Комунікація на робочому місці, адресована "файлу", повинна дотримуватися процесу та структури трудових книжок, а також базового формату ділової кореспонденції. Файлові нагадування призначені для документування таких дій, як зміни персоналу або рішення щодо працевлаштування. Також вони зберігають факти та обставини, пов'язані з кадровою діяльністю та дослідженнями на робочому місці.
Адресат
Незважаючи на те, що Ваша записка призначена для документування файлу, все ще можуть бути адресати, які повинні безпосередньо отримати копію повідомлення. Наприклад, якщо ви документуєте файл працівника про її розгляд для просування по службі, ви можете включити її поточного керівника і керівника, до якого вона буде звітувати в новій ролі. Крім того, надайте працівнику копію записки.
$config[code] not foundЧутлива інформація
Пам'ятки про робочу місцевість щодо конфіденційної інформації мають бути адресовані лише особам, які мають знати, а повідомлення повинні бути чітко позначені як "конфіденційні", якщо вони містять інформацію, яку не слід обговорювати серед HR і керівника працівника. У деяких випадках записки до файлів, що стосуються чутливих питань, взагалі не слід розміщувати у файлі працівника. Наприклад, у випадках розслідування на робочому місці, таких як сексуальні домагання, записка до справи переходить до файлу розслідувань, а не до кадрової справи працівника.Пам'ятки, що подаються з метою розслідування, залишаються конфіденційними та доступні лише персоналу, який має знати, наприклад, персонал персоналу, керівників компаній і власників, або юрисконсульт.
Примітка
Якщо ця записка не є частиною постійної кореспонденції, вам може знадобитися описати обставини або пояснити причину вашої документації. Якщо це питання персоналу - окрім розслідування - розпочати записку з назвою працівника, його відділом, посадою та тривалістю роботи. Наприклад, якщо ви підсумовуєте запит працівника на переказ, ваш перший абзац повинен містити відповідну інформацію, таку як позиція працівника та посада чи відділ, для якого вона просила передати. Записка також міститиме інформацію про те, чи було надано, розглянуто чи відхилено її запит на переказ.
Дистрибуція та архіви
Якщо ви пишете в файл працівника, копія записки повинна перейти в загальний файл відповідності HR як частину списку розсилки. Крім того, працівник отримує копію, а також інші сторони, які можуть бути присутніми в інформації про працівника, якщо тільки не є частиною розслідування конфіденційного робочого місця. У такому випадку доступ до записки має мати тільки HR та персонал, який працює над розслідуванням. Коли файл, що містить пам'ятку, надсилається до ваших архівів, відділ з управління персоналом зберігає копію записки, що знаходиться в загальному файлі відповідності відділу.
