Все більше і більше постачальників впроваджують хмарні платформи та пропозиції програмного забезпечення як послуги (SaaS), щоб об'єднати людей в Інтернеті.
Однак не дозволяйте галузевим термінам, таким як "Хмарні платформи" та SaaS, плутати вас. Все це означає, що люди використовують програмні додатки, що базуються на Web, для спільної роботи.
Метою цих спільних програмних систем є імітація робочого середовища, яке ми мали з часу першого організованого офісу.
$config[code] not foundПодумайте про робоче середовище, яке люди використовували, оскільки організований офіс став звичайним явищем. Ми бачимо це найкраще в старих фільмах зараз (або в епізодах Mad Men) - кожен відділ на іншому поверсі, ряди секретарів, що сидять на машинках IBM Selectric, молодші керівники в кабінках, старші в офісах.
У мої попередні дні в AT&T, ми постійно переставляли людей так, щоб всі члени національних команд рахунків сиділи поруч один з одним. Ми навіть підвішували знаки команди зі стелі. Зустрічі відбувалися за мить, а щоб поділитися документом, я просто розклав папку з файлами на стіл колеги.
Сьогодні робоче середовище різко змінилося. Більше людей працюють віддалено від дому. У нас є віртуальні команди, більше консультантів і аутсорсинг штатного розкладу. Підвищення цін на газ та економічні ситуації зробить віртуальний офіс ще більш необхідним.
Кожен має інший опис віртуального офісу. Я працюю віртуальними компаніями з 1980-х років. Пам'ятаю, що я був раді мати обліковий запис електронної пошти MCI і зрозумів, що мені не доводиться мати справу з голосовою поштою для спілкування з людьми.
З тих пір я мав великий досвід роботи з тим, що працює, а що ні. Дозвольте мені поділитися вимогами, які, на мою думку, повинні мати програми, щоб допомогти людям працювати разом у сьогоднішньому "віртуальному офісі":
Простота і знайомство
Люди природно чинять опір (деякі кажуть, ненавидять) зміни. Інтерфейс програмного забезпечення має нагадувати те, що люди добре знають. Вона також повинна бути максимально інтуїтивною.
Це може здатися базовим, але якщо ви подивитеся на гравців у просторі співпраці зараз, лише деякі з них зробили це дуже добре. Деякі прикладні програми настільки функціонально-закордонні і важко використовувати, що швидко відмовляєтеся після кількох спроб з'ясувати лише основи. Щоб перетнути прірву і стати домінуючим на ринку, користувальницький досвід повинен бути знайомим і простим.
Присутність / Чат
Я відчуваю, що «присутність» і здатність спілкуватися негайно і безпосередньо є найважливішим аспектом. Знання статусу кожного, з ким ви працюєте, є наріжним каменем успішної системи.
У старшій звичайній офісній моделі ми могли дивитися по кімнаті або нахилятися над стіною кабіни, щоб поговорити про погоду або випуск нового продукту. Альтернативою сьогодні є миттєвий чат або телефонна конференція. Такі послуги, як VOIP або послуги безкоштовного конференц-зв'язку, зробили спеціальні конференції швидкими та простими.
Керування файлами / спільне використання та співпраця в режимі реального часу
В основі бізнесу лежать документи та файли. Вони є як робочим продуктом, так і робочим процесом. Завдяки експоненціальному зростанню кількості консультантів, аутсорсингу та партнерських спільнот, здатність застосовувати значущі рівні повноважень документів є однією з найважливіших імперативів сьогоднішнього дня.
У минулі часи ви могли контролювати це, скопіювавши лише певні сторінки для певних одержувачів, або обмежили б список розсилки. Сьогодні в хорошому спільному програмному додатку ви можете призначити різні рівні повноважень за допомогою декількох натискань на клавіші.
Додайте детальний аудит для безпеки, контролю, зручності та судової експертизи, і ви маєте складові життєздатної системи управління документами та файлами. Співпраця в реальному часі та технологія push автоматично автоматизують більшість цих завдань управління. У поєднанні ці інструменти управління застаріють - і виключають - необхідність вкладених повідомлень електронної пошти.
На початку я згадував опір людей до змін. На ринку є багато потенційно потужних рішень для управління документами, резервного копіювання файлів і співпраці. Проблемою, з якою вони стикаються, є (1) легкий у використанні і (2) мінімізація необхідності зміни поведінки. Для масового впровадження, ви повинні імітувати те, як люди працюють сьогодні, і автоматизувати якомога більше функцій - не намагайтеся радикально змінити свої структури роботи.
Конференц-зв'язок
Конференцзв'язок - це широка категорія - я схильна думати про це у відра.
- Показувати та повідомляти події є запланованими сесіями, які мають призначеного презентатора і аудиторію групи. Сьогодні на ринку існує низка продуктів, які добре працюють з різними моделями ціноутворення та рівнями функціональності, наприклад, Webex.
- Я вірю, що спеціальний обмін є однією з найбільш корисних функцій у світі співпраці. Можливість миттєвого обміну екраном або робочим продуктом без налаштування настільки близька, наскільки ми зможемо «нахилитися над кубічною стіною». Існує два способи зробити це: (1) продукти, що дозволяють миттєвий розподіл екрану (зазвичай (2) продукти, які забезпечують спільний доступ до документів у реальному часі та їх оновлення серед декількох користувачів. Я використовую і широко, і знаходжу їх неоціненними в «Віртуальному офісі»
Змінити
Кожне покоління, що виходить на робоче місце, приносить різні навички та упередження. Перша реальна компанія програмного забезпечення, на яку я працював, мав домашню систему електронної пошти від головного комп'ютера. Фінансовий директор повинен мати його адміністративного помічника друкувати копії його електронних листів. Він би написав відповіді, і вона повинна була бути такою, щоб ввести його повідомлення і відправити відповідь електронною поштою.
Настільки смішне, як це звучить зараз, через десять років, ідея про те, що ми зберігаємо прикладні програми та файли на нашому локальному комп'ютері, буде звучати так само смішно.
Тим часом нам потрібне гібридне рішення для того, щоб задовольнити наші робочі звички. Прискорити використання хмари для додатків і даних, але дайте людям можливість працювати на своїх робочих столах.
Здійснюючи роботу в Інтернеті легше і зручніше, традиційний робочий стіл стане таким же функціональним, як і ваші мигдалини - все ще там, але не потрібні.
* * * * *
Про автора: Джордж Лаган є генеральним директором корпорації eXpresso, спільної служби програмного забезпечення. Джордж виводить на стіл великий досвід роботи з програмним забезпеченням. Його блог можна знайти за адресою:
17 Коментарі ▼
