Пам'ятні події не відбуваються. Організація та проведення події потребує планування. Незалежно від того, чи це день конференції, семінару чи клієнта, і чи є у вас три тижні для планування або цілий рік, успіх вашої події в деталях. Ми зібрали 42 поради з планування подій малого бізнесу від експертів, включаючи деяких організаторів щорічних премій Small Business Influencer.
$config[code] not foundПланування подій малого бізнесу: що робити першим
1. Визначте свою цільову аудиторію перед будь-яким іншим. Перший крок - перш ніж робити що-небудь ще - повинен бути чітко визначити, хто ваша цільова аудиторія. З цього випливають всі інші рішення з точки зору формату, змісту, цін, місця розташування тощо. Цей структурований підхід також допоможе вам зосередитися на досягнення конкретних цілей і не дозволить тому, щоб сфера стала занадто широкою або зменшена.
2. Складіть список деталей - все, включаючи освітлення та громадський транспорт, до змісту та напоїв. Коли ви вирішите провести подію, все має значення. Від змісту програми і освітлення до транспорту і стоянки - все розраховує. І ваша аудиторія приписує все вам і… вашому бренду. Створення списку гарантує, що ви не забудете про речі.
3. Майте чітку бізнес-мету для проведення заходу. Перш ніж почати планувати успішну подію, зрозумійте, чому ви робите це в першу чергу, тому що кожне рішення після цього має підтримувати вашу головну мету. Це привести покоління? Чи є це створення інформованості про вашу компанію або конкретний продукт? Чи є розвиток лояльності клієнтів? Або ви просто хочете заробити гроші (що теж добре)? І переконайтеся, що команда обізнана з цією метою, щоб у вас не було "повзучості".
4. Слідкуйте за іншими галузевими подіями під час планування. Перевірте календар. Переконайтеся, що ви не плануєте свою подію або надто близькі до свята чи популярних відпусток. Важливо також перевіряти інші події, до яких можуть звернутися Ваші цільові учасники.
5. Будьте гнучкими при змінах розмірів, розташування та інших деталей. Як тільки ви потрапите в процес планування подій, ви можете виявити, що ваша подія змінюється за розміром, місцем розташування та багатьма іншими способами, ніж ви спочатку передбачали. Це цілком природно і чудово, якщо ви не втратите з уваги причину, з якої ви займаєтеся цією роботою. Необхідна певна гнучкість.
6. Знайте свої обмеження. Ми всі знаємо, що мета полягає в тому, щоб кинути чудову подію в прямому ефірі. З цією метою ми також повинні бути в курсі того, що ми можемо або не можемо реально зробити - будь то бюджетний… або часовий. Якщо ви вирішили перенести подію в прямому ефірі за тиждень, плануйте більш інтимну справу. Якщо це велика подія, підготуйте кілька місяців наперед. Якщо бюджет невеликий, можливо, доведеться врівноважити творчістю та багато роботи самостійно.
7. Створіть цілі SMART. Завжди починайте зі стратегії. Так само, як будівництво будь-якого бізнесу, великі заходи починаються з сильної, продуманої і вимірної стратегії. Події в реальному часі - це чудовий спосіб поділитися своїм брендом, з'єднатися з цільовим ринком, отримати зворотній зв'язок з вашим продуктом (і більше!), Але ви повинні знати, чого ви прагнете досягти. Дотримуйтеся SMART цілей і накресліть, для чого ви прагнете. Тоді переконайтеся, що ви продовжуєте виконувати ці цілі.
$config[code] not found
Бюджет: як оплатити свою подію
8. Розробити «план фінансування» для своєї події та оцінити цифри. Знайте, як ви збираєтеся заплатити за подію. Більшість подій фінансується за рахунок спонсорства, продажу квитків, внутрішніх маркетингових бюджетів - або поєднання всіх трьох. Створюючи бюджет на подію, потрібно оцінити, скільки грошей можна реально підняти з кожної області. Перш ніж забронювати місце проведення або підписати будь-які контракти, варто почати підписувати спочатку спонсорів, або продавати авансові квитки, щоб переконатися, що у вас є достатній інтерес до вашої ідеї для фінансування.
9. Створіть бюджет витрат - і заощаджуйте гроші за рахунок “спонсорських” пожертв. Події, як правило, коштують більше, ніж думає середній власник малого бізнесу - в першу чергу, у зв'язку з місцем проживання та їжею та напоями. Не забувайте цінувати всі дозволи та ліцензії, які вам потрібні. (Тут планувальник подій може допомогти вам уникнути головних болів.) Складіть вичерпний перелік усіх витрат, а потім виділіть області, де, на вашу думку, спонсори можуть зіграти свою роль, щоб запропонувати щось «в натурі». партнерів для проведення ваших заходів, тим більше ви можете заощадити.
10. Розглянемо краудфандінг як нову можливість збирати гроші на подію. Якщо ви вперше запускаєте події, використовуйте платформи краудфандингу, щоб зменшити ризик. Публікуючи свої події на цих платформах, учасникам потрібно буде пообіцяти, що квитки відбудуться. Якщо необхідна мінімальна кількість учасників не виконана, подія не відбувається.
Маркетинг: залучення людей до участі
11. Вам знадобиться ДЕТАЛЬНИЙ маркетинговий план. Створіть маркетинговий план для заходу. Чим ви більш організовані, тим більш професійними будуть ваші заходи.
12. Будьте невтомними у своїх зусиллях або ваша подія зазнає невдачі. Якщо ви не хочете бути на вашій події … то ринок, ринок, ринок, ринок… і продавати ще.
13. Визначте обґрунтовану причину для людей. Який же розіграш для учасників? Необхідно визначити, що ви робите на заході, який приведе тих, хто потрапив у ціль, до дверей. Для споживчого продукту це може бути вечірка з розважальними і продуктовими демонстраціями та безкоштовними. Для бізнес-натовпу це може бути освітній зміст або захоплюючий, відомий експерт-спікер. Як би там не було, не втрачайте зв'язку з тим, чому ви хочете, щоб ця особлива аудиторія вимагала ввійти.
14. У письмовій формі викладіть, чому ваш цільовий ринок повинен бути присутнім - не припускайте, що переваги очевидні. Просуваючи подію, обов'язково повідомте своєму цільовому ринку, що вони дізнаються, з ким вони зустрінуться і чому вони повинні бути там. Не припускайте, що ваші друзі скажуть своїм друзям. Якщо ви використовуєте динаміки, дайте їм рекламну копію, щоб вони могли просувати цю подію до своїх аудиторій.
15. Дізнайтеся, як спілкуватися зі ЗМІ. Журналісти дуже зайняті і завжди на крайні терміни … вони не мають часу почути крок продажів. Дайте їм знати, що інформація існує і - для майбутніх історій - що ви є експертом у цій сфері. Включіть цю інформацію під час звернення.
16. Використовуйте хештеги Twitter. Twitter є приголомшливим для просування подій та створення почуття онлайн-спільноти навколо події. Налаштовуйте унікальний хештег на початку. Спочатку знайдіть Twitter, щоб переконатися, що він ще не використовується. Поставте хештег прямо на веб-сайті події, і якщо ви використовуєте кнопку Tweet для обміну на сайті, працюйте хештегом прямо в передмовному фраз. Коли люди твітять, він автоматично просуває подію в Twitter.
$config[code] not found17. Використовуйте онлайн-соціальні події для просування основної події. Щоб збільшити інтерес до своєї події, намагайтеся провести Google Hangout або чат у Twitter за кілька тижнів до головної події. Запросіть декілька ваших спікерів взяти участь у онлайн-події. Дайте попередній огляд того, що має бути на головній події, обговорюючи те, що обговорюватимуть спікери, або виділіть діяльність. Це породжує очікування.
18. Придбати рекламу в соціальних мережах. Купівля реклами в соціальних мережах часто не враховується невеликими подіями. Соціальні рекламні платформи (Facebook, LinkedIn і Twitter, перш за все) пропонують глибокі варіанти націлювання, які можуть значно допомогти досягти цільової аудиторії в нашому географічному розташуванні. Доброю новиною є те, що не потрібні великі бюджети, а продаж квитків можна легко виміряти.
19. Використовуйте YouTube для просування своєї події. YouTube - друга пошукова система в усьому світі після Google. Завантаження відео з наших попередніх подій або інтерв'ю з нашими спікерами / виконавцями є відмінним способом переконати потенційних учасників натиснути на покупку. Відео надає значні візуальні сигнали, таким чином впливаючи на процес прийняття рішень. З подіями ми завжди відчуваємо ризик не знати, що станеться, відео послаблює цю напруженість.
20. Створіть дивовижний малобюджетний рекламний ролик. Трохи творчості з певною плакатною дошкою, безкоштовним музичним кліпом і гарною відеокамерою смартфону створить цікаве відео, яке допоможе опублікувати майбутнє. Ось хороший приклад відео, який зробив саме це на бюджетному бюджеті, щоб просувати подію малого бізнесу.
21. Приверніть увагу місцевих блогерів. Будьте розумні з блогерами. Залучення місцевих блогерів до участі у заході, як правило, є чудовою стратегією для залучення аудиторії до, під час та після заходу. Блогери зазвичай розраховують на широкий діапазон і зазвичай не дотримуються традиційних медіа-правил.
22. Використовуйте платформи реєстрації подій, такі як Meetup. Використовуйте існуючі платформи. Якщо це ваша перша спроба запуску події, і вам не вистачає навичок, щоб просувати її, подивіться на Meetup.com. Крім того, що пропонуєте набір для керування подіями в Інтернеті, Meetup є чудовим реферером для відповідної аудиторії у вашому регіоні. Він також має можливості реєстрації та управління RSVP, які є особливо зручними, якщо ви недосвідчені.
23. Використовуйте онлайн-реєстрацію. Більш простий спосіб відлякувати людей - це аналогова реєстрація (факси, банк або тільки в дверях). Запропонуйте онлайн-реєстрацію, щоб якомога швидше захистити якомога більше учасників, що допоможе прогнозувати номери та скоротити бюджет.
24. Отримати вказані на сайтах, що обслуговують вашу групу. Після того, як ви дізнаєтеся, кого ви хочете відвідувати, наступним кроком є ставити себе перед ними. Є веб-сайти, які спеціалізуються на переліку подій на національному рівні (наприклад, Meetup, Lanyrd) і локально, щоб розпочати там і досліджень, які є найбільш прийнятними для включення в список.
25. Запропонуйте місцевим партнерам заохочення для просування. Прес-релізи, що надсилаються до відповідних засобів масової інформації, допоможуть генерувати нові новини, і ви можете подивитися на залучення медіа (онлайн і офлайн) як партнерів. Вони отримують експозицію на вашому заході в обмін на його оприлюднення. Якщо вони не хочуть брати участь у цьому рівні, зверніться до них з ідеєю провести конкурс для своїх читачів, щоб виграти квитки.
26. Зробіть простим для ваших спікерів оприлюднення своїх послідовників. Якщо у вас є які-небудь експерти / спікери, які завітають, заохочуйте їх оприлюднювати свою відвідуваність своїх послідовників у соціальних мережах / абонентах електронної пошти.
27. Заохочуйте птахів. Ранні квитки на птахів за дешевшими тарифами є відмінним способом отримати ранні підписки, даючи людям стимул діяти зараз, а не чекати і забувати.
Команда: Хто допоможе?
28. Делегувати обов'язки. Незалежно від розміру вашого бізнесу, завжди намагайтеся делегувати свої обов'язки. Як правило, одна особа, яка відповідає за кожну деталь, не працює добре. Коли це можливо, дозволяйте людям керувати областями, які їм найбільше подобаються. Наприклад, нехай гурман у вашій компанії обробляє деталі харчування. Чим більше хтось користується своїми обов'язками, тим частіше вони з успіхом виконуватимуть їх.
29. Здійснюйте подальшу роботу і знову дотримуйтесь. Заїзд рано і часто. Хоча ніхто не хоче бути мікроменеджером, переконайтеся, що працівники та постачальники знаходяться на шляху виконання своїх обов'язків. Поки люди знають, що ви час від часу очікуєте оновлення, вони рідше стають розчарованими, коли ви дзвоните або надсилаєте по електронній пошті.
30. Спонсори - роялті - переконайтеся, що їм це подобається. Якщо у вас є спонсори - ставитися до них як до королів. Вони фінансують вашу подію і дозволяють вам це робити (якщо це ваша бізнес-модель). Будьте дуже чіткими перед подією, що вони отримають як спонсори.
31. Завжди недооцінюйте явку, для спонсорів. Якщо ви думаєте, що можете отримати 100 учасників, закріпіть свій спонсорський крок на нижчій оцінці - особливо якщо це ваша перша подія. Краще спонсорам принести приємний сюрприз, ніж розчаровує.
32. Попросіть людей, що вони думають, і будьте готові до зворотного зв'язку. Запитайте про критику. Якщо ви зробили половину пристойної роботи, ви отримаєте безліч пристрастей. Скажіть спасибі, але потім попросіть КРИТИКУ і будьте готові до цього.
33. Попросіть кваліфіковану команду соціальних медіа охопити вашу подію. Не забувайте про команду соціальних медіа. Хоча це не є обов'язковим для кожної події чи індустрії, все більше і більше подій зосереджуються на використанні вірусної сили своєї аудиторії. Якщо ваша аудиторія твітує, Facebook і фотографує на Instagram - Ви повинні робити те ж саме, і Вам знадобиться підготовлена команда для виконання.
34. Шукайте постачальників, які обслуговують вашу нішу і готові брати участь. Найкращими постачальниками, з якими можна працювати, є ті, хто знайомий з культурою малого бізнесу. Шукайте постачальників, які часто працюють з малими підприємствами або які залучаються на більшому рівні, ніж їхня роль.
День події: витягування
35. Ретельно встановлюйте очікування, а потім доставляйте. Переконайтеся, що аудиторія має великий (не хороший) досвід; і що ви даєте їм те, чого вони очікують від участі.
36. Ставлення заразне. Ваші гості значною мірою відіграють від вашого ставлення та динаміки під час заходу. Проведіть приклад і добре проведіть час.
37. Нехай реакція натовпу буде вашим барометром. Прочитайте аудиторію під час заходу. Запитайте людей, як вони це роблять. Якщо справи йдуть чудово, і якщо вони не будуть, ви знаєте.
38. Завжди запитуйте себе: як це стосується учасників? Переконайтеся, що ви пропонуєте вміст, який відповідає понад 80% аудиторії. Аудиторія повинна відійти з відчутною тактикою, щоб поліпшити свій бізнес і кар'єру… і вони повинні відчувати енергію спікера. Говорячи про свій бізнес і те, що ви робите - не пропонуючи аудиторії те, що їм потрібно, - це марна трата часу і грошей для всіх.
39. Як майстер церемоній або спікер - практика. Ви знаєте свій бізнес, але не вважайте, що ви знаєте, як покласти презентацію. Практикуйте презентацію, відповідаючи на запитання та обробляючи складні та конфронтаційні члени аудиторії. Чим більше ви готові, тим краще.
$config[code] not found40. Подивіться краще. Подивіться на частину … бути зручно, але мода вперед. Навіть якщо ви бухгалтер або адвокат, вибирайте найбільш відмітний костюм або краватку. Люди пам'ятають, наскільки зручно ви знаходитесь у власній шкірі.
План надзвичайних ситуацій: що робити, коли справа йде неправильно
41. Уявіть подію, крок за кроком, і зробіть список з двома колонками: що може піти не так в одному стовпці, а ваш план непередбачених ситуацій - у другому. Будьте готові до несподіваного. Можливо, звукова система виходить з ладу. Можливо, ваш доповідач виступить під заставу. Чи можете ви впоратися і рухатися далі?
42. Будьте готові допомогти заповнити будь-які прогалини. Хоча планування вперед є чудовою формулою успіху, її ніколи не вистачає. Щось несподіване завжди приходить. Таким чином, варто покласти трохи додаткового жиру для ліктьових обставин. Це стосується заходів харчування, вимог до друку, приміщень для гостей, прогнозів погоди, розваг та багато іншого.
Велике спасибі тим фахівцям, які допомагають вищезгаданим поради щодо планування подій малого бізнесу:
- Метт Тельфер, менеджер з маркетингу серцевого Інтернету та блогера з маркетингу Nerd Поради 1, 24, 25, 26, 27
- Бет Сілвер, керуючий директор, Doubet Consulting Поради 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Лора Лейтес, планувальник подій та власник, L2 Event Production Поради 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, інтернет-маркетинг і менеджер партнерської програми, друк дня 2-го дня Поради 6, 28, 29, 36, 42
- Ліз Кінг, генеральний директор, головний спеціаліст з подій, Liz King Events Поради 7, 9, 33, 34
- Юлій Соляріс, спікер індустрії подій та редактор блогу Event Manager Поради 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Рамон Рей, технологічний євангеліст і редактор технології Small Biz Поради 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Аніта Кемпбелл (Anita Campbell), засновник і генеральний директор Тенденцій малого бізнесу Поради 16, 17, 20
Шуттерсток: план, бюджет, порожній, банкет, команда, збентежений
109 коментарів ▼
