Те, як починається лист, диктує його тон. Формальні листи відрізняються від особистих у тому, що вони використовуються переважно в професійному контексті. Намір офіційного листа може змінюватися, але те, що завжди бажано, полягає в тому, що ви, як письменник, серйозно ставитеся до себе і одержувача листа. Існує набір конвенцій, що стосуються як мови, так і формату, що поширює цю інформацію.
$config[code] not foundПодумайте про те, що ви хочете сказати. Висловлюючи себе чітко і лаконічно, людина, що отримує лист, показує, що ви впевнені в тому, що ви говорите. Він також демонструє, що ви уважно ставитеся до тимчасових обмежень, на які він, ймовірно, перебуватиме. Напишіть проект листа, виділіть, що ви вважаєте найбільш важливою інформацією, і подивіться його найпростішим і прямим можливим способом.
Увімкніть комп'ютер і відкрийте програму обробки текстів. Напишіть шрифт Times New Roman розміром 12 і використовуйте один інтервал. Вирівнюйте текст праворуч, щоб у верхньому правому куті сторінки було введено контактну інформацію: ім'я на одному рядку та адреса на три рядки. Потім додайте будь-яку додаткову контактну інформацію, таку як номер телефону або адресу електронної пошти, переконайтеся, що надайте кожному окремому контакту свій власний рядок у тексті. Залиште проміжок одного рядка і напишіть дату.
Залиште простір від двох до трьох рядків і виправте текст ліворуч. Почніть лист з "Шановні", а потім назву людини: пані, пані, містера або доктора, а потім їхнє ім'я, а потім кома. Якщо ви не знаєте, хто отримає лист, то «Дорогий пані та панове» можна використовувати або «Кому це може стосуватися». Натисніть клавішу Enter на клавіатурі двічі, залишивши рядок пробілу перед тілом листа, це робить лист більш читабельним.
Отримати прямо до справи. Якщо ви познайомилися з особою, до якої ви звертаєтеся, то звичайною практикою є інформування її про те, де вона знаходиться; "Шановна пані X, ми зустрілися на конференції в Тускалусі". В іншому випадку найкраще підійти до інформації, яку ви бажаєте передати, або відповіли. Ось тут ви посилаєтеся на свій початковий проект: замовляйте зміст вашого листа навколо важливості інформації, яку ви маєте, тобто спочатку задайте найнеобхіднішу стурбованість і покладіть решту проблем у порядку пріоритетності. Вищеописані конвенції формальності дозволяють читачеві дізнатися тип листа, який вона отримує, так що немає необхідності в довгій преамбулі.
Порада
Уявіть, що ви отримуєте лист, який ви пишете. Які речі дадуть вам знати, що лист є формальним?
Використання фірмового бланку дає літеру більше гравітації і може заощадити час на незручне редагування.
Увага
Дотримуючись умовності для початку офіційного листа, не дозволяйте вашій мові стати неформальною, оскільки це буде заплутаним для читача.
