Документування як чудової, так і поганої поведінки Ваших співробітників є важливим для полегшення стресу щорічних атестацій. Зрештою, ви можете мати п'ять, десять або навіть 20 співробітників, які ви повинні оцінювати щороку, і запам'ятовувати поведінкові нюанси кожного працівника є складним завданням без будь-яких послідовних записок. Таким чином, приділіть час розробці надійних навичок документування для більш детальних та точних відгуків працівників.
$config[code] not foundВізьміть щоденні нотатки про своїх співробітників, щоб вони слугували нагадуванням під час щорічних оцінок продуктивності, вважає Кетрін Клейтор (Kathryn Claytor), автор документа «Виконання документації працівника щодня» на веб-сайті Центру трансферу технологій Університету Нью-Гемпшира. Записуйте як позитивні, так і негативні мовні розмови, а також мову тіла ваших співробітників під час цих обмінів. Запишіть, наприклад, "17 травня 2010 року, 15:15: Менеджер публікацій почув, що Кеті була груба до свого співробітника, Лі. Вона сказала:" Це не моя робота, щоб допомогти вам скласти директорію "після того, як Лі попросила її допомога, і політика нашого офісу полягає в тому, щоб ми допомагали іншим, коли вони запитують. Кеті склала руки перед Лі в розпачі. Обговоріть поведінку з працівником, задокументуючи її відповідь: "17 травня 2010 року, 3:30 вечора: обговорили з Кеті її відповідь Лі, коли вона попросила допомогти скласти довідник. Кеті посміхнулася, схоже, погодилася допомогти Лі, і сказала: вона вибачиться. Вважайте, що справа закрита, якщо працівник позитивно реагує на вашу зустріч з нею. Проте, якщо грубе поводження продовжується, або якщо вона виявляється зухвалим у вашій зустрічі, попередити її, що ви розміщуєте записку в її службовому файлі.
Зробіть спробу шукати навіть найменші показники позитивної поведінки і відразу ж винагороджуйте їх, згідно зі статтею «Документування продуктивності працівників» на веб-сайті Proactive Practice Management. Запишіть, наприклад, "12 червня 2010 року, 10:00: Том отримав п'ять компліментів на зборах продажів про його дружні взаємодії з клієнтами по телефону. Нагороджений Томом сертифікатом обслуговування клієнтів". Постійно документуйте та визнавайте відмінну поведінку регулярно протягом року, щоб підвищити моральний стан офісу та полегшити напруження запам'ятовування кожної деталі під час майбутніх оцінок продуктивності.
Обговоріть як чудову, так і погану поведінку на письмовій оцінці, каже Клейтор. Доповнюйте працівників на чудову поведінку, наприклад, ввічливість або доброзичливість, або будь-яку поведінку, яка з часом покращилася. Проте, якщо ви задокументували погану поведінку, яка не покращилася, нагадайте працівнику про написані вами записки, а також про зустрічі для обговорення цих питань. Якщо погана поведінка зберігається, негайно припиніть роботу співробітника.
Зберігайте лише матеріали заявки, листи пропозицій на роботу та угоди про працевлаштування в кадровій справі працівника згідно зі статтею, яка має називати “Що роботодавці повинні і не повинні зберігатися в кадрах працівників” на сайті HR Hero Line. Не кладіть нічого у файл, який ви не збираєтеся використовувати для цілей оцінки, включаючи медичні записи та особисті картки, а також листи. Зберігайте листи від клієнтів та нагороди, якщо ви збираєтеся використовувати їх для оцінки працівника.
