Добре організований офіс економить час і радує вас - і щасливіших співробітників.
Намагатися пробиратися по стопах паперів, переплутаних ящиках, заплутаних дротах і коробках з матеріалами, що сидять навколо, не може здатися великою справою, але це справжнє фізичне навантаження, коли ви вважаєте, що час, витрачений на полювання на речі, які потрібно легко знайти, але не є. Неорганізовані електронні файли та плутанина є такою ж великою проблемою.
$config[code] not foundТоді виникає психічний тягар. Якщо ви свідомо це розумієте чи ні, безлад може підкреслювати всіх.
Ось 21 спосіб організувати свої фізичні та електронні робочі місця.
Отримати його з підлоги
Перейдіть вертикально з книжковими шафами та полицями. Часто нам не вистачає місця на робочому столі або простору. Вертикальне зберігання робить більш ефективним використання простору і ставить більше на рівні очей.
Створити "Центри діяльності"
Помістіть все, що потрібно для завершення діяльності в одній області, особливо якщо ви регулярно займаєтеся діяльністю. Ви не будете витрачати час на пошук і збирання того, що вам потрібно. Наприклад, пакувальні матеріали та засоби доставки повинні бути в одній області. Або створіть полицю для предметів, які ви берете з собою під час подорожі, наприклад, ваші портфелі, неопренові рукави та портативні зарядні пристрої.
Файл, сканувати його, розрізати
Не використовуйте свій робочий стіл як папку "Вхідні", оскільки важливий папір (наприклад, чеки!) Може бути втрачений. Підписані контракти та інші предмети, які ви хочете зберігати в паперовій формі, повинні бути подані негайно. Сканувати що-небудь ще в цифрову форму. Розріжте та видаліть або переробити папір.
Папка для всього
Майте папку для всіх паперових документів. Висячі папки Pendaflex, а також внутрішні папки manila є недорогим рішенням. Позначте обох. Папки Pendaflex є вашим заповнювачем в картотеці і повинні залишатися там завжди. Внутрішня папка маніли є тією, яку ви витягуєте, коли це необхідно. Тоді легко виконати повторну папку маніли у її pendaflex.
Оберніть комп'ютерні шнури
Маєте комп'ютерні кабелі та електричні шнури у заплутаному безладді? Ви не єдиний. На щастя, спеціальні закрутки та чохли для шнурів можуть зберегти речі. Позначте ваші шнури, щоб ви могли знайти потрібний, коли потрібно відключити або перенести щось.
Використовуйте Corkboards щоб тримати "Top of Mind" елементи перед вами
Якщо вам потрібно звернутися до контрольного списку для завдання, або будь-якого нагадування, прикріпіть його до пробкової дошки прямо біля вашого столу. Це добре для будь-якого нового процесу, поки воно не стане вкоріненою звичкою. Просто розблокуйте елемент, коли вам більше не потрібно звертатися до нього.
Зберігайте всі посібники в одному місці
Вам завжди потрібно звертатися до інструкції з експлуатації принтера? Або знайдіть невеликий флаєр з інструкціями, що прийшов з вашою гарнітурою Bluetooth? Якщо ви розміщуєте всі посібники в спеціальному ящику, пластиковій коробці або папці - вам не доведеться полювати за ними.
Створити розділені ящики
Якщо ваші ящики не мають вбудованих роздільників, купуйте недорогі металеві або дерев'яні перегородки - або ще краще, перероблений пластик. Організація зарядних пристроїв пристрою; ручки; скріпки; блокноти та наліпки; ножиці та інші предмети. Організований ящик не тільки заощаджує час, але й виникатиме менша напруженість, якщо вам не доведеться занурюватися в переплутаний безлад кілька разів на день.
Використовуйте етикетку, щоб організувати полки
Це не тільки файли, яким потрібні ярлики. Полички та висувні ящики можуть скористатися їх маркуванням. Таким чином, кожен у офісі знає правильне місце для повернення речей.
Зберігайте список "Для виконання"
Психічне безладдя - це теж проблема, як фізична загроза. Одним з ключових моментів системи «Отримання речей» є отримання елементів з голови та на папері (або електронному списку). Таким чином, ви можете зосередитися на задачі. Просто тримайте свій список справ коротким і безладним.
Щотижневе обслуговування та очищення
Наприкінці кожного робочого тижня повертайте речі, які використовувалися протягом тижня, на свої місця. Стек шматки паперу або шматки. Якщо ви не дозволите надмірному накопиченню елементарного шуму, легше залишатися організованим.
Використовуйте розташування центральної хмари для документів компанії
Чудовий спосіб заощадити час і уникнути необхідності, щоб кожен створив свою власну систему "віртуального подання", - це використання одного центрального розташування хмари для документів компанії. Такі параметри, як Google Диск або OneDrive, дозволяють створювати центральні папки за тематикою або клієнтом, щоб обмінюватися документами.
Використовуйте керування проектами або програмне забезпечення диспетчера завдань
Система управління проектами підтримує співробітників у відповідності з проектами. Що ще більш важливо, це виключає паперові списки справ і інструкції по електронній пошті, і плутанина, яка виникає з них.
Сканувати квитанції та зберігати в хмарі
Потім ви можете відкинути паперові квитанції. З новими мобільними програмами навіть не потрібен сканер - просто зробіть фотографію. За допомогою розширених програм можна автоматично синхронізувати квитанції з обліковими записами або записами кредитних карт (уникаючи ручного вводу).
Використовуйте закладки браузера для коротких посилань
Ви коли-небудь проводили час на пошуках посилань на повторювані посилання або на екрани входу? Або не пам'ятаєте, де їх знайти? Закладайте їх у закладки та впорядковуйте закладки в папки, щоб отримати їх за допомогою декількох кліків.
Зберегти вибрані списки для повторюваних замовлень
Інший таймер - це збереження списків обраних в онлайн-магазинах, які ви регулярно використовуєте. Таким чином вам не доведеться шукати однакові запаси кожного разу при покупці. Сайти, такі як Staples.com, дозволяють зберігати списки обраних, і це дуже зручно.
Архів старих файлів
Якщо ви не використовували комп'ютерні файли (особливо електронні листи!) Протягом минулого року, архівуйте їх. Ви все одно будете мати їх, але вам не доведеться пробиратися через них, щоб знайти поточні елементи. Подумайте про встановлення політики для видалення заархівованих файлів через певний час.
Майте належне антивірусне та антивірусне програмне забезпечення
Мало що може призвести до більших збоїв і плутанини, ніж втрати файлів або втрати часу через комп'ютерні віруси та шкідливі програми. 'Нафф сказав!
Використовуйте додаток для організації приміток
Зауважте, що програми, такі як Evernote, Microsoft OneNote та SimpleNote, допоможуть вам організувати та зберігати веб-дослідження та електронні нотатки.
По-справжньому «розумні» телефони є тимчасовими
Смарт-телефони, які використовуються мудро, заощаджують час і можуть зробити нас щасливішими. Ми можемо втекти від офісу для сімейного заходу без вини, тому що ми все ще перебуваємо на зв'язку, якщо виникне щось критичне. Є потужні смартфони з достатньою внутрішньою пам'яттю для запуску необхідних програм.
Автоматична синхронізація для всіх пристроїв
Говорячи про смартфони, власники бізнесу і працівники використовують кілька пристроїв - можливо, настільний комп'ютер, планшет і смартфон на людину, все в один день. Зберігання хмарних файлів або, принаймні, можливість автоматичної синхронізації файлів, є важливим для економії часу та уникнення плутанини, оскільки не маєте найновішого файлу.
Оновлення комп'ютерів для пам'яті та швидкості
Ви навіть не можете зрозуміти, скільки часу витрачається даремно, коли все, що ви робите, займає більше часу, або, що ще гірше, регулярно замерзає або аварії. Адекватна швидкість пам'яті й процесора в минулому році, можливо, не відповідає завданням цього року. Так оновлюйте!
Це мої 21 офісні сховища та організаційні ідеї. Які найкращі поради для організації вашого офісу і приборкання дезорганізації і безладдя звіра?
Офісні фотографії через Shutterstock
10 коментарів ▼
