Моя компанія, Journyx, існує вже шістнадцять років, і за цей час ми пережили один з найбільших економічних спадів в історії, поява одночасно захоплюючої і страшної соціальної медіа сфери, а також великі переходи в тому, як програмне забезпечення купується і доставлено. Однак, ми не завжди були настільки витривалими.
Спочатку ми наближалися до абсолютного провалу кілька разів.Це не має нічого спільного з нашим продуктом; Клієнти знайшли його, виконавши свої обіцяні функціональні можливості, а потім деякі. Це також не стосувалося нашої команди або будь-якої низької внутрішньої політики.
Причина, по якій я розповідаю вам цю історію, полягає в тому, що тут можна винести урок: ми не мали чіткого бачення нашого трубопроводу та грошового потоку. Нам було важко передбачити, скільки грошей ми маємо в банку кілька тижнів у майбутньому. Це була серйозна проблема і, на жаль, загальна. Можливо, ви навіть маєте досвід у своїй компанії.
Легко, особливо для малих підприємств і стартапів, зосередитися на хвилюванні тут і зараз. Майбутнє - абстрактне поняття для підприємств на рівні підприємства, поки воно не є. Ви повинні зосередитися на зростанні з самого початку. Успіх - це не трубка мрії, але парадоксально це може знищити вас, якщо ви не готові до цього.
Ми не були першою компанією, яка зіткнулася з періодами зростання, яких ми не змогли впоратися, і ми не будемо останніми. На щастя, запросто запровадити систему, що дозволяє здійснювати інтелектуальне прогнозування.
Нижче наведено п'ять кроків, які можна виконати, щоб переконатися, що ваша компанія не стикається з тими ж проблемами:
1. Відстежуйте проекти окремо
Відстеження часу працівників, витраченого на проекти, є великим, але ви будете отримувати максимальну користь, коли ви відстежуєте кожен проект окремо. Це дозволяє розглядати кожен проект як унікальний елемент прибутковості компанії. Це розуміння надзвичайно цінне при розподілі ресурсів, тому що ви будете знати параметри для кожного проекту щодо поточної доступності компанії.
2. Моніторинг завдань та змін у продуктивності працівників
У будь-якій організації очевидні переваги знання того, що роблять ваші співробітники в будь-який момент: ви хочете, щоб вони працювали над завданнями, які дійсно вигідні компанії. Але також важливо розглянути, які робочі місця вони найефективніші. Впровадження системи, яка дозволяє співробітникам відстежувати час від конкретних завдань, дозволить вам побачити, де вони є найбільш корисними. Шанси на те, що їм подобається робити краще. Немає необхідності щодня змінювати роботу робочих місць, але враховуйте зміни, коли дані свідчать про те, що вони удосконалюють навички в новій сфері і можуть бути більш корисними в інших місцях.
3. Створення бази даних попередніх проектів
Наявність відставання ваших проектів буде неймовірно цінним, хоча для побудови потрібний деякий час. За допомогою цієї інформації можна визначити, скільки людей зазвичай потрібно для завершення проекту; підвищити точність бюджетів на основі обсягу; і досконалі графіки на основі загальних параметрів проекту. Навіть найменш ефективні проекти стають цінними, тому що ви можете зібрати у них стільки ж інформації. Ви будете знати, що не спрацювало, які фактори змусили вас перебрати бюджет, а також вчитися на помилках.
4. Завжди знайте свої доступні ресурси
Важливою частиною будь-якого плану проекту є створення вашої команди. Це завдання легше, коли ви точно знаєте, хто доступний (з навичками, які вам потрібні), і який їх графік буде на весь час проекту. Якщо у вас є автоматизована система управління проектами, графіки співробітників є очевидними, і будь-які запити на відпустку будуть відзначені. Ви також знаєте завдання, над якими працюють інші працівники, щоб уникнути надмірного розтягування ресурсів або виділення індивідуума на завдання, для яких вони не дуже підходять.
5. Постійно контролювати використання ресурсів відносно бюджету та графіка
Якщо порівняти час і ресурси, витрачені на проект, порівняно з відсотками, можна побачити, які проекти забирають надто багато ресурсів, щоб залишатися прибутковими. Це дозволяє перерозподіляти активи на проекти, як це необхідно, або навіть вбивати проекти, які занадто далекі, щоб допомогти вашій компанії. Завжди краще визначити питання на ранній стадії, а динамічна система спостереження надає таку інформацію. Іноді краще скоротити свої втрати і рухатися далі; витрати можуть швидко вийти з-під контролю, що призведе до погіршення ситуації.
Хоча можна відстежувати ці системи, використовуючи основні бізнес-програми (ми використовували Excel і QuickBooks на ранній стадії), автоматизовані, програмовані системи значно скоротять час і помилки каталогізації. Яким би методом ви не вибрали, почніть якомога швидше, якщо ви цього ще не зробили. Зростання має бути причиною збудження, а не турботи.
1
