Планувальник зустрічей у великій конференц-готелі відповідає за подію клієнта від першого контакту до виходу з готелю. Планувальник обробляє все, починаючи від бронювання місць для проведення зустрічей та готельних номерів, до встановлення продуктів та обладнання. У великому приміщенні може бути декілька організаторів зустрічей, які мають різні області знань і спільну роботу над груповими заходами. Прикладами цих різних сфер є застереження, продовольство, напої та зв'язки з громадськістю.
$config[code] not foundЗв'язки з громадськістю та маркетинг
У цій ролі планувальник зустрічей служить представником громадськості з приміщення для проведення конференцій. Робота планувальників полягає в тому, щоб переконатися, що об'єкт має позитивну репутацію та допомагає заощаджувати клієнтів. Планувальники засідань створюють брошури, в яких викладені послуги закладу, відповідатимуть на запити електронної пошти або по телефону про послуги з планування подій та надають інформацію про поточні приміщення та послуги для використання на веб-сайті готелю. У цій ролі планувальник створює контент для мультимедійної реклами для відділу планування подій об'єкта. Планувальник також зобов'язаний звертатися до підприємств і конвенцій, щоб заохочувати нові й продовжувати бізнес.
Бронювання та реєстрація
Працюючи в основному в бронюванні і реєстрації, планувальник зустрічей допомагає клієнтам в оформленні бронювання готелів і балів для відвідувачів. Залежно від того, наскільки велика група та які заходи проводяться на місці, планувальник зустрічей пропонує, які приміщення для проведення засідань у конференц-центрі найкраще відповідатимуть потребам клієнта. Планувальник також замовляє групи готельних номерів для учасників клієнта і допомагає з необхідним переповненням. Частиною цієї ролі планувальника зустрічей є проведення переговорів про групову ставку дисконтування і, можливо, надання допомоги в організації подорожей. Планувальники зустрічей також допомагають при реєстрації учасників на місці.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЇжа та напої
Кожна конвенція потребує послуг харчування та напоїв. На щастя для клієнтів, на місці планувальники легко зустрічаються з цим питанням. Планувальник зустрічей допомагає клієнту зрозуміти, скільки їжі необхідно для прогнозованої кількості відвідувачів. Частина цього допомагає визначити, чи потрібно подавати страви на вечерю або "шведський стіл", і які напої повинні бути запропоновані. Планувальник зустрічей обговорює меню для кожного прийому їжі з клієнтом і допомагає розробити бюджет або пакетну угоду для клієнта.
Технічні обов'язки
Існує багато різних технічних аспектів роботи планувальника зустрічей у великій конференц-готелі. Одним з технічних фінансових аспектів цієї ролі є допомога клієнтові у розробці бюджету та визначенні того, як будуть оплачуватися всі послуги на об'єкті. Планувальник зустрічей організовує всю подію клієнта, переконавшись, що клієнт знає, які конференц-зали доступні в який час, і розробляє графік подій. Планувальники також несуть відповідальність за розміщення, оренду та налаштування будь-якого аудіовізуального або іншого спеціалізованого обладнання, яке потребує клієнт. Планувальник зборів може також знайти та організувати розважальні заходи за бажанням клієнта.
