Ніхто не хоче дізнатися про смерть працівника, але коли ви це зробите, у вас є план для того, як ви і ваша компанія будете ставитися до нього. Цей план повинен включати список форм, які потрібно надіслати бенефіціару працівника, родині або виконавцю, а також кроки, які необхідно виконати до і після видачі остаточної зарплати працівника. Державні закони, як правило, дотримуються федеральних правил, але перевірте з вашим штатом, щоб переконатися.
$config[code] not foundПід час прокату
Включіть у форму документів усіх новоприйнятих співробітників позначення форми бенефіціара. Заповнюючи цю форму, співробітник дає зрозуміти, хто повинен отримати остаточну зарплату, якщо вона померла під час роботи там. Нагадуйте працівникам щорічно переглядати форму, щоб переконатися, що її інформація є актуальною і залишається відповідно до побажань працівника. Якщо Ваш працівник не призначає бенефіціара, Ви можете оформити останню зарплату виконавцеві або найближчим родичам, за умови, що вони мають необхідні документи, такі як оригінальний лист із заповітом або адміністрацією, завірена копія свідоцтва про смерть та відповідний документ W. -9 Форма.
Після вивчення смерті працівника
Після вивчення смерті працівника підготуйте та надішліть пакет інформації до сім'ї працівника та / або призначення бенефіціара. Цей пакет повинен містити інформацію про будь-які переваги, форми, які необхідно заповнити, конверт з поверненням поштових відправлень, при необхідності, контактну інформацію та інформацію про будь-яку заробітну плату, яка ще має бути сплачена. Негайно повідомити відділ оплати праці про смерть працівника. Цей відділ повинен заморозити заробітну плату працівника та припинити будь-який прямий депозит, поки не отримає необхідну документацію, яка включає свідоцтво про смерть та форму W-9 для бенефіціара або майна. Відділ заробітної плати також повинен розраховувати суму остаточної оплати праці, яка повинна включати заробітну плату та інші види оплати праці, такі як час відпустки або накопичений час хвороби, якщо це можливо. Якщо ви використовуєте послугу з обробки заробітної плати, вам, можливо, доведеться надати йому завірену копію свідоцтва про смерть працівника, перш ніж обробляти остаточну зарплату працівника. Ці кроки важливі, оскільки банк може заморозити банківський рахунок померлого, що може вплинути на отримання останньої зарплати.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingОбробка остаточного платежу
Якщо працівник отримав, але ще не отримав грошову оплату, ви повинні припинити платіж за чеком і видати нову чек на цю суму бенефіціару або майну працівника. Якщо працівник має заробітну плату за непогашений заробіток, видавайте його бенефіціару або майну працівника. Перевірте закони штату, які регулюють будь-які спеціальні умови, які повинні бути виконані, перш ніж видати остаточну зарплату.
Повідомлення про доходи IRS
Для заробітної плати, яка виплачується протягом того ж календарного року, як і смерть працівника, ви повинні включити заробітну плату у Форму W-2 працівника, а також повідомити про суму остаточної зарплати у формі 1099-MISC на ім'я бенефіціара або виконавця. Якщо заробітна плата виплачується після року, коли працівник помирає, не видайте W-2 на ім'я працівника за рік, в якому ви видаєте остаточну зарплату. Замість цього, видайте бенефіціару або виконавцю форму 1099-MISC, яка включає суму останньої зарплати. Ви можете отримати копії цих форм з IRS, які також можуть запропонувати додаткові рекомендації щодо заповнення та видачі цих форм.
