Бізнес-етикет впливає на те, як інші люди сприймають вас на робочому місці - включаючи колег, керівників і клієнтів. Якщо вас просять прийняти протокол зустрічі, найважливішим моментом є збереження їх чіткий, стислий і точний.
Підготовка та основи
Всякий раз, коли ви відвідуєте ділову зустріч, потрапите туди рано і будьте готові до будь-яких завдань, які ви, можливо, очікуєте виступити на зустрічі. Якщо ви зберігаєте хвилини, ви повинні мати свій ноутбук або комп'ютер готовийразом з іншими необхідними елементами, такими як ручки або записуючі пристрої. Присутність записується в протоколі, тобто підготувати аркуш для входу достроково. Вхідний лист повинен містити ім'я кожного учасника та пробіл для позначення часу прибуття.
$config[code] not foundХоча це проти бізнес-етикету, щоб перервати інших доповідачів на діловій зустрічі, очікується, що той, хто приймає хвилини, веде точні нотатки про те, що було сказано і зроблено на зустрічі. Будь-які офіційні заяви повинні бути записані в докладі. Поговоріть і запитайте уточнюючі питання, якщо ви не почули або зрозуміли щось досить добре, щоб точно записати його.
Завдання особи, яка керує зустріччю, - створити порядок денний і зберегти засідання. Якщо зустріч відходить від встановленого порядку денного, протокол має відображати це. Завжди є можливість, що вас коли-небудь попросять уточнити, що саме сталося на зустрічі. Незважаючи ні на що, ви повинні переконатися, що ваші хвилини точно опишіть, що насправді сталося і в якому порядку.
Хвилинний етикет
Протоколи зустрічей - це не лише нотатки для зручності людей, які були присутні на засіданні. Протокол засідання: a юридичний запис про те, що було зроблено на цій зустрічі за статтею зареєстрованого парламентаря Ненсі Сильвестра.
Вам не потрібно записувати кожну деталь того, що було сказано. За винятком офіційних пропозицій, просто підсумуйте зміст. Включайте лише деталі, які будуть мати значення в майбутньому для всіх, хто шукає протокол. Використовуйте ключові слова, щоб підсумувати суть кожної дискусії.
Уникайте будь-яких коментарів, особиста думка або описова мова в протоколі. Вони не тільки суб'єктивні, але й можуть збентежити тему ваших коментарів пізніше. Наприклад, ви можете додати ноту: "Пан Сміт залишив зустріч о 2:45 вечора", але ви не повинні висловлювати її так: "Містер Сміт розгнівався на пані Джонс і вийшов з зустрічі".
Щоб уникнути непотрібних коментарів, не намагайтеся будь-яким чином описувати емоційний тон зустрічі. Наприклад, "пані Джонс наполягала на тому, що показники продажів покращаться в наступному кварталі" занадто суб'єктивно і буде краще сформульовано як "пані Джонс сказала, що показники продажів повинні покращитися в наступному кварталі". Нехай факти говорять самі за себе.
