Організований розум створює організований висновок у будь-яких зусиллях, в яких вони беруть участь. Добре організований бізнес означає організований розум, який керує шоу, і це такий бізнес, який досягає цілей.
Легко організовувати свій фізичний простір, але з точки зору фінансового успіху має значення. Зокрема, ваші комп'ютерні файли і папки. Без організованого комп'ютера бездоганний офіс не варто пагорба квасолі.
$config[code] not foundЯкі файли і папки на організованому комп'ютері виглядають як
Організований комп'ютер містить файли та папки, названі та впорядковані, щоб користувачі могли легко знайти те, що шукають. Більшість людей зберігають цей намір під час збереження файлів і створення папок, але це не триває довго.
Надто швидко стільниці стають мертвими, переповнення папок завантаження, а відновлені файли інсталяції споживають велику частину жорстких дисків. Нові папки створюються, коли неможливо знайти існуючі папки, а файли з’являються так, як вам буде зручно. Це не спрацьовує, якщо потрібно принести певні файли на нараду або коли у вас є команда співробітників, яким необхідно отримати доступ до файлів на вашому сервері. Називаючи ваші файли першою, що приходить на думку, ви створюєте дезорганізацію.
Упорядкування комп'ютерних файлів починається з замовлення
Організація файлів починається з угоди про іменування. Угода про найменування - це попередньо визначений шаблон або структура для іменування файлів. Наприклад, якщо ви регулярно створюєте документи Microsoft Word, ви можете зберегти їх з ім'ям файлу, що починається з дати створення. Якщо ваші документи містять інформацію, зібрану з різних подій, ви можете зберегти файли як " дата + назва події + опис документа Це дозволяє ваші файли групуватися за датою першої та другої події в папці.
Завдяки використанню назв імен, коли ви переглядаєте список імен файлів, ви відразу розпізнаєте їх і знайдете те, що вам потрібно. Використання угоди про найменування робить все відмінне у світі, як ви можете бачити в цих прикладах, опублікованих RevEngine Marketing.
Будь-яка угода про найменування, яку ви використовуєте, має ґрунтуватися на тому, як ви пізніше зможете шукати файли та папки. Серед описів декількох корисних інструментів організації Setapp робить важливий момент: хороше ім'я файлу дозволяє дізнатися, що містить файл, не відкриваючи його. Якщо це занадто пізно, і у вас є купа файлів, нагромаджених з різнорідними іменами, вам знадобиться лише кілька хвилин, щоб скласти угоду про присвоєння імен і застосувати групове перейменування для виконання цієї роботи.
Перш ніж почати перейменування файлів і папок, створіть чітку угоду про іменування. Угода про найменування повинна містити важливу інформацію у назві файлу, наприклад:
- Дата створення файлу. Для маркетингових файлів це добре. Наприклад, скажіть, що ви створюєте бюлетені електронної пошти в документах Word, перш ніж вони будуть розіслані, і ви створите кілька змін. Кожен новий проект потрібно зберегти з датою створення. Таким чином, якщо ви вирішите повернутися до проекту, створеного вчора, ви можете.
- Дата представлення вмісту файлу. Наприклад, якщо ви збираєте дані про історичні події, які будуть введені в часову шкалу, ви можете використовувати дату історичної події в назві файлу. Коли ви переглядаєте ці файли в папці, вони будуть алфавітно-цифрово організовані за датою, що полегшує вилучення вмісту в хронологічному порядку.
- Розташування вашого вмісту. Якщо ви збираєте інформацію під час участі в мережевих подіях, додавання розташування в імені файлу допоможе вам отримати доступ до потрібної інформації пізніше. Можливо, ви несподівано зрозумієте, що потрібно отримати доступ до файлу, що містить інформацію з минулого року в цифровому Голлівуді, але якщо ви не вкажете назву "Цифровий Голлівуд" або "DH", вам доведеться відкрити документи, щоб знайти його.
- Конкретні альтернативні дати. Замість того, щоб використовувати повну дату, наприклад, "08-12-2015", ви можете посилатися на квартали у вашому імені файлу. Наприклад, «2015-Q3» буде представляти третій квартал 2015 року. Якщо вам потрібно посилатися на інформацію з третього кварталу будь-якого року, імена файлів повинні бути організовані за кварталом. Інакше вам доведеться робити математику для перекладу конкретних дат на квартали, перш ніж знати, що ви отримали потрібний файл.
Вам потрібні інтуїтивні імена конвенцій
Файли, збережені без умовних імен, важко знайти. Якщо ви або хтось у вашій компанії бореться з пошуком файлів, не пізно створювати та впроваджувати угоди про найменування.
Фото через Shutterstock
1
