З усіма наявними способами спілкування, ви можете подумати, що ваші співробітники не потребуватимуть навчання з обміну повідомленнями. Правда полягає в тому, що різноманітність варіантів часто ускладнює вибір правильного шляху. Встановлення декількох правил і передового досвіду гарантує працівникам правильний вибір, коли в діалозі задіяно кілька офісів. Якщо у вас є чіткі протоколи, менше конфліктів і непорозумінь.
$config[code] not foundСтворення політик і процедур
Складання, написання, перегляд і публікація політик і процедур формалізує фундаментальні взаємодії, які відбуваються у вашій компанії. Якщо ви не витратите часу на розгляд таких ситуацій, порушення безпеки та конфіденційність можуть призвести до порушення ваших операцій. Вам потрібно встановити стандарти щодо того, як збирати, обробляти, передавати та використовувати інформацію між офісами, використовуючи електронну пошту, спеціальні конверти для поштової пошти та інші прискорені методи. Будьте обережні, щоб захистити дані персоналу та клієнтів, і переконайтеся, що ви дотримуєтеся законності. Наприклад, навчити працівників виявляти підозрілі електронні листи, які представляють фішинг чи іншу шахрайську діяльність в Інтернеті.
Розробка шаблонів
Підготовка працівників на міжгалузевому зв'язку повинна включати використання шаблонів електронної пошти, інформаційних бюлетенів, презентацій та іншої офісної інформації. Створюючи стандартний формат, ви застосовуєте логотип компанії, шрифти та кольори. Публікація цих даних на інтранет-сайті компанії робить їх легко доступними для всіх співробітників. Навчання передбачає опис мети шаблону, його налаштування та використання.
Проведення рольових вправ
Неефективне взаємне спілкування відбувається, коли люди не чітко висловлюються, уважно слухають і поважають один одного повністю. Проводячи вправи з побудови команди, ви надаєте своїм співробітникам можливості практикувати спілкування в нешкідливій практиці. Наприклад, поділіть групу співробітників з різних локацій на пари. Попросіть учасників подумати про складну бесіду, наприклад, про припинення роботи співробітника. Одна людина грає роль менеджера, а інша людина грає роль працівника. Після п'яти хвилин передачі повідомлення, попросіть учасників обговорити бесіду та те, що спрацювало або не допомогло процесу. Ми не можемо уникнути розбіжностей або переговорів на робочому місці. Проте, дізнавшись, як розшифрувати моделі, які не сприяють вирішенню, ми можемо розмовляти без оборони, слухати справжній зміст сказаного, залишатися спокійним, незважаючи на звинувачення і гнів, і зосередитися на продуктивному вирішенні проблем.
Нагородження та визнання хороших комунікаторів
Як тільки ви встановите моделі ефективного спілкування, увічнюйте цю тенденцію, винагороджуючи та визнаючи тих людей, які розсіюють конфлікти та співпрацюють. Наприклад, ви можете винагороджувати командних гравців, які використовують соціальні медіа відповідально, щоб рекламувати продукти компанії, розповсюджуючи невеликі маркери своєї оцінки, такі як подарункові карти, квитки на кіно або купони. Ви також можете публічно подякувати працівникам за їхню здатність тримати людей в курсі на зустрічах, подіях і церемоніях компанії. Наприклад, надайте сертифікат про досягнення найкращого інформаційного бюлетеня, який розповсюджується у вашій компанії.
