Як написати опис роботи адміністративного помічника

Посадові інструкції адміністративного помічника повинні бути пристосовані до потреб особи та організації, якій вони допомагатимуть. Їм треба уважно подумати і планувати, тим більше, що це можна вважати юридичним договором. Хороший опис дає детальний список справ та критерії для роботи адміністративного помічника.

Визначте основні категорії для роботи. Вони повинні включати в себе титул (тобто адміністративний помічник ВП), відділ, безпосередній керівник, загальні сфери нагляду, завдання, умови праці та кваліфікацію.

$config[code] not found

Зрозумійте, кому саме допоможе співробітник. Це дозволить запобігти будь-яким можливим конфліктам офісу в майбутньому. Якщо цей помічник обслуговує пул позицій, зрозумійте це. У письмовій формі, якщо цей помічник працює повністю на розсуд однієї виконавчої влади. Також вкажіть командну ланцюг і належну структуру звітності.

Визначте основні завдання. Будьте обережні з ледачими, уловлюючими всіма фразами для опису роботи, наприклад "всі необхідні завдання". Бути специфічним. Буде адміністративний помічник планування поїздки, бронювання житла, прийняття диктовки, прийняття протоколів для зустрічей, керування календарним графіком, організація файлових систем або контроль за іншими помічниками? Включіть їх до списку маркерів, кожна з яких починається з дієслова дії (підтримуйте, сортуйте, контролюйте, створюйте, визначайте, нагадуйте тощо).

Визначте необхідні характеристики для відмінної роботи. Вони також повинні бути максимально конкретними. Наприклад, зверніться за досвідом у Word, Excel та Photoshop, а не до комп'ютерної грамотності.

Створити відповідний рівень освіти та досвіду. Це має ґрунтуватися на конкретних обов'язках. Для деяких адміністративно-асистентських посад не потрібно нічого більше, ніж диплом середньої школи. Тим не менш, ступінь коледжу в галузі ділового адміністрування або інші офіційні навчання секретаря може бути бажаним. Для адміністративних помічників високого рівня, попередній досвід є обов'язковим.