Пам'ятки - короткі для меморандуму - майже такі ж, як і букви. Основна відмінність між ними полягає в тому, що листи передають інформацію людям, які не входять до організації, а записи взагалі записуються людям зсередини. Ще однією відмінністю між буквами та нагадуваннями є формат. Лист використовує привітання ("Шановні пані") і близькі ("Щиро"); пам'ятка не робить. Пам'ятка завжди містить рядок теми. Пам'ятки можуть бути формальними або неформальними, залежно від того, хто їх прочитає.
$config[code] not foundЗміст плану
Перерахуйте пункти, які потрібно внести в пам'ятку, і запишіть інформацію, необхідну для підтримки цих пунктів. Включіть довідкову інформацію, яка потрібна, щоб дати темі контекст.
Замовлення інформації. Якщо тема складна, неприємна або суперечлива, фоновий контекст, ймовірно, повинен йти першим. Інакше почніть з основної ідеї.
Переконайтеся, що ви не залишили жодної підтримки або основної інформації.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЗбирайте супровідні документи, які вам потрібні для довідки під час написання записки.
Відформатуйте нотатку
Перевірте, чи у вашій компанії є бажаний формат для взаємних записів. Деякі компанії навіть мають заздалегідь роздруковані меморандумні форми. Використовуйте бажаний або попередній формат, якщо він доступний.
Встановіть поля, залишивши принаймні 1 1/2-дюймовий простір як у верхній, так і в нижній частині і 1-дюймовий простір з кожної сторони. Вміст пам'ятки має бути по центру сторінки; якщо пам'ятка дуже коротка, верхня і бічна поля повинні бути збільшені.
Встановіть стиль текстового документа на блоковий формат: вирівнювання по лівому краю, один інтервал, пробіл між абзацами.
Створіть заголовок
Введіть у заголовку компоненти, щоб запустити нагадування, один компонент на одну окрему лінію. Кожен компонент повинен супроводжуватися двокрапкою. Наприклад: Дата: Кому: З: Тема:
Заповніть інформацію про предмет за допомогою стилю заголовка. Тобто, слова в темі повинні бути написані великими літерами, за винятком статей, прийменників і кон'юнкцій з менш ніж чотирма літерами, якщо вони не починають або не закінчують назву. Зробіть предмет специфічним.
Заповніть рядки "Дата", "До" і "Від", вирівнявши перше слово кожного з першим словом теми теми. Дата повинна бути написана з прописаним місяцем - наприклад, 4 липня 2020 року. Використовуйте повні імена для рядків "До" і "Від".
Створіть заголовок на другій та наступних сторінках, якщо записка виконується довше однієї сторінки. Якщо записка призначена для декількох одержувачів, скористайтеся укороченою формою рядка теми, одним пропуском і включіть дату, потім знову один пробіл і вкажіть номер сторінки. Якщо одній людині можна скористатися альтернативною формою, вказавши в одному рядку ім'я читача, номер сторінки і дату, назву праворуч, номер по центру і вирівняну дату.
Напишіть тіло
Напишіть вступний абзац, якщо читачеві це потрібно для контексту. Цей параграф дає історію, вказує на проблему, яку необхідно вирішити в записці, та / або оновить пам'ять читача про попередні повідомлення про тему.
Вкажіть основну ідею меморандуму. Це буде початкова лінія, якщо ви не написали вступного абзацу. Тут ви оголосите політику, рішення, рішення, рекомендації, висновки або події. Якщо не було вступу, надайте короткий контекст, наприклад, "Як ми обговорювали …" або "Оскільки кафетерій переживає довгі лінії …"
Надайте будь-яку інформацію, необхідну для пояснення, підтримки або повної передачі інформації, яку читач повинен зрозуміти.
Завершити роботу
Надайте нотації внизу, наприклад, "cc:", якщо ви надсилаєте копію записки комусь, окрім особи, зазначеної у заголовку.
Редагуйте нагадування. Переконайтеся, що правопис і граматика правильні, ідеї розроблені і що читач зрозуміє, що вам потрібно сказати.
Роздрукуйте нотатку та введіть її. Деякі організації хочуть, щоб ініціали, написані поруч із рядком "Від" у заголовку. Інші хочуть ініціали внизу. Перевірте політику компанії.
Порада
Будь то написання записки начальникові або підлеглому, декільком людям або інформування інших про спірні або небажані теми, зберігайте тон ділового та формального характеру. Тримайте нотатки короткими, зрозумілими та легкими для читання.
Увага
Під час написання пам'ятайте, що нагадування більше не є тимчасовим, як колись. Зміст, ймовірно, буде затримуватися на невизначений термін, зберігається у файлі як запис діяльності компанії та історії. Так що пишіть з постійністю на увазі.
