Коли йдеться про обробку документації, ніякі деталі не є занадто малими для встановлення процедур або очікувань співробітників. Але коли це допоможе побачити певні правила у друкованому вигляді? Ми запитали дев'ять членів Ради молодого підприємця (YEC) наступне питання:
"Які документи ви переконуєте, щоб мати фізичні копії завжди зручно в офісі і чому?"
Ось що сказали члени спільноти YEC.
$config[code] not foundФізичні копії документів роблять сенс для:
1. Наша місія та корпоративні цінності
«Наша команда визначила нашу культуру у вісім орендарів, які називаються« Змінити шлях », і з того часу вони були на стіні. Цей документ описує, як фанати, інвестори, ділові партнери та працівники можуть очікувати, що команда Modify буде діяти. Розміщуючи його, ми можемо залишатися зосередженими і вірними собі. Оприлюднення і видатне також змушує нас оцінювати і оновлювати, як наша культура зростає ». ~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Проектні докази
«Як агентство з брендингу та дизайну ми проводимо більшу частину свого часу на екранах для мобільних пристроїв і Інтернету. Але часто перегляд екранів на нескінченні години також призводить до відчуття, що ви перебуваєте у вихорі. Ми друкуємо будь-яку роботу, яку ми виконуємо для клієнтів, включаючи логотипи, кольорові палітри, каркаси, екрани мобільних додатків тощо, щоб ми могли отримати кращий контекст і відчутний досвід для роботи за межами екрану. ”~ Sunny Bonnell, Motto
3. Надходження коштів
“Вірте чи ні, багато організацій все ще вимагають фізичних копій квитанцій для відшкодування, а сканування квитанції та надсилання електронною поштою її просто не зробить. З цієї причини я зберігаю всі квитанції в копії в папці, доки не отримав платіж, і якщо надсилання отримано по електронній пошті, я звик роздрукувати його і помістити в папку. ”~ Alexandra Levit, Inspiration на роботі
4. Страхові документи
«У разі виникнення проблем особливо важливо зберігати паперові копії страхових документів, навіть якщо у вас є цифрова копія. Наприклад, якщо ви зберігаєте документи страхування на офісному жорсткому диску, що пізніше стає корумпованим, може бути важко отримати доступ до іншої копії вчасно. Наявність паперової копії важливих страхових документів забезпечує негайний доступ під час відключення електроенергії ». ~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Стратегічний план нашої компанії
«Ваш стратегічний план є керівництвом вашої компанії для зростання та успіхів у майбутньому. Кожен працівник повинен мати доступ до стратегічного плану та переглядати його, щоб переконатися, що те, що вони роблять, рухає вашу компанію вперед.Коли співробітники знають, як пов'язувати свої завдання зі своїм стратегічним баченням, ваша компанія перебуває на більш міцній основі ».
6. Бачення платівки
«На даний момент всі документи компанії є віртуальними, сидячи на хмарі між різними платформами, включаючи Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign і Podio. Єдині фізичні документи, які кожен з нас має зручні, - це плати бачення, створені на початку року. Вони допомагають нагадувати працівникам про їхні ділові та особисті цілі. Все інше можна легко отримати в хмарі ». ~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Нічого
“Ми намагаємося зробити все електронним і покласти на нашу приладову панель. Таким чином, наші місцеві та віддалені працівники можуть отримати доступ до всього. У нас є деякі необхідні плакати для відповідності робочим місцям, резервні копії ключових онлайнових документів у разі стихійного лиха, а також надходження на зберігання. Але в цілому ми розміщуємо всі наші основні ідеї, матеріали та документи в Інтернеті для доступу до команди. ”~ Пітер Бойд, веб-дизайн PaperStreet
8. Все, що стосується податків
«Я розмістив майже все на зашифрованих жорстких дисках і хмарах, але одна річ, яку я відмовляюся, щоб розрізати або пожертвувати фізичними копіями, - це щось пов'язане з оподаткуванням. Це означає надходження, рахунки-фактури, контракти, податкові декларації, звіти, повідомлення, тощо. Я зберігаю копії у себе вдома і в моєму офісі в безпечних місцях і зберігаю всі тісно організовані, щоб їх було легко підтримувати. Не зв'язуйтеся з IRS! ”~ Роббі Бертем, Bull & Beard
9. Потрібні по закону плакати
"Плакати трудового законодавства не є найбільш цікавими документами, але Департамент праці США та Державний департамент праці за законом вимагають від роботодавців помітно розміщувати їх в офісі. Ви можете скористатися інструментом "Радник плакатів праці", щоб визначити потрібні вам плакати, або скористатися компанією, яка відповідає плакату. "~ Roger Lee, Captain401
Друк Прес фото через Shutterstock
1
