Функції секретаря можуть включати різні службові обов'язки, такі як відповідати на телефони, друкувати, подавати, відкривати пошту та отримувати каву. Секретар, який є помічником менеджера, має подібні функції. Проте, такий секретар звітує безпосередньо менеджеру (на відміну від усіх інших в компанії) і допомагає менеджеру різними способами полегшити свою роботу, а також організувати роботу офісу.
$config[code] not foundФункції зв'язку
Будучи секретарем менеджера, ви часто будете першою особою, що звертається до тих, хто намагається досягти вашого боса, як в компанії, так і за її межами. На відміну від адміністратора або генерального секретаря, який відповідає на телефон для всього персоналу, ви можете відповідати на вхідні дзвінки лише для свого менеджера. Вам доведеться виводити виклики, щоб визначити, чи можете ви допомогти абонентові або якщо ваш бос може прийняти виклик. Допомога менеджеру включає в себе привітання відвідувачів, які приходять у офіс вашого менеджера і направляють їх відповідно до інструкцій вашого менеджера. Функції секретаря для вашого менеджера можуть також включати зв'язок з іншими фахівцями від її імені шляхом письмової кореспонденції, здійснення телефонних дзвінків і надсилання електронних листів.
Функції організації
Менеджери очікують, що їхні секретарі будуть організовані. Ви несете відповідальність за те, щоб офісні файли зберігалися впорядковано, а будь-які конфіденційні документи розміщувалися в безпечній зоні. Можливо, вам доведеться сортувати вхідну пошту, щоб визначити, що дано вашому менеджеру, зареєстровано або відхилено. Допомога менеджеру часто включає в себе збереження його або її графіка. Він очікує, що ви будете стежити за його призначеннями, планувати зустрічі і робити свої подорожі, коли це буде необхідно. Додаткові функції можуть включати в себе налаштування конференц-дзвінків і відвідування засідань, а також надання порядку денного і прийняття протоколів.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКеруючі функції
Навіть якщо ви є секретарем менеджера, деякі з ваших обов'язків можуть включати управління. Допомога менеджеру іноді може означати виступати як менеджер. Ваш начальник може дати вам завдання контролювати певні проекти, такі як керування базою даних або створення та оновлення звітів. Якщо в офісі є інші канцелярські працівники, ви можете нести відповідальність за управління ними та призначення їхніх повсякденних завдань. Вони можуть звітувати безпосередньо перед вами замість вашого менеджера, і ви можете служити їх безпосереднім керівником. Ви також можете попросити інших співробітників і навіть проінструктувати вашого керівника з таких питань, як навчання їх роботі з офісними машинами або використання пакетів програмного забезпечення.
