. Видаліть зайві слова, думки або ідеї, які можуть збентежити ваших співробітників або засмутити вашу електронну пошту. Наприклад, якщо ви хочете вирішити порушення коду одягу працівника в електронному листі для вчителів, напишіть: "Будь ласка, ознайомтеся з вимогами до правил одягу в довіднику працівника. Немає шортів, майданчиків або фліп-флоп під час занять". Звертайтеся до електронної пошти "всім працівникам", щоб ніхто не виділявся.
