У діловому світі рутинні ділові листи є частиною основних комунікаційних практик між компаніями, клієнтами та постачальниками. Бізнес-лист використовується як засіб надання важливої інформації одержувачу про будь-які зміни, оновлення або новини, які має поділитися з організацією. Ділові листи є офіційними документами і, як такі, повинні бути написані професійним тоном. Стандарти форматування також застосовуються для забезпечення послідовності та професійного вигляду ділових листів.
$config[code] not foundВідкрийте програму для написання на комп'ютері. Рутинні ділові листи повинні бути набрані, а не написані вручну. Створіть порожній документ і збережіть його у комп'ютерних файлах.
Розташуйте приблизно шість пробілів у верхній частині сторінки. Ви хочете залишити кімнату у верхній частині вашого листа для бланку вашої компанії, на якому буде надруковано лист. Введіть дату в крайньому лівому куті сторінки. Напишіть дату, наприклад, "16 вересня 2011 року", а не "9/16/11".
Перемістіть два пробіли вниз від дати. Введіть ім'я адресата, а потім - його професійну назву. Наприклад, якщо ви звертаєтеся з листом до генерального директора компанії, ви пишете "Джон Сміт, генеральний директор". Пропустіть рядок і напишіть назву організації одержувача. Пропустіть інший рядок і вкажіть повну адресу, на яку надсилається лист.
Введіть привітання двома пробілами вниз з внутрішньої адреси. Для звичайного ділового листа відповідним привітанням є "Шановний містер Сміт", за яким йде двокрапка.Ви завжди повинні включати особисту назву, наприклад, "Доктор", "Пані". і "Містер", якщо ви не знаєте статі одержувача. Якщо ви не впевнені в статі одержувача, збережіть її нейтральною, усунувши особистий титул і використовуючи повне ім'я в привітанні, тому йдеться про «Шановний Кріс Сміт».
Пропустіть один рядок і почніть текст вашого листа. Форматуйте тіло з лівого вирівнювання, налаштуйте блок так, щоб ваші абзаци виглядали акуратно. Введіть тіло вашого листа в стислій та професійній формі. Ваша головна думка повинна бути викладена на самому початку. Ви можете написати: "Цей лист у відповідь на злиття між …" Уникайте додавання пуху і наповнювачів до тіла вашого листа. Одержувачі хочуть читати лише те, що їм потрібно знати.
Залиште один пустий рядок між абзацами, якщо тіло вашого листа довше одного абзацу.
Закрийте діловий лист, сказавши "Спасибі", "Сердечно" або "Щиро". Закриття має пройти один пробіл після останнього рядка у вашому абзаці тіла. Пропустіть чотири рядки та введіть своє ім'я. Після того, як лист буде надруковано, пробіл буде використаний для мокрого підпису.
Перелічіть всі додатки, які ви додаєте. Пропустіть рядок після набраного імені та напишіть Додатки, за якими йде двокрапка, а потім назву документа (ів), які ви надсилаєте разом з літерою.
