Одним з найбільш стресових часів для більшості власників малого бізнесу є те, що грошовий потік стає жорстким, оскільки платежі не надходять від клієнтів. Не обов'язково, щоб ваш бізнес не рухався гладко, а тому, що ваші клієнти не сплачують своєчасно.
У цьому посібнику щодо виставлення рахунків-фактур і отримання оплати ми хочемо поділитися з вами деякими передовими методами для виставлення рахунків клієнтам. Крім того, ми хочемо поділитися способами, щоб гарантувати, що ви отримуватимете плату вчасно (або якомога ближче), тому вам не доведеться турбуватися про рух грошових коштів.
$config[code] not foundВикористовуйте програмне забезпечення для виставлення рахунків
Використання програмного забезпечення для виставлення рахунків, таких як Hiveage, має декілька переваг для вашого бізнесу. По-перше, це показує вашим клієнтам, що ваш обліковий процес є професійним і організованим. Вони також знатимуть, що вони не зможуть проскочити через тріщини і пропустити платіж.
Зрештою, ви зможете легко відстежувати спеціальні акції, що пропонуються конкретним клієнтам, як швидко або повільно клієнти платять, які рахунки прострочені, та багато іншого.
Ви також зможете запускати докладні звіти, які допоможуть вам, коли клієнти зацікавлені в їх рахунках-фактурах та історії платежів. Ви також можете запускати ці звіти, коли клієнти протестують проти кількості отриманих продуктів або послуг стосовно суми, на яку їх було виставлено.
Обговорюйте деталі виставлення рахунків на початку
Коли ви починаєте працювати з новим клієнтом, добре, щоб деталі рахунків були підтверджені якомога раніше. Деякі клієнти затримуватимуть оплату рахунків-фактур просто тому, що одна річ, наприклад номер замовлення на купівлю, відсутня. Ось що потрібно для того, щоб з самого початку встановити успішне майбутнє виставлення рахунків.
Ваш клієнт потребує вашого W-9 на початку спільної роботи? Чи бажає ваш клієнт на кожному рахунку-фактурі певну назву проекту чи номер замовлення на купівлю? Чи має ваш клієнт декілька ділових адрес і потребує особливої адреси для виставлення рахунків для належної маршрутизації? Знайдіть ці речі, щоб вони не мали законного виправдання для затримки платежів.
Більшість клієнтів можуть отримувати рахунки онлайн через електронну пошту. Але деякі все ще хочуть, щоб ця копія прийшла поштою. Обов’язково надсилайте рахунок-фактуру.
Різні клієнти мають різні правила щодо виставлення рахунків. Деякі рахунки-фактури повинні перейти до власника компанії для затвердження, а потім перейти до обліку. Інші повинні перейти до бухгалтерського обліку з ЦК до менеджера проекту, з яким ви працюєте, щоб вони могли надсилати їх в обліку.
Іноді у вас буде клієнт, де рахунок-фактуру потрібно надіслати людині для затвердження у вигляді PDF-файлу. Потім його потрібно надіслати іншій особі для затвердження. Нарешті, він повинен бути надісланий за межами бухгалтерії електронним шляхом.
Дізнайтеся, який процес для вашого клієнта і слідуйте за ним відповідно.
Чітко визначте свої умови
Дивно, але деякі люди не вказують умови оплати. Вони просто залишають дефолт після отримання на рахунку-фактурі. Якщо умови оплати не стягуються після отримання, ви повинні відповідно змінити їх у своєму рахунку. В іншому випадку користувачі приймуть, що ви не змінили умови оплати за умовчанням і не визначите свої умови оплати.
Говорячи про умови оплати, один із способів переконатися, що ви отримуєте оплату, перш ніж виконувати роботу або відправити продукт, - це запропонувати знижку на передоплату. Ваші клієнти будуть любити шанс заощадити трохи, і вам сподобається те, що вам не доведеться турбуватися про те, що ви зіпсуєтеся.
Чітко визначте, коли потрібно очікувати виставлення рахунку
Дозвольте вашим клієнтам заздалегідь знати, що ви, як правило, виставляєте рахунки в кінці місяця, першого числа місяця, середини місяця, щотижня, раз на два тижні або після завершення проекту. Таким чином, вони знають, коли вони можуть розраховувати на отримання вашого рахунка-фактури, і ми сподіваємося, що вони будуть шукати його.
Пропонуйте більше, ніж один спосіб оплати
Тільки тому, що 90 відсотків ваших клієнтів використовують PayPal або оплачують онлайн, це не означає, що інші 10 відсотків будуть. Дозволяючи своїм клієнтам платити кредитною карткою або чеком, ви зможете видалити більшість перешкод для платежів для більшості ваших клієнтів.
Щоб забезпечити, щоб ваші клієнти могли платити так, як вони хочуть, вкажіть свою рахунок-поштову адресу в рахунку-фактурі та ввімкніть додаткові способи оплати для оплати через Інтернет за межами PayPal.
Хороші альтернативи для обробки кредитних карт PayPal включають Stripe, Braintree і Authorize. Всі три подібні ціни на 2,9% + $ 0,30 за транзакцію. Додаткові збори включають наступне.
- Braintree не стягує плату за транзакцію на перших 50k, оброблених через них. Вони стягують додаткові 1% для міжнародних валютних операцій.
- Braintree та Stripe видатку $ 15 chargeback гонорар.
- Stripe стягує додаткові 2% для міжнародних валютних операцій.
- Авторизація стягує плату в розмірі $ 49, щомісячну плату за шлюз $ 25, плату за оцінку 1,5% за міжнародні транзакції, і 25 доларів за плату за зворотний збір.
Отже, як вибрати? Ось кілька запитань щодо вашого бізнесу.
- Ви бажаєте особисто приймати платежі по телефону або на мобільному пристрої?
- Ви лише бажаєте приймати стандартні платежі по кредитних картах (Visa, Mastercard, Discover, AMEX тощо) або ж бажаєте приймати нові способи оплати, такі як Apple Pay, Bitcoin або Venmo?
- Вам потрібна плата за підписку? Розділити варіанти оплати?
- Чи є у вас клієнти по всьому світу і в країнах, які не можуть використовувати PayPal?
Після того, як ви отримаєте відповіді на ці запитання, ви зможете зрівняти функції платіжних процесорів з вашими потребами, щоб визначити, який з них підходить для вашого бізнесу.
Крім того, зауважте, що якщо у вас є клієнти, які не платять через PayPal, тому що вони мають щось проти PayPal, вони можуть не сподобатися Braintree, так як Braintree був придбаний PayPal.
Підтвердьте, що ви надіслали рахунок
Ви знаєте, що ви можете залежати від вашого програмного забезпечення для виставлення рахунків. Таким чином, ви не обов'язково робите це, тому що ви не вірите в своє програмне забезпечення, але більше, щоб отримати перше нагадування, що так, ви надіслали свій рахунок-фактуру.
Після того, як ви надішлете рахунок-фактуру першому клієнту, надішліть електронною поштою особі, яка має отримати рахунок, і будь-кому, кого потрібно скопіювати на нього, що ви щойно надіслали в рахунок-фактуру. Вона може бути включена як випадкова згадка, що йде з оновленнями вашого проекту.
Зазвичай вам потрібно робити це лише з клієнтами, які вперше починають платити, або клієнтами. Завдяки клієнтам, які вперше користуються послугами, це дозволяє переконатися, що дані про виставлення рахунків є правильними.
Надіслати м'які нагадування
Не кожний платить 100% вчасно. Деякі люди будуть настільки зайняті, що вони ненавмисно забудуть про ваш рахунок-фактуру. На початку, ви хочете припустити, що ваш рахунок-фактуру було забуто помилково і відповідно ваші нагадування.
Під час повторного надсилання рахунка-фактури, деякі великі способи підходу до нагадування про рахунок-фактуру включають наступне, включаючи певні формулювання для особливих ситуацій.
- Я помітив, що ви ще не переглянули мій рахунок. У випадку, якщо це не було правильно, я повторно відправляю його. Я також приєднаю копію за допомогою PDF-файлу в окремому електронному листі. Ви ніколи не знаєте з фільтрами спаму в електронній пошті в ці дні.
- Я знаю, що нещодавно ви зайнялися новим запуском проекту. Про всяк випадок, якщо він буде похований у папці "Вхідні", тут мій рахунок-фактура за минулий місяць.
- Сподіваюся, у вас була хороша поїздка! Я знаю, що ви, мабуть, наздоганяли багато, тому я хотіла переконатися, що це було в списку, оскільки минуло 30 днів.
- Це лише дружнє нагадування про мій рахунок-фактуру минулого місяця. Час летить, але, оскільки минуло 30 днів, я подумав, що я дам вам знати.
Здебільшого, це має вирішити проблему, і ви повинні отримати відповідь - і платіж. Якщо ви не отримуєте відповіді від однієї людини, ви завжди можете надіслати ще одне нагадування комусь іншому. Дозвольте цій людині знати, що ви не почули про свій рахунок-фактуру, і щоб переконатися, що він зробив це.
Якщо у вас немає персоналізованих нагадувань, це теж добре. Замість цього ви можете надіслати автоматичні нагадування!
Покладіть ногу вниз
Якщо вищенаведені нагадування залишаються непоміченими, то вам, можливо, доведеться трохи агресивніше. Це особливо важливо, якщо рахунок-фактура стала суттєво простроченою. Є кілька речей, які потрібно розглянути, перш ніж ви пройдете цю дорогу.
- Хочете, щоб ця компанія залишалася клієнтом? Якщо ви це зробите, співчуття з повільним платежем може заробити вам їхню майбутню лояльність.
- Чи можете ви припинити доставку або послуги через неплатежі? Знову ж таки, цей вибір може прийти до того, чи хочете ви, щоб ця компанія залишалася клієнтом.
З урахуванням цих відповідей діяйте відповідно. Почніть з повторного надсилання рахунка-фактури, як в цифровому, так і поштовому вигляді. Зателефонуйте своєму клієнтові і дайте їм знати, що ви розумієте, що речі можуть бути важкими, але ви завершили узгоджені послуги або відправили кінцеві продукти. Таким чином, поточна виплата відбувається негайно.
Так, це може бути незручно. Але це також справа. Швидше за все, ви не єдиний постачальник, якому ваш клієнт затримує платежі, тому ви не будете єдиним, хто виконує цю проблему. Але якщо ви єдиний, хто чинить тиск на них, ви, швидше за все, будете отримувати зарплату першим. Або принаймні спочатку після оплати основних комунальних послуг, оренди та інших рахунків.
Залишаючись на це питання, можна розчарувати як вам, так і вашим клієнтам, але це може бути ключовим у отриманні зарплати. Деякі власники малих підприємств повідомили, що їм виплачують лише через два роки після того, як законопроект був сплачений. Хоча пізно ніколи не добре, це краще, ніж ніколи.
Зображення рахунку-фактури через Shutterstock
Більше в: Популярні статті 9 Коментарі ▼
