Як власник малого бізнесу, вільний час, ймовірно, не те, що у вас є багато. У вас є багато завдань, які потрібно виконати, і терміни виконання. Отже, як краще виконати ці завдання за коротший час?
Нижче наведено 50 порад, які допоможуть вам заощадити час протягом всього робочого дня.
50 Поради щодо економії часу для малого бізнесу
1. Встановіть цілі
$config[code] not foundЩоранку випишіть детальний список справ, які ви хочете виконати в цей день.
2. Створіть план
З'ясуйте, коли і як ви виконуватимете кожний елемент у своєму щоденному списку - вам потрібна допомога, матеріали та інше?
3. Визначте пріоритетність за важливістю
Іноді вам доведеться вирізати елементи зі списку завдань, тому рано вирішуйте, що таке найважливіші елементи, і визначте пріоритети.
4. Визначте пріоритетність за терміном
Вам доведеться дістатися до тих проектів, для яких термінові терміни є терміновими, тому залиште ті, які на наступний тиждень мають намір отримати.
5. Розбийте великі завдання
Якщо у вашому списку є деякі переважні елементи, розбийте їх на більш дрібні, більш керовані завдання.
6. Будьте реалістичними
Не очікуйте, що ви виконаєте все за годину. Знайте свої обмеження і свої здібності.
7. Відстежуйте свій час
Для того, щоб краще зрозуміти, як ви дійсно витрачаєте свій час, займіть кілька днів і запишіть все, що ви робите, і скільки часу потрібно. Включайте перерви, електронну пошту, соціальні медіа та все інше, щоб дізнатися, які ваші найбільші втрати часу.
8. Встановіть терміни
Потрібна мотивація для завершення проекту? Вкажіть кінцевий термін для себе і розкажіть іншим про це, щоб вони могли допомогти вам довести свою відповідальність.
9. Тримайте Око на годиннику
Ви не хочете постійно перейматися часом, але ви також не хочете, щоб цей день пішов від вас, тому що ви не звертали уваги. Будьте в курсі.
10. Встановіть Нагадування
Якщо у вас є кінцевий термін або зустріч, встановіть на вашому телефоні нагадування, які будуть вимикати незадовго до цього.
11. Розклад перерв
Кожен повинен робити перерви протягом дня, тому обов'язково враховуйте їх при плануванні завдань на день.
12. Розклад часу для електронної пошти та соціальних медіа
Електронна пошта та соціальні медіа можуть бути великими витратними часом. Не відповідайте на кожну електронну пошту, оскільки вона з'являється, і не залишайте Facebook або Twitter відкритим весь день. Замість того, щоб запланувати короткий блок або два протягом дня, щоб виконати ці завдання.
13. Використовуйте центральну систему управління соціальними медіа
Якщо ви використовуєте соціальні медіа для маркетингових цілей, ви, ймовірно, маєте більше одного облікового запису. Використання центральної інформаційної панелі, як HootSuite, допоможе вам уникнути переходу між сайтами і навіть дозволяє планувати посади протягом дня, тому вам не потрібно постійно підписуватись.
14. Уникайте відволікання
Крім соціальних медіа та електронної пошти, існує ряд інших відволікаючих моментів, які можуть призвести до втрати часу протягом дня. Якщо ви працюєте вдома, вимкніть телевізор. Якщо ви працюєте в офісі, зробіть інший шлях до охолоджувача води, щоб уникнути балакучих колег.
15. Дотримуйтеся одного завдання за один раз
Багатозадачність може звучати як заощадження часу, але це не так. Зосередьтеся на одній задачі, завершіть її, а потім рухайтеся далі.
16. Пакетні завдання
Може бути корисно виконувати подібні завдання послідовно. Наприклад, зробіть всі телефонні дзвінки протягом дня назад.
17. Стимулювання завдань
Коли у вас є дійсно важке завдання, яке потрібно виконати, дайте собі нагороду за його завершення. Це може бути так просто, як перерва.
18. Зосередьтеся на результатах
Ви повинні мати уявлення про те, чому ви виконуєте кожне завдання у вашому списку. Запитайте себе, як кожен елемент вплине на вашу компанію і зосередиться на результатах.
19. Не напружуйте над важливими деталями
Якщо щось не впливає на вашу справу, не піддавайте йому стрес. Перфекціонізм може бути великим часом.
20. Створіть добрі звички
Створюйте звичку регулярно сортувати файли, своєчасно реагуючи на повідомлення електронної пошти і швидко виконуючи будь-які інші завдання, які з'являються у вашому списку завдань, щоб воно швидко стало рутинним.
21. Усуньте неістотність
Видаліть предмети, які більше не служать вашим завданням, як фізично, так і електронно.
22. Використовуйте фільтри та архіви електронної пошти
Використовуйте фільтри та архіви електронної пошти, щоб не витрачати годинник на пошук певного повідомлення. Ваша програма електронної пошти, швидше за все, пропонує прості інструменти, щоб зберегти всі ваші комунікації організовані, так що розумно використовувати ці функції.
23. Обмеження зустрічей
Зустрічі можуть бути важливими, але вони також можуть перетворюватися на марнотратство часу, якщо вони надто довгі або трапляються занадто часто. Приймати і планувати лише важливі зустрічі.
24. Оренда віртуального помічника
Віртуальні помічники можуть допомогти вам з повсякденними повсякденними завданнями, такими як електронна пошта, бухгалтерія, планування та дослідження. Подумайте про отримання допомоги, якщо вам це потрібно.
25. Використовуйте платформу управління проектами
Такі послуги, як Basecamp, пропонують вашій команді можливість спілкуватися в групах, встановлювати терміни, обмінюватися файлами та редагувати їх без необхідності підтримувати кілька різних потоків електронної пошти.
26. Зберігайте проекти на одному місці
Як для завершених проектів, так і для тих, що продовжуються, є одна папка або область, де ви знаєте, що їх можна знайти.
27. Уникайте години пік
Якщо ви їдете на роботу або збираєтеся їхати на зустрічі, беріть до уваги трафік і будівництво, щоб не витрачати час на дорозі.
28. Віртуальні зустрічі
Уникайте подорожей, коли це можливо, і розгляньте можливість використання таких програм, як Skype або GoToMeeting.
29. Автоматизація нарахування заробітної плати
Замість того, щоб вручну відстежувати години і витрати, інвестуйте в систему нарахування заробітної плати, яка буде робити всю роботу за вас.
30. Приймайте нотатки
Тримайте з собою ноутбук у будь-який час, щоб записати нотатки та ідеї, або скористатися додатком, таким як Evernote, для зберігання ідей, зображень тощо, щоб ви не витрачали час на те, щоб подумати про них пізніше.
31. Скористайтеся перевагами технології
Доступно стільки заощаджень часу та організаційних програм і служб, як Dropbox, що дозволяє приносити свої фотографії, документи та відео в будь-якому місці. Знайдіть ті, що працюють для вас.
32. Не зникайте
Спроба освоєти та використовувати занадто багато продуктивності та служб продуктивності відразу може стати відправником часу. Не використовуйте стільки, що ви витрачаєте на них більше часу, ніж зберігаєте.
33. Делегат
Попросіть вашу команду взяти на себе завдання, на які у вас немає часу, або ті, з якими ви знаєте, що вони зроблять хорошу роботу.
34. Інвестуйте в бухгалтерське програмне забезпечення
Ведення нескінченних таблиць може призвести до великої кількості головних болів і втрати часу. Зберігайте всі дані облікового запису в одному місці.
35. Зберігайте організовану робочу область
Не витрачайте годинник на робочий стіл, шукаючи конкретний документ, коли ви можете просто впровадити систему реєстрації та знайти її за лічені секунди.
36. Резервне копіювання файлів
За допомогою зовнішнього жорсткого диска, копій або резервного копіювання в мережі, створюйте резервні копії всіх важливих файлів у випадку комп'ютерного розпаду. Розглянемо онлайн службу, наприклад Carbonite або Mozy для цієї мети.
37. Зберігайте шаблони для звичайних форм
Не витрачайте час на написання тих самих абзаців знову і знову, коли ви могли б зберегти загальний шаблон. Просто ввійдіть і зробіть кілька оновлень кожен раз, коли ви використовуєте його, а не починаєте з нуля.
38. Використовуйте ярлики
Використовуйте клавіатурні скорочення та ярлики веб-переглядача та зберігайте всі часто використовувані програми на легкодоступному місці на робочому столі.
39. Автоматизація витрат
Використовуйте автоматичні послуги оплати рахунків, коли це можливо, щоб уникнути прострочених платежів і часу, що витрачається на оплату рахунків кожного місяця.
40. Використання календаря на основі хмари
Програми календаря можуть постійно інформувати вас про важливі зустрічі та терміни оновлення. Для цього скористайтеся Календарем Google.
41. Майте систему співпраці
Якщо ви використовуєте платформу, наприклад Basecamp або Документи Google, або дотримуєтеся більш традиційних методів, ви повинні мати встановлену систему для співпраці, щоб ваша команда не заплуталася і була неорганізованою.
42. Скажіть "Ні"
Не беріть на себе завдання тільки тому, що хтось просить вас. Якщо у вас немає часу, і це не допоможе вашому бізнесу, не робіть цього.
43. Зробіть більшу частину часу
Час, проведений у залах очікування, на метро або навіть на довгих поїздах на ліфті, може бути використаний для оновлення календаря, написання нотаток або виконання інших простих завдань.
44. Очищення старих файлів
Зневажування комп'ютера старими файлами може не тільки утримати вас від необхідності пробиратися через них, шукаючи більш відповідні файли, але це також може прискорити ваш комп'ютер і врятувати вас від долі нескінченних сторінок завантаження.
45. Використовуйте мобільні програми
Існують програми для мобільних пристроїв продуктивності, програми для мобільних календарів, програми списків мобільних пристроїв, які допоможуть вам виконати завдання та заощадити час, а не комп'ютер.
46. Знайте свої звички
Якщо ви - ранній птах, рано вийдіть зі своїх найважливіших завдань. Якщо ви - «сова», не змушуйте себе вранці робити великі проекти. Слухайте свої сильні сторони.
47. Скоротіть свій робочий день
У блозі на вільній папці, Lexi Rodrigo пояснює, що скорочення часу на робочий день змусить вас виконати більше протягом виділеного часу.
48. Залиште кімнату для несподіваних
Речі, на які ви не планували, з'являться протягом дня. Візьміть це до уваги під час створення списку завдань.
49. Тихий час
Якщо ви працюєте в офісі, поставте знак "не турбувати", коли ви працюєте над важливим завданням. Якщо ви працюєте вдома, заглушіть свій телефон на цей час. Якщо відволікання виникають, коли ви перебуваєте в зоні, ви можете втратити свою концентрацію і в кінцевому підсумку витратити більше часу, ніж потрібно.
50. Не перевищуйте розклад
Ви можете бути занадто оптимістичні вранці про те, скільки ви можете зробити в цей день. Але створення занадто повного списку буде тільки придушити вас пізніше в той же день.
Якщо ви впровадите навіть декілька перерахованих вище рад, які заощаджують час, ви почнете помічати різницю у робочому дні та продуктивність - і ви навіть помітите, що у вас є трохи більше вільного часу.
Більше в: Зростання малого бізнесу 71 Коментарі ▼
