Не тільки створення безпаперового робочого місця допомагає підприємствам заощаджувати гроші і витрачати менше, але це також ставить їх на шлях більш екологічно чистого. Якщо ви думаєте про обмін файлових кабінетів, що розриваються горами документів для безпаперової системи, але не впевнені, з чого почати, подивіться на наступні 10 кроків, щоб пройти безпаперовий.
Перехід без документів на роботі
Обмін файлами цифровим способом
Замість того, щоб покладатися на принтер, щоб роздрукувати орди документів, обмінюйтеся файлами з колегами за допомогою цифрових методів, таких як Документи Google. Крім того, оскільки ця безкоштовна послуга через Gmail постійно зберігає, робочі файли ніколи не будуть втрачені, на відміну від копіювального!
$config[code] not foundНік Кандіто, співзасновник і виконавчий директор компанії Progressly, повідомив, що тенденції розвитку малого бізнесу деяких ключових способів переходу на паперову допомогу підприємствам. Говорячи про «прихильність» та те, як дигіталізація покращує практику роботи, Кендіто сказав:
«Немає сумніву, що оцифрування покращує співпрацю. Коли кожен може отримати доступ до основних документів і послідовно збирати потрібну інформацію для потрібної особи, коли це необхідно, ви змащуєте колеса вашого комунікатора внутрішнього зв'язку компанії ».
Зберігайте файли в хмарі
Підприємства будь-якого розміру покладаються на оформлення документів, що невдовзі підсилюється до великих вимог до зберігання. Замість того, щоб заповнювати важливі документи в шафи для зберігання документів, зберігайте їх на облачних системах, таких як Dropbox. Ці безпаперові цифрові системи заощадять вам незвичайні простори в офісі, не кажучи вже про допомогу у збереженні життєво важливих документів.
Сканування та факс більше
Для сканування та надсилання факсів потрібне використання паперу. Допоможіть вашому бізнесу стати безпаперовим шляхом використання програми сканера на телефоні для сканування документів. Збережені документи потім можуть бути перетворені в PDF-файли та спільні для колег по електронній пошті.
Заохочуйте цифрові комунікації
Заохочуйте вашу робочу силу прийняти культуру цифрового спілкування, за допомогою якої колишні паперові методи комунікації, такі як рахунки-фактури та платежі, замінюються на цифрові методи, такі як електронні листи та миттєві повідомлення.
Спираючись на цифрове спілкування замість паперових повідомлень, ви допоможете заощадити час вашого бізнесу. Нотатки Candito, використовуючи цифрові замість паперових робочих процесів, дозволяють керівництву «контролювати ваш бізнес і ключову співпрацю в режимі реального часу та з метою аналізу вузьких місць, щоб поліпшити їх і, отже, поліпшити результати».
Змінити паперові рахунки та заяви для цифрових
Будь-які рахунки за електроенергію, виписки з банківських рахунків або рахунки-фактури підрядників, усі підприємства генерують рахунки та звіти. Якщо ваші рахунки все ще створюються в паперовій формі, просто попросіть їх надіслати в цифровому форматі. Взагалі кажучи, подібні банки та інші організації віддають перевагу надсилання цифрових заяв та пошти, оскільки це економить на витратах на друк та розсилку.
Створення цифрових візитних карток
Візитні картки, хоча і є важливими, вимагають значних обсягів паперу, що поглинає дерева. Замість того, щоб наповнити свій гаманець пачкою візиток, оцифруйте свою візитну картку. Існує багато програмного забезпечення та програм, таких як Pearl Scan та CamCard, які сканують візитні картки та перетворюють їх у цифровий документ.
Використовуйте електронні підписи
Навіть наші підписи можуть бути підписані в електронному вигляді. Замість того, щоб роздруковувати документ, фізично підписувати його пером і надсилати його одержувачу, підписи можуть бути підписані в електронному вигляді, тобто немає потреби в трудомістких і дорогих документах. Abode Reader можна використовувати для підписання документів без необхідності друкувати що-небудь.
Такі цифрові методи допомагають поліпшити безпеку бізнесу. Кандіто каже: "За допомогою оцифрованих процесів, ідентифікуйте управління та контроль доступу, щоб тільки потрібні люди мали доступ до певних документів і систем".
Просіяти і сортувати існуючі документи
Щоб успішно створити безпаперовий офіс, вам доведеться "розріджувати" деякі з існуючих документів, які, можливо, сиділи в офісі протягом останніх 20 або навіть 30 років. Присвячуйте ранок, або довше, просіюванню старих документів і визначаючи, що можна покласти через shedder. Усунення зайвих документів з офісу створить більше простору, а також неймовірно задоволення!
Зробити зустрічі безпаперовими
Замість того, щоб видавати паперові роздаткові матеріали на зборах, використовуйте проектори та технології, які передають інформацію, яку ви хочете поділити, з одного візуального джерела.
Навчання персоналу, щоб бути більш цифровим Savvy
Безпаперовий бізнес вимагає певного цифрового ноу-хау. Від таких завдань, як надсилання документів по електронній пошті до використання хмарних систем для зберігання файлів, якщо вашій робочій силі не вистачає цифрової проникливості, інвестування часу та грошей у навчання їм, ймовірно, буде корисним і безцінним довгостроковим капіталовкладенням.
Кандіто каже, що звільнення від паперу допомагає оптимізувати продуктивність і висновок компанії:
«Зрештою, те, що ви знімаєте, для того, щоб стати безпаперовим, - це поліпшення досвіду клієнтів і, отже, поліпшення прибутку.
Кидали папір фото через Shutterstock
2 Коментарі ▼
