Вищі керівники, такі як керівники компаній, віце-президенти компанії та керівники операцій, керують своїми організаціями за допомогою адміністративної адміністративної підтримки. Часто називаються виконавчими секретарями, виконавчими адміністраторами або виконавчими помічниками, ці фахівці обробляють інформаційні потреби та адміністративні деталі для своїх начальників. Завдяки своїм контактам з провідними співробітниками організації вони можуть виконувати багато завдань вищого рівня, наприклад, відвідувати важливі зустрічі та проводити важливі дослідження.
$config[code] not foundНавички
Оскільки вони мають справу з менеджерами, керівниками, технічними працівниками та службовцями на всіх рівнях організації, а також клієнтами, виконавчі адміністратори потребують відмінних навичок міжособистісного спілкування. Вони повинні активно слухати вказівки своїх босів, пояснювати інформацію в усній формі підлеглим і писати звіти, які розуміють загальні працівники. Їхня соціальна сприйнятливість допомагає їм збирати інформацію від людей і мотивувати інших до дій. Необхідні хороші організаційні та часові навички, оскільки вони одночасно виконують кілька завдань і можуть працювати для більш ніж одного виконавчого органу. Виконавчі адміністратори повинні мати ефективні навички роботи з комп'ютером для ефективного використання програмного забезпечення для організації, організації та представлення даних.
Обов'язки
Виконавчі адміністратори виступають в ролі прибічників для своїх керівників, перевіряючи свої телефонні дзвінки та листи, а також приймаючи повідомлення. Відвідувачі компанії повинні проходити через них, щоб вони могли вирішити, чи дозволити доступ до ключових керівників. Вони також організовують поїздки, планують зустрічі та відвідують їх, записуючи хвилини, і збирають дані, які їхні начальники вимагають. Вони коректують та пишуть кореспонденцію та інші ділові документи керівниками, поширюють повідомлення або інші письмові повідомлення. Як частина їхнього досвіду, вони можуть керувати таким різноманітним офісним обладнанням, як комп'ютери, копіювальні апарати, факсимільні апарати та телефонні системи.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingНагляд
У великих організаціях виконавчі адміністратори можуть керувати іншими секретарями, помічниками та службовцями, щоб вони могли додати завдання управління до своєї посадової інструкції. Вони розміщують посадові інструкції, а потім інтерв'юють і перевіряють кваліфікацію кандидатів. Потім вони наймають, навчають і мотивують підлеглих адміністраторів. Вони також призначають завдання та графіки, розподіляють офісні приміщення та матеріали, а також контролюють прогрес та якість роботи. Виконавчі адміністратори також можуть нести відповідальність за підняття та просування по службі, а також за підпорядкування.
Кваліфікація
O * NET OnLine показує, що 41 відсоток виконавчих адміністраторів мають певні вищі класи, але не ступінь, 28 відсотків мають диплом про середню освіту або GED, а 26 відсотків мають асоційований ступінь. Деякі адміністратори починають працювати на посадах нижчого рівня, але з досвідом та додатковою підготовкою піднімаються на посади підвищеної відповідальності, поки не досягнуть виконавчого рівня. Студентам-аспірантам для виконавчих помічників потрібен два роки, і вони доступні в бізнес-школах та громадських коледжах. Кілька виконавчих секретарів отримують ступінь бакалавра в галузі управління бізнесом з університетів, що триває чотири роки. Добровільна сертифікація надається національними організаціями, що може збільшити можливості працевлаштування.
