Розкажіть нам, якщо це звучить знайомо. Вам потрібні всі, щоб відвідати велику зустріч, або зайти на конференц-зв'язок, що означає, що всі будуть віддалені від своїх бюро протягом декількох годин. Зустріч важлива, але й робота, яку зустріч перерве.
Є способи вирішення обох потреб на роботі. Нижче наведено поради щодо проведення засідань, зберігаючи при цьому продукцію на ходу, шляхом підвищення ефективності, автоматизації та використання технологій.
$config[code] not foundЕфективність
- Перегляньте свої внутрішні процеси. Ви можете мати деякі завдання, які є частиною вашого повсякденного життя, без яких ви можете обійтися. Як тільки ви дізнаєтеся, що вони є, ви можете відділити важливі завдання від тих, які більше не потрібні.
- Делегат. Обов'язково повідомте свою команду про те, що вони можуть зробити, щоб допомогти оптимізувати проекти. Знайте, що ви можете зробити самостійно, і що вимагатиме підкріплення.
- Зробіть перерви. Це може здатися суперечливим, але іноді потрібно перестати працювати, щоб продовжувати працювати. Як говорить Форбс: «Коли сидячий, фермент ліпопротеїнової ліпази (LPL), відповідальний за руйнування жиру в крові і перетворення його в енергію, значно знижується, в результаті чого жирові клітини будуються. Коротше кажучи, відсутність руху дорівнює зниженню енергії ».
- Плануйте свій день навколо обіду. Багато хто з нас вранці гостріше, тому використовуйте цей час для роботи, яка вимагає глибокого аналізу і думки. Напишіть звіти та цифри, коли ви сідаєте. Після обіду, коли ви заправляєтеся, зосередьтеся на речах, які вимагають взаємодії та обміну ідеями, наприклад, зустрічей та конференц-дзвінків.
- Складати перелік. Помістіть все, що потрібно зробити, в порядку пріоритету і часу, який він займе. Під час перевірки кожного завдання ви можете дізнатися, яке саме час дня є найбільш продуктивним.
Автоматизація
- Автоматизуйте завдання соціальних медіа. Hootsuite, мабуть, найвідоміший, але є й багато інших соціальних медіа-програм. Наприклад, Buffer дозволяє планувати повідомлення відповідно до певного шаблону. Отже, якщо ви хочете, скажімо, відправляти по робочих днях о 10:00, буфер може допомогти вам зробити це. Інша платформа, Dlvr.it, дозволяє синхронізувати ваш сайт з Facebook, Twitter і LinkedIn.
- Створюйте шаблони для часто використовуваних документів. Припустимо, що ви надсилаєте один і той самий тип рахунку-фактури або лист щотижня. Ви можете заощадити час, створивши шаблон для цього, а потім просто заповніть відповідні імена, дати та номери.
- Використовуйте онлайн-календарі в хмарі та діліться ними. Засідання на засіданнях може зайняти час, але так само можна запланувати зустрічі. Дозволяючи своїм колегам і вашим клієнтам знати, що ви будете робити, і коли ви будете це робити, ви можете заощадити багато електронних листів і дзвінків.
- Автоматизація подальших дій та подібних завдань. Після перегляду внутрішніх процесів, ви можете виявити, що існує ряд завдань, що повторюються, які ви можете автоматизувати за 30 хвилин або менше.
- Створіть "консервовані" відповіді на електронну пошту для електронних листів, які вимагають однакового часу відповіді. Таким чином вам не потрібно вводити один і той же лист щоразу, коли ви відповідаєте. Або ще краще, якщо вам задають одне й те саме запитання, створюйте сторінку з запитаннями або документуйте її та публікуйте її в Інтернеті або надайте її своїм колегам, тому відповіді на запитання зменшуються.
Технологія
- Розмістіть контрольні списки в хмарі, щоб ви могли взяти їх із собою і поділитися ними. Forgett дає вам змогу поділитися ними або зберегти їх приватними, і навіть дозволяє додавати анімовані картинки. І Checkli має багато однакових функцій і дозволяє створювати PDF-версії ваших списків.
- Ознайомтеся з макросами (також ярликами). Такі програми, як Microsoft Word, мають макроси як вбудовану функцію, яка дозволяє користувачам автоматично виконувати рутинні завдання. Створити та налаштувати їх легко. Деякі з них досить прості (контроль i курсивом). Після того, як ви одержите їх, ви заощадите час під час написання. Щоб дізнатися більше про створення макросів для Microsoft Word, відвідайте сторінку підтримки Microsoft Office. І в дусі цього твору, збережіть цю інформацію як документ і поділіться з вашими колегами та співробітниками, щоб допомогти їм упорядкувати свої потреби.
- Якщо ви хочете дізнатися, як створювати шаблони в Word, Excel або Powerpoint, краще всього побачити, що має сказати Office. Крім того, ця стаття є корисною, оскільки вона зосереджена на колективній співпраці.
- Використовуйте бухгалтерське програмне забезпечення для спрощення платіжних завдань. Не потрібно вручну генерувати рахунки-фактури для клієнтів, які щомісячно виставляють рахунки в тому ж обсязі за одну й ту ж послугу.
- Використовуйте мітки, папки та теги в папці "Вхідні". Це допомагає сортувати та організовувати елементи, і що більш важливо, це допомагає для швидкого пошуку повідомлень.
Ваші речі відбуваються на ваших зустрічах, і це не є гарною ідеєю, щоб занепокоєні тим, що вам буде не вистачати. Виконуючи деякі з цих порад про те, як проводити зустрічі, ви зможете скоротити деякі дрібніші завдання по офісу, щоб зосередитися на більших, що знаходяться в залі ради.
Зображення на зустрічі через Shutterstock
Більше в: Sponsored 2 Comments ▼
