Як лідер, ви хочете продуктивної команди, так що це має сенс тільки підсилити своєчасність і допомогти членам команди триматися подалі від поганих робочих звичок, таких як затягування.
Зволікання з'їдає на продуктивність людини, яка затягує. Більше того, це додає стресу - стрес для прокуратора, а також для решти команди, яка повинна боротися, щоб прийняти слабкість за пропущені терміни.
$config[code] not foundЦе також призводить до негативних емоцій, які підривають колективну роботу. Затягувач несе в собі навантаження на провину за те, що він не вчасно, а інші в команді відчувають обурення за те, що вони повинні компенсувати когось, хто кидає м'яч.
Не кажучи вже про це, звичайно, це може зашкодити вашому бізнесу. Зволікання може призвести до нещасних клієнтів, штрафів за затримки і втрати майбутніх продажів.
Програмне забезпечення є простим рішенням, яке допоможе вашій команді розірвати звичку відтягування. Ось 5 простих способів використання програмного забезпечення, щоб відірватися від зволікань і зробити вас і вашу команду більш продуктивною.
Використовуйте календарі для їхнього найбільшого потенціалу
Цифрові календарі ідеально підходять для розриву циклу зволікань - якщо ви використовуєте їх правильним шляхом. Заохочуйте свою команду спробувати ці методи календаря (і використовувати їх самостійно, щоб навести приклад):
- Заблокуйте встановлений період часу для виконання важливого проекту або завдання у своєму календарі. Якщо це у вашому календарі з годиною або двома годинами, щоб зробити це, ви на один крок ближче, ніж просто поставити завдання до списку завдань.
- Коли ви встановлюєте сповіщення календаря, додайте посилання на будь-які документи, необхідні для виконання завдання, безпосередньо у повідомленні календаря. Таким чином, ви не витрачаєте час на пошук документів, щоб розпочати - або відволікатися.
- Використовуйте спільні календарі у своїх організаціях, щоб уникнути переходу назад і вперед, щоб перевірити доступність. За допомогою спільних календарів можна переглянути, хто є безкоштовним. Крім того, ознайомтеся з функціями програми календаря, щоб знайти маленькі хаки, які полегшують планування. Наприклад, календарі Outlook мають те, що називається помічником планування, який може зробити налаштування наради швидше.
Полоскання та повтор: Шаблони, шаблони, шаблони
Ніщо не заохочує зволікання, як дивитися на порожній екран, знаючи, з чого почати цей наступний проект. Шаблон швидше вимикає блок з таких завдань, як написання звіту, створення презентації або створення порядку денного наради.
Існує два типи шаблонів. Один з них - це загальні шаблони, які можна знайти в Інтернеті або навіть у пакеті Office, який ви використовуєте. Наприклад, Office 365 має безліч безкоштовних шаблонів у різних модулях, таких як електронні таблиці та презентації.
Іншим типом шаблону є ті, які спеціально пристосовані до вашого бізнесу. З часом ви будете будувати шаблони для презентацій, звітів тощо. Ключ у тому, щоб кожен міг знайти їх, коли їм це потрібно. Створіть центральну бібліотеку шаблонів і заохочуйте кожного користуватися нею. Завдяки спільним папкам та сховищам файлів у хмарі це дуже просто налаштувати.
Tock Tock: Використовуйте таймери керування часом
Іноді допомагають і заохочують зволікання, витрачаючи занадто багато часу на неважливі завдання. Допоможіть вашій команді зрозуміти, як краще виділяти свій час, витрачати його на найактуальніші та найважливіші завдання.
Тут може допомогти щось таке просте, як таймер. Якщо хтось у вашій команді має тенденцію витрачати занадто довге читання неважливих повідомлень електронної пошти, або дозволити зустрічам перебігти, то таймер допоможе заощадити хвилини, які додаються до годин протягом тижня.
Я виявив, що час більш свідомий часу має дивовижні ефекти. До тих пір, поки я не почав відстежувати, я не розумів, скільки часу витрачається на виконання завдань низької ваги.
Windows 10 має вбудований безкоштовний додаток таймера. Ви також можете знайти програми таймера в Інтернеті або просто використати таймер і будильник на смартфоні.
Миттєві зміни: співпрацюйте над спільними документами
Припустимо, у вас є прес-реліз, якого ви хочете, щоб ваша команда дивилася, перш ніж вона вийде через Інтернет. Намагаючись домогтися того, щоб кожен, хто потребує внесків, переглядати його та реагувати, може знадобитися час - особливо для прокураторів у вашій команді.
Тут хмара приходить на допомогу у вигляді спільних хмарних документів.
Чи знаєте ви, що можете співпрацювати в Word за допомогою функції, яка дозволяє вам співавтором в реальному часі? Ви можете відстежувати символ редагування за символом, коли хтось інший працює над документом. Таким чином, ви можете змусити всіх подзвонити разом і зібрати всі вхідні дані швидко в режимі реального часу - уникаючи тенденції, що деякі з них відкладають.
Microsoft Office 365 також пропонує команди багатосторінної HD-відео та аудіо-платформи, щоб ваша група могла обговорювати номери, кампанії та проекти з різних місць. Якщо у вас є клієнт, який хоче об'єднати ідеї для своєї останньої кампанії, це призведе до того, що всі користувачі з’являться на одній сторінці.
Планувальник створено спеціально для Office 365. Він працює на всіх ваших пристроях. Ви можете додавати файли, завдання і навіть говорити з командою, де б вони не знаходилися. Сповіщення електронною поштою дозволяють членам команди легко знати, коли їм надано нове завдання. Планувальник залучає всіх і постійно оновлює їх.
Office 365 Video - це ще один варіант, щоб уникнути зволікань. Завантаження та обмін відеовмістом через вашу компанію створює обличчя та живу дію до письмових нотаток та директив.
Використовуйте віртуального помічника, як Кортана
Ось ще одне руйнування ухилення від зволікання: використовуйте віртуальний помічник, щоб робити записи та проводити дослідження для вашого наступного проекту. Наприклад, ви можете використовувати Cortana для словесного диктування декількох приміток для цього великого звіту та збереження їх у OneNote. Іноді набагато легше розпочати роботу, якщо ви починаєте з кроків дитини, наприклад, диктуєте кілька записок речей, які потрібно включити до звіту.
Ви також можете використовувати Cortana, щоб розмовляти веб-дослідження для проекту. Це змушує його відчувати себе менш наполегливою роботою і більше схожою на просту дискусію, якщо ви використовуєте щось на зразок Кортани, щоб подивитися речі.
Як показали ці приклади, існує багато способів використання технології для початку роботи та уникнення зволікань. Так що, ви чекаєте? Почніть використовувати деякі з цих інструментів!
На момент написання цієї статті Аніта Кемпбелл бере участь у програмі "Посол малого бізнесу Microsoft".
Людина на ноутбуці фото через Shutterstock
Докладніше в: Microsoft, Sponsored 1
