Відстеження оплачених годин є настільки ж цікавим, як планування кореневого каналу.
Відстеження часу є необхідним злом для документування та обґрунтування оплати, але це також вимагає багато часу і, коли це зроблено вручну, схильні до помилок.
Незалежно від того, чи є ви фрілансером, власником малого бізнесу або керівником компанії на рівні підприємства, програмне забезпечення для відстеження часу може оптимізувати відстеження часу, підвищити точність і позбутися головного болю в управлінні оплаченими годинами.
$config[code] not foundПереваги додатків для відстеження часу є величезними.
Дані програми, розміщеній у хмарі, можна імпортувати до програми часу, збільшуючи ефективність оплати та мінімізуючи ризик виникнення людських помилок, пов'язаних з ручним захистом. Програми для відстеження часу можуть знизити витрати на обробку заробітної плати, швидкість виставлення рахунків та дебіторську заборгованість, а також автоматизувати транспортні витрати.
Коротше кажучи, правильний додаток часу трекера може допомогти вам точно визначити, наскільки прибутковими є ваші бізнес-проекти, а також ваша компанія.
Але з багатьма різними варіантами додатків часу, як ви вирішуєте, що підходить для вашого бізнесу? Майте на увазі наступні чотири необхідності:
1. Простота використання
Будьте обережні "демо-обман". Найпростіший інтерфейс не завжди означає, що це додаток є найпростішим у використанні, або що він підходить для потреб вашого бізнесу. Кожен додаток часу-трекера прийде з початковою кривою навчання.
Чим більше ваша організація і чим складніші ваші команди та проекти, тим більше початкових зусиль потрібно вкласти в запуск усієї компанії. Сумісність із існуючим програмним забезпеченням для білінгу вашої компанії, як-от QuickBooks або Oracle, має важливе значення.
Програмне забезпечення для відстеження всього часу займе деякий час для розгортання в різних відділах. Тому не обманюйте вас найпростішим інтерфейсом. Шукайте програми, які інтуїтивно зрозумілі і мають всі необхідні вам функції.
2. Гнучкість
Правильний додаток часу трекера буде достатньо гнучким, щоб задовольнити ваші конкретні потреби. Наприклад, дизайнер може побажати, які з завдань, покладених на його співробітників, є повними. Візуальні сигнали, як бар, що перетворюється на червоний від зеленого, а також терміни виконання різноманітних завдань, які складають повний проект, можуть різко прискорити ваших працівників.
Більшість людей швидше обробляє візуальну інформацію. Розглянемо розклад, який показує прогрес кожного завдання. Це дозволить вам відстежувати і контролювати все з одного робочого столу або мобільного пристрою, без необхідності стрибати навколо.
Наприклад, для забезпечення гнучкості WorkflowMax включає шість опцій відстеження часу:
- Можливість ввести час початку і закінчити вручну.
- Можливість вводити точну кількість відпрацьованих годин.
- Простий таймер запуску та зупинки, який фіксує фактичні відпрацьовані години.
- Цілеспрямований віджет Adobe, який дозволяє творцям відстежувати час у продуктах Adobe, таких як Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro та Prelude.
- Мобільний дружний таймер дозволяє вводити час на ходу.
- Кілька сторонніх віджетів для робочого столу, які інтегруються з WorkflowMax і забезпечують поліпшену функціональність і гнучкість, включаючи візуальне нагадування про поточні і майбутні завдання.
Як начальник, ви також можете редагувати розклади щодня або щотижня в залежності від тривалості проекту. Існують інші інструменти для відстеження часу, такі як Due, які мають подібні функції, включаючи інтеграцію безперервного виставлення рахунків та виставлення рахунків.
3. Повна настройка
Хоча гнучкість є важливою, повні можливості налаштування, можливо, ще більш важливі. Додаток має працювати з системами, процесами та програмним забезпеченням, які вже є на вашому місці. Наприклад, якщо потрібно змінити параметри, чи можуть ці зміни легко зробити з самої програми?
При перегляді параметрів налаштування особливо важливо перевіряти інтеграції третіх сторін. Переконайтеся, що ваш трекер часу підтримує програми, які ваш бізнес уже використовує, наприклад Прогноз, Trello, Служби Google, Basecamp, Stripe і PayPal, щоб назвати декілька.
Таким чином, ваша нова програма може легко вставити в поточну екосистему програми. Якщо вибрано правильно, всі ваші програми працюватимуть безперешкодно, штовхаючи дані з одного до іншого без необхідності подвійного запису.
Візьміть, наприклад, IT-компанію Conquest Solutions. Conquest Solutions вже використовувала Xero як платформу для обліку, а також FreshDesk для надання ІТ-підтримки своїм клієнтам. Через це вони вибрали додаток для відстеження часу, інтегрований з існуючою «екосистемою програми».
Квитки на підтримку автоматично надсилалися з запитів FreshDesk до їхнього трекера часу, що дозволило їм створювати рахунки-фактури та рахунки клієнтів. Відразу після впровадження, Conquest Solutions почали бачити переваги, з 66% скороченням часу котирування, 24% збільшення щоденної ставки, і (завдяки прозорості, яку пропонує їх екосистема додатків), ніколи не виникало суперечок щодо рахунку-фактури.
4. Інтуїтивний дизайн
Найкращі програми мають як візуально привабливий інтерфейс, так і потужну функціональність бекенда. Ми трохи говорили про те, чому настільки важлива функціональність потужної бекенда (включаючи можливість повністю налаштувати програму для конкретних потреб бізнесу).
Але чому візуальний дизайн настільки критичний?
Дизайн може істотно вплинути на наші емоції. І наші емоції, зокрема, чи ваші співробітники «люблять» відчуття вашої програми відстеження часу, визначать, чи дійсно вони її використовують.
Smashing Magazine нещодавно досліджував цю глибоку зв'язок у “Подумайте, що ваша програма красива? Естетика не повинна бути несумісна з юзабіліті.
Враховуючи вибір між придатним для використання потворним продуктом і придатним для використання привабливим, чому б не останній? Іншими словами, гарний дизайн не стосується самої краси.
Все про те, чи можуть ваші працівники знаходити ваш трекер у зручному для вас час, і, природно, потім використовувати його для своїх повсякденних потреб.
Приймаючи час відстеження додаток для тест-драйв
Пам’ятайте, що якщо ви не є індивідуальним фрілансером, вибір програми для відстеження часу стосується власного досвіду як досвіду співробітника. Вибираючи потрібну програму, розгляньте можливість вибору групи співробітників, які перевірять ваш останній або два варіанти протягом тижня.
Наскільки простий період прийняття?
Чи змогли вони переміщатися по програмі та інтегрувати її у свій робочий процес?
Або ж використання програми стало більшим клопотом, ніж вручну відстеження годин?
Зображення: WorkflowMax
7 Коментарі ▼
