Визначення канцелярської підтримки

У будь-якому офісі існують завдання, які необхідно завершити для того, щоб бізнес продовжувався. Ці завдання, які підпадають під парасольку канцелярської роботи, зазвичай є досить простими та легкими для освоєння та зазвичай призначені для працівників початкового рівня. Незважаючи на те, що канцелярські завдання, такі як друк та подача документів, є відносно базовими, вони потребують часу - і в багатьох випадках керівники та працівники середнього рівня зосереджені на інших пріоритетах і не можуть йти в ногу з усім, що потрібно зробити. З цієї причини багато компаній наймають службовців технічної підтримки, які мають спеціальну відповідальність за виконання цих завдань.

$config[code] not found

Спільна канцелярська діяльність

Звання працівника служби технічної підтримки відноситься до осіб, які підтримують або допомагають співробітникам з широким спектром завдань. Деякі з найпоширеніших завдань, що потрапляють у цю категорію, включають введення документів, подачу документів, відповіді на телефони, керування розсилками, введення даних, ксерокопіювання, факс та сортування та доставку вхідної пошти. Професіонали канцелярської підтримки також можуть нести відповідальність за підтримку та замовлення товарів, а також за виконання інших завдань, таких як замовлення продовольства для зустрічей. Взявши на себе ці обов'язки і знявши їх з чужих табличок, вони допомагають працювати в офісі безперебійно і гарантувати, що все залишається організованим.

Хоча загальна технічна підтримка зосереджується на цих загальних завданнях, у деяких підприємствах чи департаментах канцелярська підтримка може бути зосереджена на конкретних заходах або вимагати більш спеціалізованих знань. Наприклад, канцелярська діяльність у фінансовому відділі може включати в себе завдання бухгалтерського обліку, керування кредиторською заборгованістю та дебіторською заборгованістю, надання допомоги з розрахунку заробітної плати або сортування та перевірка звітів про витрати. Якщо ви працюєте в урядовій установі, ви можете бути відповідальними за подачу дозволів або керування розсилками. Незалежно від того, яка установка, однак, більшість канцелярської підтримки передбачає повторювані, визначені завдання, а не стратегічну або оперативну роботу.

Навички та освіта

Більшість ролей, пов'язаних з технічною підтримкою, є початковим рівнем і тому зазвичай вимагають диплом середньої школи або еквівалент. Деякі особи проходять додаткове навчання в адміністрації офісу за допомогою освіти для дорослих або програми коледжів, інші ж переходять на ці ролі з дипломом бакалавра як засіб отримання своєї ноги у двері на посаду з більшою відповідальністю і більшою заробітною платою.

Знайомство з основними офісними завданнями є найважливішою кваліфікацією для служб технічної підтримки. Незважаючи на те, що компанії забезпечуватимуть навчання на робочому місці в конкретних процесах і процедурах, вони очікують, що працівники канцелярської підтримки прийдуть на роботу із загальним набором навичок.Ці навички включають знання про те, як використовувати основні офісні машини (факс, ксерокс та ін.); загальні навички роботи з комп'ютером, включаючи можливість введення 60 слів за хвилину або швидше, а також основне програмне забезпечення для обробки текстів і електронних таблиць; здібності подачі; навички введення даних; і можливість користуватися телефоном і вивчати телефонну систему компанії.

Канцелярські робочі місця також потребують низки м'яких навичок. Професійне поведінка є обов'язковим, а також винятковими організаторськими навичками. Навички обслуговування клієнтів важливі, особливо, якщо ви будете взаємодіяти з громадськістю, і життєво важливо бути орієнтованими на деталі. У деяких галузях, таких як охорона здоров'я та фінанси, працівники канцелярської підтримки також повинні бути ознайомлені з галузевими нормами щодо інформаційної безпеки та персональних даних і відповідно проводити свою роботу.

Відео дня

Привезений до вас Sapling Принесений до вас Sapling

Заробітна плата з технічної підтримки

Оскільки канцелярська підтримка вважається позицією початкового рівня, заробітна плата є порівняно низькою. За даними PayScale.com, середня погодинна ставка на позиції технічної підтримки становить $ 12,87, за щорічну зарплату близько $ 30,000. Звичайно, оплата праці порівнянна з досвідом, але навіть найдосвідченіші фахівці з підтримки рідко заробляють понад 40 тисяч доларів на рік. Існує багато можливостей для зростання в цій галузі, однак, як багато людей переходять на більш високооплачувані адміністративні чи виконавчі помічники, або переходять до різних робочих місць в організації. Згідно з PayScale.com, також дуже часто для постачальника технічної підтримки в галузі медицини, щоб перейти до медичного помічника, медсестра або практикуюча медсестра.

Найвищою галуззю для канцелярської підтримки є державні та професійні, науково-технічні служби. Однак, охорона здоров'я також є високооплачуваною галуззю, а також однією галуззю, де очікується, що принаймні деяке зростання у найближчі роки.

Тенденції галузевої підтримки промисловості

Як і у багатьох галузях промисловості, технологія змінює технічну підтримку та спосіб роботи. Багато завдань, які раніше виконувалися вручну, тепер можуть виконуватися за допомогою комп'ютера, заощаджуючи час і збільшуючи потребу в додатковому навчанні. У цій сфері існують дві основні тенденції, які змінюють обличчя канцелярської підтримки.

По-перше, перехід до безпаперових офісів змінює обличчя - і в деяких випадках, виключає необхідність - канцелярської підтримки. Компанії йдуть без паперу або, принаймні, використовують менше паперу з ряду причин, включаючи поліпшення стабільності, кращої організації та зниження витрат. Фактично, дослідження, проведене компанією Gartner 2014 року, виявило, що витрати на американські підприємства, пов'язані зі зберіганням та отриманням паперових документів, щорічно становлять від 25 до 35 мільярдів доларів США. Використовуючи цифрові послуги для створення, зберігання та організації документів, підприємства потенційно можуть заощадити гроші та стати більш ефективними.

З точки зору канцелярської підтримки, це також означає, що потреба в тому, щоб хтось фізично передав документи - або надрукував та надрукував листи, стежив за документами тощо - скорочується. Незважаючи на те, що деякі компанії позбавляються канцелярських позицій (Бюро статистики праці мало що призводить до зростання у цій сфері до 2026 року, значною мірою пов'язане з технологією), інші змінюють кваліфікацію для таких посад і вимагають вдосконалених комп'ютерних навичок та досвіду управління електронними засобами. документів.

Ще однією тенденцією, що впливає на поле технічної підтримки, є зростання віртуального помічника. Віртуальні помічники, також відомі як VA, є асистентами або допоміжним персоналом, які працюють віддалено і надають багато тих же послуг, що й помічник в офісі. Багато ВА працюють для підприємців або власників малого бізнесу, які потребують підтримки, але не можуть собі дозволити або не мають місця або обладнання, щоб найняти когось, щоб працювати повний робочий день в офісі. Знову ж таки, технологія є ключовою в цій галузі, оскільки віртуальні помічники працюють через Інтернет, використовуючи електронну пошту, обмін документами та інші технології для вирішення завдань для своїх роботодавців. Незважаючи на те, що деякі VA є фахівцями та виконують такі завдання, як соціальні медіа та управління веб-сайтами, деякі підприємці просто потребують когось для керування електронною поштою та відповіді на запити клієнтів.

Оскільки віртуальні помічники, як правило, є самозайнятими або працюють на позаштатній основі, вони часто можуть призначати більш високий рівень заробітної плати, ніж ті, що працюють в офісах. Деякі ВА також працюють для декількох клієнтів одночасно, збільшуючи їх потенціал заробітку. В середньому ВА заробляє від 10 до 25 доларів на годину.

Посадка канцелярської роботи

Хоча робота канцелярської підтримки може бути не такою великою, як колись, вони все ще доступні. Більшість відкриттів створюються оборотом, а помічники виїжджають на інші можливості.

Хороше резюме для технічної підтримки підкреслить ваші адміністративні та технічні навички. Продемонструйте роботодавцям, що ви організовані, орієнтовані на деталі, добре вирішують проблеми і володіють відмінними навичками спілкування. Обов'язково виділіть свої технічні навички кількісно; вкажіть, наскільки швидко ви можете вводити слова за хвилину і вказувати програмне забезпечення, яке ви знаєте, як його використовувати. Як ви деталізуєте свій досвід, виділіть завдання та досягнення, які розкривають ваші технічні навички, особливо ті, які можуть відрізняти вас від інших кандидатів. Перш за все, будьте ретельні з вашою граматикою та орфографією. Як і в будь-якому резюме, друкарські помилки і погана граматика погано відображаються на ваших навичках, але в області, де детально орієнтовані, як канцелярська підтримка, потрібно бути досконалим. Ніхто не збирається наймати машиніста, який не може отримати своє власне резюме.

Канцелярські роботи зазвичай можна знайти на дошках роботи або на веб-сайтах компаній. Тимчасові агентства також є гарним місцем для пошуку такої роботи. Робота в якості темпу дає вам можливість будувати свої навички в різних компаніях. Деякі агентства здійснюватимуть довгострокові розміщення, або ви можете бути найнятими на постійній основі після роботи в якості темпу. Стажування - це ще один спосіб побудувати свої навички підтримки офісу. Хоча багато компаній, які мають офіційні програми стажування, дозволяють працівникам працювати на конкретних проектах, також очікується, що стажери «сплачуватимуть свої збори», приймаючи канцелярські завдання. Очікуйте, що ви проведете деякий час у будь-якому стажуванні, виконуючи певну процедуру подачі, введення даних, керування поштою або телефоном для відповіді - але подивіться на це як на можливість розвивати навички, які можуть виявитися корисними пізніше.

Зробити себе незамінним

Тільки тому, що канцелярська робота зазвичай є початковим рівнем, це не означає, що ви не можете бути важливою частиною команди. Насправді, зробити себе незамінним для вашого боса і колег може збільшити ваші шанси отримати підвищення, і в кінцевому підсумку мати свою власну команду підтримки. По-перше, візьміть свою роботу серйозно і зробіть все можливе з кожним завданням - незалежно від того, наскільки чорна або нудна вона може бути. Як і будь-яка інша робота, ваші роботи, які ви любите, і частини, які ви ненавидите, будуть частиною вашої роботи, але ви повинні ставитися як до важливих, так і до них.

По-друге, навчитися визначати пріоритети. Швидше за все, у будь-який момент у вас буде кілька проектів і завдань, особливо якщо ви надаєте підтримку всієї команди або офісу. Навчіться визначати, що є головним пріоритетом і що можна чекати, а також розробити системи для того, щоб кожен отримував те, що їм потрібно, коли їм це потрібно. Багатозадачність та керування часом є життєво важливими навичками для працівників канцелярської підтримки, а знаючи цілі та пріоритети компанії та членів команди, ви можете забезпечити найвищий рівень підтримки.

По-третє, готові піти на додаткову милю. Ваша робота полягає в тому, щоб надати підтримку, і це може означати прийняття декількох додаткових завдань тут і там. Незамінні помічники завжди готові вчитися, і будуть робити те, що потрібно, щоб не тільки виконати роботу, але й вирішити проблеми і запобігти виникненню криз. Наприклад, якщо ви бачите, що асоційований користувач надсилає записку, яка містить велику помилку, не роздруковуйте та не розповсюджуйте документ. Підтвердьте зі своїм партнером, що інформація правильна - і вносити необхідні зміни.

Нарешті, будьте професійними та ввічливими. Іноді можуть траплятися, коли інші в організації ставляться до вас грубо або не дають вам поваги, яку ви заслуговуєте, але зберігаєте свій власний професіоналізм. Догляд за всім добротою та повагою збільшить ваш акціонерний капітал у компанії, особливо якщо ви розвинете репутацію розсудливості та готовності допомогти. У вашій позиції технічної підтримки ви, ймовірно, матимете доступ до великої кількості інформації, але встояти перед спокусою пліткувати або поділитися своїми знаннями. Отримання довіри вашого начальника і співробітників може допомогти просунути вашу кар'єру, а служіння в якості офіційних пліток призведе до погіршення вашої репутації і потенційно утримання від просування.