Найважливішою метою менеджера офісу є забезпечення того, щоб адміністративна функція компанії сприяла досягненню цілей організації, незалежно від того, чи є це некомерційною або комерційною. Ваші обов'язки в якості офісного менеджера включають нагляд за офісними операціями, розробку та реалізацію політики компанії, підготовку фонду заробітної плати, ведення обліку компаній і клієнтів, а також управління персоналом. Можливо, ви також повинні організувати електронні та паперові системи подачі документів, здійснювати нагляд за запасами та допомагати підтримувати щорічні бюджети. Офісні менеджери звітують керівництву вищої ланки та інформують їх про потреби та проблеми офісу.
$config[code] not foundСпівробітник зв'язку
Однією з ваших основних завдань є забезпечення того, щоб канцелярські та адміністративні працівники виконували свої обов'язки. Ваша робота - контролювати щоденні адміністративні завдання, такі як ведення обліку, подання, фінансові операції, інвентаризація і кореспонденція клієнтів. Ви повинні спілкуватися зі співробітниками всіх підрозділів, щоб забезпечити, щоб усі знаходилися на одній сторінці щодо цілей компанії, політики та бюджетів. Ви також будете повідомляти працівників про оголошення компанії, зміни в політиці, зустрічі співробітників, переглянуті заходи безпеки та майбутнє технічне обслуговування чи ремонт.
Офісні операції
Ви також відповідальні за забезпечення безперебійної роботи офісу. Вітайте відвідувачів і направляйте їх у відповідні офіси або приміщення для зустрічей, щоб усунути перевантажені робочі місця. Спілкуйтеся з орендодавцями, комунальними підприємствами, телефонними службами та Інтернет-провайдерами, щоб переконатися, що всі інформаційні системи працюють належним чином. Ви повинні керувати запасами, щоб гарантувати, що офісні матеріали завжди доступні працівникам. Ви можете вивчити офісне обладнання та виконувати легке обслуговування офісних комп'ютерів, щоб вони працювали ефективно. Основна мета полягає в усуненні адміністративних проблем, тому працівники можуть оперативно виконати свою роботу.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingУправління грошима
Як офіс-менеджер, ваша головна мета полягає в тому, щоб досягти успіху в управлінні грошима, щоб забезпечити, щоб компанія залишалася в межах своїх бюджетних обмежень. Ви повинні проконсультуватися з керівниками відділів, щоб переконатися, що пропозиції бюджету виконані. Ви можете створити фінансові аркуші, які визначають очікувані витрати на постачання, контракти та обладнання для кожного відділу. Підготувати щорічні фінансові бюджети, необхідні для покриття офісних витрат та інших операційних витрат, тому верхнє керівництво може приймати довірені фінансові рішення.
Обслуговування об'єкта
Також очікується, що Ви будете уважно стежити за об'єктами, щоб гарантувати, що вони безпечні, безпечні, чисті і доглянуті. Ви повинні забезпечити, щоб у офісі були затверджені містами плани пожежної евакуації, достатньо вогнегасників і аптечок першої допомоги. Ваша відповідальність полягає в тому, щоб запевнити працівників, що в робочих місцях офісу немає ризиків для здоров'я, екологічних проблем або проблем безпеки. Ви також повинні запланувати ремонт на несправному обладнанні, включаючи механічні та електричні системи та комп'ютери, і найняти професійних миючих засобів для санітарії робочих приміщень. Плани пожежної евакуації, державні документи на робочому місці та політику компанії на видимих місцях по всьому офісу, тому працівники залишаються поінформованими про надзвичайні процедури та важливі правила.
