Старші секретарі зазвичай працюють в офісах і виконують ключові адміністративні обов'язки для забезпечення ефективного ведення щоденних бізнес-процесів. Старший секретар може працювати під одним або кількома керівниками, і він повинен вести точний облік всіх ключових кореспонденцій у бізнесі. Старші секретарі зайняті в різних сферах бізнесу у державному та приватному секторах.
Роль підтримки
Основна роль старшого секретаря полягає у тому, щоб звільнити час для своїх керівників, виконуючи ключові адміністративні обов'язки. Старші секретарі відіграють ключову роль у забезпеченні точного та своєчасного надання комунікацій потрібним сторонам Старший секретар, як правило, диктує нотатки від вищого керівництва, набирає нотатки у форматі листа або звіту та поширює інформацію для одержувачів, як зазначено на веб-сайті округу Шампань. Тому старший секретар повинен мати тверде розуміння граматичних правил і пунктуації і бути кваліфікованим у використанні основних програм офісного програмного забезпечення для надання статистичних даних або використання шаблонів листів. Від старшого секретаря також очікується, що він буде вести точний графік призначення для свого керівника та підтверджуватиме заходи для проведення ділових зустрічей з усіма очікуваними учасниками. Їй також може бути покладено завдання організувати поїздки та бронювати місця для проведення конференцій за межами території.
Роль комунікацій
Старшого секретаря іноді буде запропоновано координувати та контролювати ключові робочі завдання, призначені канцелярським персоналом, щоб забезпечити їх ефективне виконання та графік. Очікується також, що старші секретарі навчать нових співробітників та перекваліфікують наявний персонал, коли будь-які зміни до звичайної ділової практики будуть адаптовані. Старший секретар може також здійснювати телефонні дзвінки з внутрішніх та зовнішніх джерел, передавати повідомлення між департаментами та виклики на екрані, прийняті менеджерами, щоб переконатися, що вся відповідна інформація відзначена. Їй також може бути доручено запросити відвідувачів на стійці реєстрації, як описано на сайті Total Jobs.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingДодаткові обов'язки
Старший секретар може також проводити протоколи на засіданнях і, як правило, має намір точно подавати кореспонденцію з внутрішніх та зовнішніх джерел. Старший секретар також відповідає за моніторинг основних канцелярських товарів та створення нових замовлень для їх поповнення. Він також може допомогти у підготовці та обробці бюджетних кошторисів і рахунків-фактур і часто допомагає в управлінні зарплатою Старші секретарі часто проводять дослідження та генерують звіти про рівень ефективності бізнесу, показники продажів і витрати на купівлю, як описано на веб-сайті округу Монтерей.
