Ділові операції все частіше здійснюються через онлайн-зустрічі.
Обладнання одразу стає простішим у використанні, з безшовними інтеграціями та більш складними та потужними функціями. Навіть люди, що перебувають в дорозі, можуть перейти до зупинки відпочинку або знайти тихе місце і взяти участь в онлайн-конференції з зручності свого смартфона.
Бізнес-рішення для веб-конференцій недорогі, часто варіюються від $ 20 на місяць до $ 40 на місяць для багатофункціонального пакету послуг. Згідно з таблицею, наданою Getvoip.com, радником веб-комунікації, більшість провайдерів VoIP-телефонії навіть запропонують рішення для веб-конференцій як доповнення для щомісячної плати від $ 5 на місяць до 15 доларів на місяць.
$config[code] not foundВеб-конференції можуть бути одкровенням - або великою втратою часу для деяких організацій, якщо вони не реалізовані належним чином. Технологічні чудеса будуть нікчемними, якщо веб-зустрічі неорганізовані, занадто довгі, надто короткі, меандрові або іншими способами неефективні та неефективні. Іншими словами, атрибути гарної зустрічі, яка проводиться, коли всі знаходяться в одній конференц-залі, повинні підтримуватися, наскільки це можливо, у форматі веб-конференції.
Мері Полі-Берте, компанія SyberWorks, запропонувала вичерпний перелік порад для веб-конференцій. Ось деякі з її пропозицій, які допоможуть зробити веб-конференції успішними:
- Будьте дуже обережні у виробництві слайдів PowerPoint. Вони повинні бути переконливими і на місці.
- Майте особистість, яка йде на користь який є центром уваги при організації зустрічі.
- Нехай учасники знають що буде вирішено під час зустрічі.
- Репетируйте і перевіряйте презентацію перед зустріччю.
- Загалом, переконайтеся що всі учасники веб-конференції знайомі з технологією, яка буде використовуватися.
Деякі з наступних пропозицій Polley-Berte - ще 23 - дуже корисні. Суть в тому, що технологія веб-конференцій все ще перебуває на ранніх стадіях, але ключі до її використання в значній мірі і ефективно засновані на старомодному здоровому глузді.
Ефір Шиндлер, керівник ІТ-відділу, охоплює ті ж самі місця, що і Полі-Берте. Але її неповторний спін і прозорливість змушують її думки іншим, що варто прочитати.
Шиндлер припускає, що надсилання інформації напередодні телеконференції є більш важливим, ніж для внутрішньої зустрічі. Основні правила важливі через характер телеконференцій в Інтернеті. Вона додає, що жорсткий контроль є обов'язковим. Люди, що відвідують веб-конференції, несуть відповідальність за всі відволікання домашнього офісу або Starbucks. Таким чином, розумова дисципліна надзвичайно важлива.
Важливо також, щоб не стати жертвою синдрому «поза полем зору, з розуму». У гібридних зустрічах - в яких більшість людей знаходяться в одному місці, але значні кількості відвідують віддалено - існує тенденція забувати про тих, хто не знаходиться в кімнаті. Структурований підхід до провадження є важливим кроком у цьому.
Університет державного університету «Humbolt», в невизначеному вигляді, дивиться на веб-конференції за тиждень до, під час і після виклику. Існує кілька пропозицій для кожного періоду часу. Ось перші з них:
- До: Передбачити можливі запитання учасників та підготувати відповіді; забезпечити порядок денний і створити чітке розуміння мети конференції.
- Під час сухого ходу: Використовуйте комп'ютери, які будуть використовуватися під час заходу, щоб переконатися, що вони мають належне програмне забезпечення та працюють правильно; включати всіх спікерів і модераторів у сухому режимі, щоб усі знали, що робити.
- День сесії: Використовуйте детальний порядок денний; розпочати онлайн-сеанс за 30 хвилин до заходу.
- Під час сесії: Запрошення учасників представити себе через чат має подвійну мету - ознайомити їх з технологією та забезпечити їх залучення; Виконуйте порядок денний і зробіть звукову перевірку.
- Після сеансу: Перегляньте будь-який запис як спосіб покращити будь-які та всі аспекти запуску веб-конференції; розмістити посилання на запис, з якого можуть скористатися учасники та інші учасники.
Доктор Тоні Каррер з eLearning Technologies також запропонував перелік кроків, які збільшать шанси на проведення успішної веб-конференції. Стаття не нова, але вона має рекомендації, які все ще дуже актуальні. Деякі важливі ідеї Каррера:
- Не плануйте участі в ad hoc від учасників. Дизайн їх дюйма Якщо люди добровольців введення, вважають це бонус.
- Якщо це довго або багатоточковий сеанс, дизайн в перервах.
- Якщо веб-конференція охоплює часові зони - особливо на міжнародному рівні - дуже ретельно.
- Заохочуйте людей хто буде представляти на суміжні теми або під час однієї панелі, щоб спілкуватися один з одним перед подією.
Веб-конференції надають величезні переваги. У той же час вони є інтенсивними до підготовки. Багато речей, які відбуваються природно в приміщенні-зустрічі, такі як експромт розмови під час кава-брейк і можливість для людей, щоб прочитати словесні сигнали ораторів, цілком або в основному відсутні. Виправити це важко, але не неможливо.
Фото конференції VOIP через Shutterstock
4 Коментарі ▼
