Персонал адміністративного офісу надає допомогу офісним працівникам. Вони зберігають системи записів і реєстрації і часто відповідають за введення даних.Вони можуть вести базу даних клієнтів або інвентаризації і виробляти кореспонденцію для розсилки, і вони читають і пересилають пошту до відповідного відділу. Загальна мета будь-якого адміністратора офісу - полегшити роботу свого керівника.
Управління базами даних
Співробітникам адміністративного офісу, як правило, не очікується створення бази даних, але він повинен буде вводити деталі та мати змогу викликати записи, які виконують певні критерії за хвилину. Вони також повинні створювати звіти на основі інформації бази даних. Ці звіти, як правило, передаються старшим співробітникам або представлені на конференції.
Підготовка листування
Листування може бути індивідуальним листом або інформаційним бюлетенем, призначеним для всіх клієнтів. Персонал адміністративного офісу повинен підготувати нотатки та оголошення та надіслати їх усім співробітникам. Персонал адміністративного офісу, як очікується, має справу з електронною поштою, і будь-яка відповідь передає електронну пошту до відповідного відділу.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingРозклад керування
Призначення бронювання, конференції з планування та інформування персоналу про графіки традиційно означали записувати всі зустрічі в центральному щоденнику та надсилати щотижневі або щоденні оновлення персоналу. Тепер більшість планувань завершується електронним шляхом з програмами управління даними, такими як Outlook, iCal або Eudora. Це дозволяє співробітникам адміністративного офісу оновлювати та публікувати кілька календарів в електронному вигляді. Це дозволяє іншим працівникам перевіряти календарі одночасно, вносити корективи, якщо це необхідно.
Телефонні відповіді
Персонал адміністрації офісу відповідає на телефони і або розбирається з клієнтами, або передає їх до відділу, який краще відповідає їх запитам. Також обов'язком адміністрації офісу є записування детальних повідомлень разом з будь-якою контактною інформацією абонента.
