Залишатися організованим є фундаментальним у забезпеченні гладкої роботи офісу. Як виконавчий помічник, ви часто прагнете зберегти офіс ефективним, і якщо ви не готові, речі можуть стати неспокійними. Вас просять виконувати завдання щодня, щотижня та щомісяця. Без організації легко заплутатися і забути важливі терміни.
Зона виконання
Призначте частину свого столу як область "справи", а не скрізь липкі нотатки та папір. Помістіть елементи в коробку або папку на своєму столі і періодично перевіряйте їх протягом дня. Після виконання завдань видаліть елементи з столу в папку "зроблено" або в поле для подачі. На початку кожного дня складіть повний список завдань на день і помістіть його в папку "завдання". Скретчіть завдання після їх завершення. Додайте завдання, коли вони прийдуть до вас, і в кінці дня переконайтеся, що все завершено.
$config[code] not foundВстановіть дні
Призначте дні для щотижневих завдань. "Ви можете організувати свій тиждень, щоб ви дізналися, до якоїсь міри, що ви будете робити", говорить Вікторія Моран з журналу OfficePRO. Наприклад, оберіть "Середа" як дрібний день і зберігайте папери, які потребують подрібнення в коробці, доки не настане час. Або, по п'ятницях, розраховуйте на дрібні гроші. Це також може працювати з повсякденною діяльністю. Моран пропонує повернути голос і електронну пошту в певний час на день. (REF1) Таким чином, вам не доведеться припиняти часто, що ви робите протягом дня.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКольорове кодування
Використання кольорового кодування може допомогти вам організувати те, що потрібно зробити і коли. «Завжди думайте про те, які завдання ви виконуєте і як часто ви їх виконуєте», - каже Джудіт Аллен з секретів адміністратора. (REF2) Код тижневого завдання одного кольору, як червоний; дають щоденні завдання блакитним, щомісячним завданням жовтим і так далі. Розміщуйте завдання в папках з кодами, а потім беріть свій календар і відзначайте, що потрібно зробити за кольоровим квадратом за ним. На електронних календарях введіть слова в кольорах завдань, якщо ви не можете створити поле.
Відповідальність за акції
Розподіл обов'язків є важливою частиною організації перебування. Це може здатися важким, оскільки ви людина, якій більшість завдань делеговано, але це можна зробити. Іноді своєчасність вашого завдання залежить від дій ваших керівників і співробітників. Якщо ви відповідаєте за балансування книги, дайте вашим співробітникам термін, щоб перетворити їх на заглушки. Також вони повинні виписати кожну перевірку, яку вони беруть з книги. Якщо ви начальник їде в поїздку, нехай він запише або надасть перелік того, що потрібно зробити. Дайте йому копію списку, щоб переконатися, що ви обидва на одній сторінці. Крім того, надайте співробітникам спеціальні папки, щоб перетворити всі дрібні грошові надходження в одну папку. Таким чином вам не доведеться йти на полювання на когось, коли настав час примирити ящика.
