Ви, напевно, вже використовуєте "хмару" (тобто, в режимі онлайн), щоб керувати деякими аспектами вашого бізнесу.
Але, як пояснює Томас Хансен, віце-президент Microsoft Worldwide SMB, навіть якщо ви продаєтеся на користь хмари, це може здатися складною для початку - або зробити більше.
Він виступає за прийняття додаткових кроків. Почніть з малого. Потім зробіть більше з часом.
$config[code] not foundТому я думав, що буду будуватися на цій ідеї, описавши 10 речей, які ви можете зробити - починаючи з сьогоднішнього дня - щоб перейти на хмару або збільшити використання хмарних додатків. Виберіть кілька таких тактичних кроків, а також заощадите час, ефективніше керуйте бізнесом і часто скорочуйте витрати:
1) Встановіть місце збереження файлу за промовчанням до хмари
Одна справа говорити про центральне зберігання файлів онлайн. Але це зовсім інша річ, якщо вам і вашим співробітникам доводиться робити додаткові кроки для передачі файлів на платформу онлайн хмарних сховищ весь час.
Подумай над цим. Якщо ви і ваш персонал спершу зберігаєте на локальному жорсткому диску або пристрої, то потрібно буде подвоїти зусилля, щоб розвернутися та зберегти ці файли у вашому облачному файловому сховищі пізніше.
Але ви можете "встановити його і забути", щоб вам не потрібно було робити жодних додаткових кроків. І ваші важливі файли компаній будуть автоматично збережені в процесі.
Просто налаштуйте свої комп'ютери таким чином, щоб місце розташування кожного співробітника за промовчанням для збереження файлів було рішенням онлайн-сховища компанії.
Наприклад, якщо ви використовуєте Microsoft OneDrive як рішення для хмарних сховищ, можна легко налаштувати це у Windows 8. Натисніть "Налаштування ПК", і ви побачите пункт меню для OneDrive. Звідти ви можете натиснути кнопку вмикання / вимикання, щоб зробити OneDrive типовим місцем для зберігання файлів.
Або виконайте пошук в Інтернеті, щоб дізнатися, як змінити його на вибрану на вашому пристрої платформу. Можливе встановлення сховища в хмарі як місце збереження за промовчанням для багатьох пристроїв.
2) Перейти на низький висячі фрукти: хмара на основі електронної пошти та документів
Ще одне логічне місце для запуску - прийняття платформи для електронної пошти та документів у хмарі, наприклад Office 365. Якщо ви ще не зробили цього, дозвольте мені сказати вам, що переваги для бізнесу є досить привабливими.
По-перше, це допомагає з особистою продуктивністю вас і вашої команди. Якщо ви використовуєте кілька пристроїв (як і я!), Ви можете мати доступ до всіх документів і електронних листів офісного типу незалежно від того, який пристрій використовується. Збираючись на конференцію, і беручи з собою ваш ноутбук або планшет? Завдяки платформі продуктивності у хмарі, такій як Office 365, у вас є все, що потрібно, просто увійшовши в систему. Вам ніколи більше не доведеться передавати файли з накопичувачів великих пальців або синхронізувати пристрої пізніше.
По-друге, це допомагає в командному співробітництві. У моєму бізнесі більшість членів команди працюють віддалено від своїх будинків. Тим не менш, ми все ще можемо мати доступ до файлів і тих же інструментів, просто підключившись до браузера або мобільного додатку.
Наприклад, ми широко використовуємо загальні календарі. Таким чином, ми можемо відстежувати терміни компанії, які впливають або залучають декількох людей та відділів, централізувати нагадування та переглядати доступність розкладу з першого погляду.
Ми також використовуємо спільну роботу з документами - буквально щодня. Ми проводимо зустрічі за допомогою конференц-дзвінка або відеоконференції, а потім команда переглядає та редагує єдиний документ, поки ми знаходимося на конференції. Або ми беремо записки про зустріч на центральному спільному документі. Це економить багато часу. Немає необхідності проводити подальші маршрутні зустрічі. Не треба турбуватися про те, яка версія документа є останньою, оскільки всі ми створюємо та редагуємо той самий документ.
Плюс, ви можете розподілити вартість щомісяця. Немає жодної великої плати за ліцензію - набагато легше бюджету та грошей.
3) Створіть центральну онлайн-систему подачі
Після того, як ви збережете всіх у хмарі, вам потрібно простий спосіб для вашої команди знайти потрібні файли.
Для цього створіть систему подачі онлайн. Організуйте зростаючу кількість документів і файлів, які створює ваш бізнес щодня.
Використовуйте ряд чітко позначених папок. Ви організовуєте свою роботу за проектами? За клієнтами? За відомствами? Створіть систему, яка має сенс для вашого бізнесу.
Завдяки системі подачі документів у вашій компанії ваша команда збереже багато годин, які вони могли б витрачати на пошук предметів або дублювання зусиль, оскільки вони не можуть знайти щось таке.
4) Заохочуйте клієнтів та підрядників ділитися через хмару
Скільки разів ви знаходите себе електронною поштою файли вперед і назад? Потім вам доведеться полювати через електронні листи пізніше, щоб знайти потрібний вам файл.
Ви будете економити час, обмінюючись файлами безпосередньо через хмару.
Можливо, ви не зможете «примусити» третіх сторін використовувати вашу платформу для обміну хмарами, чому б не запитати? Швидко вкажіть переваги, такі як «Ми хотіли б поділитися та редагувати файли на OneDrive або Dropbox або іншій платформі, оскільки це економить час на полюванні через електронні листи. Чи можу я поділитися цим з вами там? "
Деякі з них не зможуть обмінюватися файлами таким чином. Але ви можете бути здивовані, якщо згадаєте це як варіант.
5) Використовуйте програми електронного підпису
Ви надсилаєте чи отримуєте багато документів, які потребують підпису? Якщо це так, ви і ваша команда, ймовірно, витрачаєте багато часу на розсилання, друк, підписання, сканування, надсилання факсом - ви знаєте, що тренування.
Ось порада: перевірте програми електронного підпису на основі хмари. Подумайте, привітний знак або DocuSign. Є багато інших варіантів електронного підпису.
Вони зберігають багато часу. Мало того, що програми електронного підпису забирають деякі фактори зволікання, тому що ви можете підписати документ негайно, навіть під час подорожі, а не чекати, поки ви знаходитесь поруч із принтером або факсом.
Вони також знімають значну частину проблем з циркулюючими документами для підписання. Вони направляють документи всім сторонам для підписів і навіть надсилають нагадування.
6) Створити бібліотеки цифрових активів у хмарі
Дозвольте мені поставити вам питання: скільки часу ви витрачаєте на полювання або пересилання цифрових активів компанії?
Я говорю про ваш логотип, цю брошуру, яку ви взяли на виставці кілька років тому, шаблон презентації на борту, який ви використовували минулого року, ваші бланки для перегляду пустих результатів, офіційні фотографії компанії, виконавчі біографії, прес-комплекти та інші активи.
Якщо ваша компанія є щось подібне до мене, ви витрачаєте занадто багато часу на копання такого роду матеріалу.
Створити бібліотеку цифрових активів. Налаштуйте центральну спільну папку або папки на платформі хмарних сховищ. Тепер ці активи будуть доступні будь-кому у вашій команді, яка їх потребує, де завгодно і в будь-який час. Їм не доведеться полювати за ними, а хтось інший шукатиме їх.
7) Перетворити одну важливу бізнес-систему на хмару
Вам не доведеться вирішувати всі ваші бізнес-системи і одночасно переміщувати все до хмари. Почніть з пошуку трьох найважливіших систем. Це можуть бути QuickBooks, база даних контактів і система управління запасами.
Якщо ви все ще використовуєте локальні або настільні версії цих систем, почніть оцінювати переваги хмарних (онлайн) версій. З хмарними версіями ви отримаєте багато можливостей для всієї команди, щоб мати доступ до інформації та краще співпрацювати. І хмарні системи полегшують передачу даних з однієї системи в іншу, усуваючи дублювання введення даних і силосний ефект передачі інформації в одну систему.
Яке додаток доставить найбільший вибух, перейшовши до хмари? Це запитання.
8) Наполягайте на Cloud-Updated Malware Protection для всіх працівників
Це особливо важливо для віддалених працівників.
Великі підприємства, як правило, мають ІТ-відділ компанії, який створює мережу компаній з гарантіями, такими як захист від зловмисного програмного забезпечення.
Але малий бізнес може не мати мережі.
Команда малого бізнесу часто працює з людьми, які не є в їхній мережі. Віддалені працівники можуть з'єднуватися з власних пристроїв з дому, використовуючи публічне хмара. Вони просто входять в систему через Інтернет.
Тому важливо, щоб кожен, хто отримує доступ до ваших систем або даних або обмінювався файлами, регулярно оновлював захист від шкідливих програм новими підписами шкідливих програм через хмару.
Корпорація Майкрософт пропонує вбудований продукт Windows Defender для настільних комп'ютерів і пристроїв на базі Windows - і це безкоштовно. Переконайтеся, що вона ввімкнена. Або інший варіант захисту від зловмисних програм.
Крім того, коли Windows 10 з'явиться пізніше цього року, він додасть функції безпеки, вбудовані через Windows Update. Windows 10 також пропонує опцію Windows Update for Business. Це забезпечить більш швидкий доступ до оновлень безпеки та критичних виправлень, а також контролю над розгортанням оновлень для ІТ-адміністраторів. Наприклад, якщо у вас є ІТ-відділ, він зможе доставляти виправлення на віддалені сайти, використовуючи обмежену пропускну здатність.
9) Встановіть Cloud-based Phone System
Розглянемо або телефонну послугу передачі голосу по IP (VOIP), або віртуальний комутатор на основі програмного забезпечення та систему голосової пошти.
За допомогою телефонних систем у хмарі ви отримуєте можливість для віддалених працівників мати доступ до центральної телефонної системи - за дуже низькою ціною. Для малих підприємств з віддаленими працівниками або для тих, хто працює вдома, це особливо важливо. Навіть якщо члени команди використовують власні мобільні пристрої, ви все ще можете з'єднати всіх з центральними розширеннями та коробками голосової пошти компанії.
Ви також отримуєте професійне враження у вигляді автоматичного голосового привітання.
Повідомлення голосової пошти можна пересилати як аудіофайли електронною поштою, щоб вони могли пересилатися іншим членам команди.
Ви також отримуєте статистику використання, щоб допомогти вам побачити, як ваша команда використовує телефон - ідеально підходить для керування функцією підтримки клієнтів.
10) Використовуйте відео зустрічі
Нарешті, але не менш важливо, широко використовувати віртуальні зустрічі через відео. Якщо ви вже використовуєте їх, фантастично - зробіть більше з них.
Відео надає вплив особистої взаємодії з клієнтами та перспективами продажів, без витрат на особисті подорожі.
Відео зустрічі також чудово підходять для команди. Люди, які працюють вдома або знаходяться в різних офісах, можуть відчувати себе ізольованими. Це може бути демотивуючим. Електронна пошта та миттєвий обмін повідомленнями корисні, але вони не можуть замінити слуху голосу члена команди або побачити усмішку начальника. Відео змушує людей відчувати себе включеними. Це згладжує шлях до спільної роботи.
Багато малих підприємств використовують Skype, тому що воно є безкоштовним і багато людей використовують його для особистих цілей, які вони вже знайомі з ним. Незалежно від рішення конференції, яке ви обираєте, просто зробіть це.
Я сподіваюся, що ці 10 ідей підштовхнуть вас зробити більше з хмарою - або підтвердьте, що ваш бізнес у хорошій формі, коли йдеться про хмару.
Не відразу вирішуйте всі ці питання. Просто виберіть один або два - і почніть.
На момент написання цієї статті Аніта Кемпбелл бере участь у програмі Microsoft для малого бізнесу.
Фото з низькими висячими фруктами через Shutterstock
3 Коментарі ▼
