Роль менеджера документів

Менеджер документів є членом ІТ-персоналу, метою якого є організація, оновлення та покращення загального документообігу в компанії. Корпорації є найбільшими роботодавцями менеджерів документів, хоча деякі галузі, такі як великі фірми з нерухомості, юридичні послуги, фінансування, охорона здоров'я та страхування, можуть мати на руках менеджера документів незалежно від розміру. Більшість позицій менеджера документів вимагають щонайменше від одного до трьох років попереднього досвіду; однак нещодавні випускники коледжів, які мають спеціальну підготовку, можуть безпосередньо перейти на цю посаду. Знання спеціального програмного забезпечення, такого як системи управління документами та / або програми управління відносинами з клієнтами, є важливим для роботи. Менеджери документів мають п'ять основних посадових обов'язків: підвищення доступності, архівування документів, оновлення інформації, запис простежуваності та отримання документів.

$config[code] not found

Збільшити доступність

Працівники повинні отримати доступ до таких документів, як супровідні листи, маркетингові матеріали, навчальні посібники та інформацію про клієнтів, щоб завершити свою роботу. Традиційно працівники зберігали ці файли безпосередньо на жорстких дисках для майбутнього доступу, але існує ризик, що файли застаріють. Крім того, співробітники можуть витрачати дорогоцінний час на розчісування жорстких дисків для документів, які вони ніколи не завантажували. Система управління документами вирішує всі ці проблеми. Він створює координаційний центр, де зберігаються всі документи. Крім того, ці самі документи можуть бути передані співробітникам і клієнтам через веб-сайт. Більшість систем управління документами легко виводити на веб-сайт; перевага полягає в тому, що вона доступна для всіх, хто має підключення до Інтернету і не потребує додаткового програмного забезпечення або установок для перегляду (це може зажадати ім'я користувача та пароль, але це можна вказати).

Архівування документів

IRS вимагає від фінансових установ зберігати будь-яку документацію, пов'язану з клієнтом, протягом п'яти років після закриття рахунку. Міністерство юстиції вимагає навіть більш тривалого терміну для адвокатських бюро, а це означає, що всі ці файли потрібно їхати кудись. Менеджери документів зазвичай архівують документи в хронологічному порядку, хоча деякі віддають перевагу в алфавітному порядку залежно від кількості інформації, яку потрібно зберегти. Якщо це безпаперовий офіс, то документи повинні бути підкріплені (у двох окремих місцях), а потім вилучені з сервера.

Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас Sapling
Оновлення документів

Залежно від розміру організації, навички письма можуть бути ключовим елементом для ролі менеджера документів. Супровідні листи, шаблони та навчальні посібники вимагають постійного оновлення, щоб залишатися актуальними. Крім того, заяви про конфіденційність, пусті контракти та технічні документи отримують незначні зміни приблизно раз на рік. Незалежно від того, чи менеджер документів робить ці зміни особисто, він несе відповідальність за те, щоб кожен користувався найновішими версіями. Найпростіший спосіб зробити це - використання системи управління документами.

Простежування запису

Зміна документів, відповідальність менеджера документів знати, хто змінив. Простежуваність є стандартною функцією більшості програмного забезпечення для управління документами. Однак, менеджер документів може відстежувати простежуваність без програмного забезпечення, роблячи кожен документ лише для читання, а потім записувавши запит на зміни, які вони отримали.

Отримання документів

Іноді менеджер документів повинен знайти елементи, які вже архівовані. Частіше за все це пов'язано з перевірками, судовими процесами та стихійними лихами, які вимагають ретельної реєстрації минулих подій. З цієї причини, менеджери документів повинні архівувати матеріали якомога логічніше і чіткіше. Таким чином, будь-який менеджер документів може отримати доступ до необхідних записів, незалежно від того, хто їх спочатку зберігав. Коли справа доходить до підготовки до стихійних лих, зберігайте резервну копію сервера офісу десь за межами офісу. Якщо можливо, зберігайте його в іншому регіоні, наприклад, в офісі супутника.