Ведення хвилин під час Ваших зустрічей з питань безпеки є дуже важливим. На додаток до допомоги у відстеженні історії вашої компанії, протокол також може бути використаний в суді, якщо будь-який позов буде порушено проти вашої компанії. Нижче наведено кроки для створення хвилин.
Вирішіть, чи будете ви записувати ваші чернетки протоколів за допомогою ручки та паперу або на вашому ноутбуці. У кінцевому підсумку буде добре мати принаймні дві копії протоколу, якщо одна копія відсутня або випадково вилучена.
$config[code] not foundЗапишіть дату, місце та присутніх членів кожної зустрічі.
Додайте копію порядку денного до ваших хвилин. Якщо у вас немає копії порядку денного, запишіть запланований порядок денний засідання.
Зверніть увагу на будь-які голоси, зауваження щодо безпеки, заперечення та плани на майбутнє. Якщо у вас виникли запитання про те, що ще потрібно включити, або те, що можна ігнорувати, запитайте у свого керівника.
Перепишіть і перегляньте нотатки після зустрічі, а також чистіть або надрукуйте чисту копію протоколів для ваших записів.
Зберігайте свої хвилини в безпечному центральному місці. Це гарна ідея зберегти оригінальні нотатки, а також копії остаточного проекту протоколу. Переконайтеся, що у вас є резервні копії всіх цифрових копій хвилин.
