У традиційний робочий день існує лише вісім годин, а для того, щоб Ваш бізнес залишався максимально прибутковим, потрібно максимально використати ці години. Продуктивність зазвичай визначається як багато роботи, або скільки завдань, які ви і ваші співробітники можуть зробити протягом заданого часу.
Підприємці намагаються оптимізувати це, наймаючи більше талановитих працівників, купуючи кращі інструменти та обладнання, а також вдосконалюючи внутрішні процеси. Але скільки з цих щоденних годин витрачається даремно, і що змушує ваших співробітників витрачати їх?
$config[code] not foundТоп часу Wasters на роботі
Хоча організації та окремі особи відрізняються, це найпоширеніші викиди часу, на які потрібно стежити:
1. Електронна пошта
Скільки повідомлень електронної пошти, що здаються безладними, не містять в них жодної значущої інформації? Ви витрачаєте незліченні хвилини на день, пробираючись через непотрібну інформацію, як і всі ваші співробітники, і на додаток до цього, ваші оригінальні відправники витрачають ще більше часу на написання цих листів. Більшість працівників недбало ставляться до того, як вони організовують, пишуть та відправляють повідомлення електронної пошти, і в кінцевому підсумку це збільшує час витрат часу на день.
Виправлення цієї проблеми починається з її розуміння. Використовуйте інструмент для аналізу електронної пошти, наприклад Gmail Metrics, для аналізу використання електронної пошти компанії та створення плану дій щодо його покращення.
2. Соціальні медіа
Це не повинно бути несподіванкою, що ваші співробітники, ймовірно, використовують соціальні медіа на роботі, чи читання новин або обмін повідомленнями своїх друзів і членів сім'ї. Згідно з недавнім дослідженням, дві третини американських співробітників вступають у соціальні медіа принаймні раз на день під час роботи, при цьому 20 відсотків респондентів проводять годину або більше свого робочого дня в соціальних мережах.
Враховуючи, що тут може бути прихований звіт про самозвітність, цифри можуть бути навіть більш високими, ніж це. Що ще гірше, немає простого способу запобігти цьому. Ви можете заблокувати веб-сайти соціальних медіа в Інтернеті компанії, але буде важко заблокувати співробітників від використання їхніх особистих пристроїв для доступу до соціальних медіа.
3. Засідання
Зустрічі не можуть спочатку здаватися схожими на час. Вони можуть здаватися життєво важливими компонентами успіху бізнесу. Але вони небезпечні з багатьох причин, включаючи те, що вони включають кількох людей одночасно і зазвичай вимагають часу підготовки до зустрічі. Як наочний приклад, розглянемо приклад Bain, однієї великої (неназваної) компанії, де одна щотижнева зустріч закінчилася тим, що компанія щорічно коштувала 300 000 чоловік.
Номери швидко підсумовуються, особливо коли обговорення засідань можна замінити електронною поштою, або коли ви включаєте людей, яким не потрібно відвідувати. Отримання ваших зустрічей під контролем, скорочуючи загальну кількість та час зустрічей, можуть допомогти вам уникнути цих витрат. Зустрічі для багатьох організацій є необхідним злом, тому замість їх усунення ви можете працювати, щоб зробити їх максимально продуктивними. Переконайтеся, що перед кожною зустріччю є чіткий порядок денний.
4. Говоріння і текстові повідомлення
Інша зв'язок, пов'язана з роботою, є ще однією з основних причин втрати часу на роботі. Співробітники пліткують і спілкуються зі своїми колегами, проводять час і розмовляють і надсилають текстові повідомлення на своїх телефонах, імовірно, з друзями і близькими. Згідно з опитуванням Харріса, «розмовляти і надсилати текстові повідомлення» на телефоні було провідною причиною втрати часу, причому 50% респондентів стверджували, що це є причиною втрати часу. Другою за величиною причиною було пліткування, причому 42 відсотки респондентів регулярно приймали її.
Знову ж таки, розглянемо упереджене самозвітність, тобто реальні цифри можуть бути навіть вищими. Це ще один спосіб втрати часу, який важко виправити. Ви не хочете запобігати комунікації з працівниками, або ви можете пошкодити динаміку колективної роботи та моральний стан вашої організації. Ви також не можете легко конфіскувати телефони своїх співробітників, коли вони прийдуть на роботу.
Чому витрачати час не завжди погано
Ознайомившись із цією статтею, можна вважати час відходів одним із головних проблем вашого підприємства. Можливо, ви захочете почати поліцейську роботу ваших співробітників, стежити за їх використанням соціальних медіа та особистих пристроїв, а також забезпечити, щоб вони залишалися максимально продуктивними. Однак, не вдайтеся до мікроменеджменту. Дослідження показують, що мікроменеджмент ваших співробітників негативно впливає на продуктивність, а також знижує моральний стан.
Крім того, деякий час може бути продуктивним у довгостроковій перспективі. Наприклад, 5-хвилинний перерва в соціальних мережах може допомогти співробітникам зняти стрес і відчути себе ближче до сім'ї та друзів. Тоді належний підхід полягає в тому, щоб бути в курсі цих потенційних збитків часу і захищати від них - але не надто суворо.
Продуктивність може бути трохи грою чисел, але не все про ефективність працівників можна звести до числа.
Фото через Shutterstock
4 Коментарі ▼
